Base de connaissances

Seuls les utilisateurs ayant des privilèges d'administrateur peuvent se connecter à QuickBooks Online. Une fois la connexion établie, tous les utilisateurs (avec Invoice Privilege) peuvent synchroniser les saisies de temps entre les deux systèmes. Avant de vous connecter à QuickBooks Online, veuillez vous assurer que vous avez effectué toutes les étapes énumérées dans la section Avant d'utiliser l'application.

Les étapes suivantes vous guideront pour connecter l'Celoxisapplication à votre entreprise QuickBooks Online :

1. Aller à Menu supérieur ▸ ▸ Administrateur page.
2. Sous la section Feuille de temps, cliquez sur Connectez-vous avec QuickBooks Online (BETA)
   
   
3. Vous obtiendrez un pop-up pour vous connecter à Quick Books Online. Cliquez sur le bouton "Connect to QuickBooks". Cela lancera le processus d'authentification d'Intuit.
   
   
Les clients sur place peuvent voir le message suivant apparaître dans la fenêtre d'ouverture de session de Intuit.
" Le domaine du site Web de l'application qui demande l'accès à vos données Intuit ne correspond pas à ce que nous avons dans nos dossiers. Veuillez procéder à vos propres risques".
Lorsque nous enregistrons notre application chez Intuit, nous devons fournir un domaine hôte. Dans notre cas, c'est "Celoxis.com ". Puisque les utilisateurs sur place essaient d'accéder à partir de leur propre serveur (et domaine), Intuit tente de vous avertir de cette incompatibilité de domaine. Soyez assuré qu'il n'y a aucun risque de sécurité et que vous pouvez ignorer ce message en toute sécurité.
4. Sur l'écran suivant, vous serez invité à entrer vos informations d'identification QuickBooks Online.
   
   
5. Cliquez sur le bouton "Autoriser". En faisant cela, l'administrateur autorise la société QuickBooks Online à partager les données de façon sécurisée avec CeloxisApp for QuickBooks Online.
   
   
6. La fenêtre contextuelle se ferme automatiquement et la page des paramètres de votre entreprise est rafraîchie. Vous êtes maintenant connecté à QuickBooks Online.

Expiration de l'accès

Chaque connexion authentifiée reste active pendant 180 jours, après quoi QuickBooks Online l'expire automatiquement pour des raisons de sécurité. Les administrateurs doivent se connecter à nouveau à QuickBooks Online.

Si votre connexion expire, vos utilisateurs ne pourront pas synchroniser les entrées de temps avec QuickBooks Online. Ils verront un message d'échec d'authentification. Une fois que l'administrateur se reconnecte à QuickBooks Online, il pourra reprendre le fonctionnement normal.

Déconnexion de QuickBooks Online

Il peut arriver que vous souhaitiez explicitement cesser d'utiliser QuickBooks Online. Seuls les administrateurs sont autorisés à se déconnecter de QuickBooks Online. Une fois que l'application est déconnectée, les utilisateurs ne peuvent plus synchroniser les entrées de temps avec QuickBooks en ligne et toutes Celoxisles entrées de temps reprendront le comportement de facturation par défaut.

Veuillez suivre les étapes suivantes pour déconnecter l'accès de la société QuickBooks Online.

1. Aller à Menu supérieur ▸ ▸ Administrateur page.
2. Sous la section Feuille de temps, cliquez sur Déconnecter de QuickBooks Online.
3. Vous devrez confirmer votre action en cliquant sur "Oui".
4. La page Paramètres de l'entreprise se rechargera et votre connexion à QuickBooks Online sera déconnectée. Vous verrez à nouveau l'option Connecter avec QuickBooks Online.

Le Celoxis pour QuickBooks Online fournit le rapport "Sync with QuickBooks Online (BETA)" qui liste tous vos Celoxis Saisies de temps approuvées et facturables. Ceci est particulièrement utile lorsque vous voulez voir les détails des entrées, si elles sont synchronisées et la date à laquelle elles ont été synchronisées. Vous pouvez également appliquer des filtres dynamiques (Date, Nom du Client et Nom du Manager) pour affiner davantage les données de vos rapports.

Le rapport Sync with QuickBooks Online fournit deux nouvelles colonnes, "QuickBooks Online Id" et "Last synced at" . La colonne "Id QuickBooks Online" affiche l'ID correspondant à l'entrée de temps dans QuickBooks Online et la colonne "Dernière synchronisation à" affiche l'horodatage de l'entrée lors de la synchronisation. Les valeurs vides indiquent que l'entrée n'est pas encore synchronisée avec la société QuickBooks Online.

Étapes de la synchronisation des saisies de temps

1. Sélectionnez les saisies des temps que vous souhaitez synchroniser.

2. Cliquez sur l'icône du menu des actions en vrac et sélectionnez l'action Synchroniser avec QuickBooks Online.

3. Le système synchronisera les saisies de temps sélectionnées et les Ids QBO correspondants et les dernières valeurs synchronisées seront mises à jour.

Règles de synchronisation

Utilisation de l'action " Synchroniser avec QuickBooks Online " de Sync with QuickBooks Online Report

Le tableau ci-dessous explique les actions effectuées par le système lorsque l'opération de synchronisation est explicitement effectuée à partir du rapport Sync with QuickBooks Online

Actions individuelles/en vrac des entrées de temps approuvées et facturables (précédemment synchronisées avec QuickBooks Online)

Le tableau ci-dessous explique le comportement du système pour les actions d'édition en masse ou unique effectuées sur des entrées de temps approuvées et facturables précédemment synchronisées. Le système synchronisera dynamiquement les entrées de temps sélectionnées.

