Dans cet article, nous examinons les activités que les chefs de projet devraient réaliser chaque semaine.
1. Rencontrez votre client
Votre client est l'élément le plus important de tout projet. Maintenez donc une relation de confiance et échangez avec lui chaque semaine pour connaître ses besoins, ses préoccupations et ses exigences. Tenez-le informé de l'état d'avancement du projet, des risques, des problèmes ou des décisions nécessitant son avis. Privilégiez la communication en face à face, suivie du téléphone. Ne vous fiez pas uniquement aux e-mails et aux rapports d'avancement écrits.
2. Évaluer l'avancement du projet
Consacrez du temps chaque semaine à votre équipe pour faire le point sur l'avancement du projet et mettre à jour le plan de travail. Si un problème survient, analysez-en les causes profondes et prenez les mesures correctives nécessaires. Responsabilisez vos collaborateurs et encouragez-les à respecter les estimations qu'ils fournissent.
3. Examiner les risques et les problèmes
Chaque semaine, à heure fixe, examinez et mettez à jour la liste des risques et des problèmes du projet. Ne vous contentez pas de le faire seul ; impliquez toute l’équipe. Demandez-leur leurs préoccupations et les obstacles qu’ils rencontrent. Sollicitez également l’avis de personnes extérieures à l’équipe. Leur perspective différente leur permettra peut-être d’identifier des risques supplémentaires que vous n’aviez pas envisagés.
4. Mise à jour des indicateurs
Mettez à jour les indicateurs clés de performance et les mesures de la valeur acquise du projet. Évaluez le niveau d'avancement du projet par rapport au temps et aux ressources financières engagés. Mettez également à jour les données financières du projet en indiquant : a) les dépenses réelles par rapport au budget et b) les dépenses estimées jusqu'à l'achèvement par rapport au budget restant.
5. Diffuser des rapports d'étape écrits
Consignez l'avancement et les réalisations du projet dans un rapport d'étape d'une page et diffusez-le à toutes les parties prenantes. Ce rapport doit présenter un aperçu des réalisations et des succès, les étapes clés, les cinq principaux risques et problèmes, les informations budgétaires et une évaluation de l'état d'avancement (rouge, orange, jaune). Pour une meilleure lisibilité, intégrez une chronologie et des graphiques à barres simples illustrant les indicateurs de performance.
6. Prenez du recul sur le projet
Bloquez du temps dans votre agenda chaque semaine pour prendre du recul sur le projet. Éloignez-vous de votre bureau et trouvez un endroit propice à une réflexion différente. Identifiez les points faibles et décidez comment les améliorer. Réfléchissez aux moyens d'optimiser les performances de votre équipe et de mieux répondre aux besoins de votre client, tout en minimisant vos efforts.
7. Organiser des réunions individuelles hebdomadaires
Organisez une réunion individuelle hebdomadaire avec les membres clés de l'équipe, même de courte durée (20 minutes). Prenez le temps d'aborder non seulement les tâches spécifiques sur lesquelles ils travaillent, mais aussi leur avancement, leurs observations et ce qu'ils apprécient. Cherchez à comprendre comment mieux motiver chacun à contribuer et à les inciter à prendre davantage de responsabilités.
8. Présider une réunion de groupe de travail
Chaque projet a besoin d'un point d'ancrage et d'une réunion centrale pour faire le point sur l'avancement et prendre les décisions clés. Il peut s'agir, par exemple, d'une réunion régulière du groupe de travail réunissant les principaux acteurs et membres de l'équipe. Animez les discussions sur les réussites, les risques, les problèmes et les décisions relatives à la conception et à la solution du produit. Lors de ces réunions, essayez de présenter la solution de manière aussi concrète que possible.
Reproduit avec l'aimable autorisation de Susanne Madsen.
À propos de Susanne Madsen :
Susanne Madsen est une coach, formatrice et consultante en leadership de projet de renommée internationale. Elle est l’auteure de « The Project Management Coaching Workbook » et de « The Power of Project Leadership ». Susanne est convaincue que la réussite en gestion de projet repose autant sur le leadership humain que sur la gestion des tâches, des événements et des processus. Elle est une fervente adepte et praticienne de la méthode GTD (Get Things Done) et prend plaisir à aider les personnes à formuler et à atteindre leurs objectifs. Pour en savoir plus sur Susanne, veuillez consulter son site web : http://www.susannemadsen.com/
Commentaires
2 réponsesExcellent article. Ce serait également intéressant de voir une liste de 8 choses sur lesquelles les chefs de projet ne devraient pas passer leur temps, car je pense qu'ils se laissent souvent distraire par ces activités moins importantes. En effet, ils s'en servent comme prétexte pour dire qu'ils n'ont pas le temps de s'occuper des tâches plus difficiles et plus importantes !
Bonne remarque. Nous l'avons ajouté à notre calendrier 🙂