Conditions spéciales si le drapeau Facturable est "non coché" sur les Saisies de temps approuvées et facturables (précédemment synchronisé avec QuickBooks Online)

Écran de traitement individuel pour les saisies des temps facturés

Une fois que les entrées sont facturées dans QuickBooks Online et synchronisées de nouveau dans CeloxisSi vous ne pouvez pas vous connecter, leur état sera mis à jour en "Facturé". Ces entrées seront verrouillées pour toute autre modification (édition ou suppression) de Celoxis. Sur l'écran d'édition unique, vous aurez un bouton "Sync". Ce bouton vous permet de mettre à jour* les entrées dans Celoxissi elles ont été modifiées dans QuickBooks Online.

Le tableau ci-dessous explique les actions effectuées par le système lorsque l'opération de synchronisation est explicitement effectuée sur les entrées de temps facturé à partir de l'écran de traitement unique.

Comment modifier la facture dans QBO ?

Une fois que le temps est facturé dans QBO, toute modification ultérieure est interdite dans Celoxis. Cela doit être fait à partir de QBO. Cependant, vous ne pouvez pas modifier directement la facture. La modification des heures dans la facture QBO ne mettra pas à jour l'entrée de temps dans Celoxis. Au lieu de cela, QBO s'attend à ce que vous dissociiez le poste de la facture, que vous modifiiez l'entrée de temps séparément, puis que vous la rattachiez à nouveau à la facture. Voici comment vous devriez éditer votre temps facturé dans QBO.

1. Dans QBO, allez dans Facture > Modifier > Détacher l'entrée de temps > Sauvegarder.
2. Localisez l'entrée de temps non liée dans QBO > Modifiez et effectuez les changements requis > Sauvegardez.
3. Allez dans la Facture > Modifier > Lier l'entrée de temps > Sauvegarder.

Une fois que vous avez enregistré cette facture dans QBO, vous devez synchroniser cette saisie de temps dans Celoxis, et la saisie de temps sera mise à jour dans celoxis.

Erreurs courantes lors de la synchronisation des entrées

Vous trouverez ci-dessous quelques erreurs que vous pouvez rencontrer lors de la synchronisation des entrées de temps avec QuickBooks Online.

1. Erreur : Employés disparus dans QuickBooks Online
   La raison : Cette erreur se produit lorsque le nom de l'utilisateur dans Celoxis et la société QuickBooks Online n'est pas identique ou l'utilisateur n'est pas disponible QuickBooks Online.
   Solution :
   a. Confirmez si l'utilisateur a été configuré dans QuickBooks Online.
   b. S'assurer que le nom dans Celoxis correspond au nom d'affichage dans QuickBooks Online.
   
   
2. Erreur : Clients manquants dans QuickBooks Online
   La raison : Cette erreur se produit lorsque le nom du client dans Celoxis et QuickBooks Online n'est pas identique ou le client n'est pas disponible dans QuickBooks Online.
   Solution :
   a. Confirmez si le client a été configuré dans QBO.
   b. S'assurer que le nom dans Celoxis correspond au nom d'affichage dans QuickBooks Online.
   
   
3. Erreur : Codes horaires manquants dans QuickBooks Online
   La raison : Cette erreur se produit lorsque le nom du code temporel dans CeloxisQuickBooks Online n'est pas identique ou que le code temporel (élément de service) n'est pas disponible dans QuickBooks Online.
   Solution :
   a. Confirmez si le poste de service a été paramétré dans QBO.
   b. S'assurer que leurs noms sont identiques.
   
   
4. Erreur : ERROR CODE:3200, ERROR MESSAGE:message=ApplicationAuthenticationFailed ; errorCode=003200 ; statusCode=401, ERROR DETAIL:null
   La raison : Cette erreur se produit généralement lorsque votre jeton d'accès a expiré.
   Solution :
   a. Veuillez demander à votre administrateur de se connecter à QuickBooks Online à partir de la page Paramètres de l'entreprise dans Celoxis.
   
   
5. Erreur : Fonctionnalité non prise en charge
   La raison : Cette erreur se produit lorsque vous vous connectez à une édition en ligne de QuickBooks qui ne prend pas en charge les saisies de temps
   Solution :
   a. Vous devez mettre à niveau votre version actuelle de QuickBooks Online vers une version qui prend en charge les Saisies des temps.
   

Si vous êtes un Celoxis et ont été saisies dans les Saisies des temps de facturation dans CeloxisVeuillez prendre note de ce qui suit :

1. Convenez au niveau de l'organisation de la date à laquelle vous passerez à la facturation avec QuickBooks Online. Ceci est important car une fois que vous vous êtes connecté à QuickBooks Online, vos utilisateurs ne peuvent pas explicitement facturer les entrées de temps (c'est-à-dire en utilisant l'action "Facture") dans Celoxis.
2. Toutes les saisies de temps précédemment facturées continueront à exister telles quelles. Ils ne seront pas automatiquement synchronisés avec QuickBooks Online. Ces entrées continueront le comportement de facturation par défaut jusqu'au moment où elles seront explicitement "Non facturées" par un utilisateur privilégié. Une fois "non facturés", ils peuvent être synchronisés avec QuickBooks Online.

Veuillez noter le comportement du système lorsque vous passez à QuickBooks Online, c'est-à-dire en utilisant "Connect to QuickBooks" sur la page des paramètres de la société.

Les entrées de factures existantes continueront à fonctionner telles quelles, c'est-à-dire qu'elles peuvent être non facturées/supprimées/éditées comme auparavant. Une fois "non facturés", ils ne peuvent être facturés que par QuickBooks Online en utilisant la fonctionnalité de synchronisation.