Dire que l'humanité est aux prises avec les distractions est un euphémisme. Un restaurant new-yorkais populaire a analysé ses enregistrements de vidéosurveillance de 2004 et 2014 et a constaté une différence frappante dans le temps d'attente moyen par client. D'après leurs recherches, le temps moyen passé par un client dans le restaurant, de l'arrivée au départ, était de 1 heure et 5 minutes en 2004, contre 1 heure et 55 minutes en 2014.
Au travail, la distraction est un problème bien plus important. Outre les smartphones, les réseaux sociaux, les courriels, les réunions inutiles, les commérages et les pauses fréquentes contribuent largement à cette baisse de productivité croissante. J'ai découvert une étude très instructive sur iDoneThis concernant l'impact réel des distractions.
Il faut en moyenne environ 25 minutes (23 minutes et 15 secondes, pour être exact) pour revenir à la tâche initiale après une interruption, selon Gloria Mark, qui étudie la distraction numérique à l'Université de Californie à Irvine.
Autrement dit, ces « 30 secondes pour consulter Twitter » ne représentent pas seulement 30 secondes perdues. Il s'agit de 25 minutes et 30 secondes.
Extrapolez ces chiffres à l'ensemble des effectifs et vous obtenez une situation explosive. Dans cet article, nous allons examiner quelques pistes pour lutter contre la distraction au travail.
Planifier les résultats
Chaque grand succès est le fruit de petits pas accomplis chaque minute, heure, jour, semaine et mois par un grand nombre de personnes. En fin de compte, tout repose sur la façon dont le temps est utilisé. Une grande partie des employés ont tendance à considérer la planification comme une activité fastidieuse et ennuyeuse, et à privilégier la spontanéité. Il est pourtant important de comprendre que 30 minutes par jour consacrées à la planification des tâches, des réunions et des listes de choses à faire peuvent se traduire par un gain considérable de productivité et d'efficacité.
Désaccoutumance à la technologie
La technologie est censée être un outil au service du progrès. Malheureusement, l'humanité est devenue dépendante des smartphones, des gadgets et des technologies internet.
Une étude récente menée auprès de près de 1 000 élèves en Corée du Sud a révélé que 72 % des enfants possèdent un smartphone dès l'âge de 11 ou 12 ans et y consacrent en moyenne 5,4 heures par jour – de ce fait, environ 25 % des enfants seraient considérés comme dépendants de leur smartphone.
Le problème de cette addiction, c'est qu'elle se répercute aussi sur le lieu de travail. Avec la baisse drastique du coût des données, tout le monde est connecté en permanence. On passe des heures à envoyer des messages, à prendre des photos, à jouer en ligne et à utiliser les réseaux sociaux, et chaque notification semble cruciale au point de devoir l'ignorer. Cette hyperconnectivité et cette recherche de gratification instantanée entraînent des changements importants dans les comportements et les habitudes psychologiques. À long terme, l'impact de ces comportements sur le lieu de travail peut être très néfaste pour la productivité, l'efficacité et la culture d'entreprise.
Il est indispensable de contrôler le temps passé sur les appareils électroniques, et l'utilisation des réseaux sociaux au travail va de soi. Il est plus efficace de responsabiliser les employés que d'imposer des restrictions organisationnelles.
Optimisez le temps passé en réunions/appels
La collaboration étant devenue le moteur des entreprises, le nombre d'heures consacrées aux réunions et aux téléconférences a considérablement augmenté au cours de la dernière décennie. Malheureusement, les chiffres dressent un tableau alarmant.
Plus de 15 % du temps des entreprises est consacré aux réunions, et les dirigeants estiment qu'environ 70 % d'entre elles sont des échecs. Le coût des réunions improductives s'élève à environ 37 milliards de dollars par an, rien qu'aux États-Unis.
De toutes les manières de gérer les distractions, les réunions sont les plus difficiles à maîtriser, car il est impossible de les contrôler totalement. La culture d'entreprise joue un rôle important à cet égard. Des entreprises comme Amazon ont des directives très claires concernant la conduite des réunions et la gestion du temps en général. Ces directives doivent préciser l'objectif, les responsabilités, le public cible, le support, l'ordre du jour, la modération, la collecte d'informations, les actions à entreprendre et l'évaluation de l'impact des réunions sur les résultats.
Travaillez par blocs de temps
Une étude de Microsoft révèle que la capacité d'attention humaine est devenue inférieure à celle des poissons rouges… oui, des poissons rouges ! Bien que l'authenticité de cette étude soit sujette à controverse, le problème de la capacité d'attention reste très répandu. L'incapacité à se concentrer pleinement sur une tâche peut nuire à la productivité, au respect des délais et à la qualité du travail accompli.
Des études montrent que la productivité humaine peut augmenter jusqu'à 150 % grâce au travail par blocs de temps. Les techniques de blocage du temps, comme la technique Pomodoro, sont extrêmement populaires et largement utilisées pour une meilleure gestion du temps. Le principe consiste à découper le travail en blocs de temps, séparés par de courtes pauses.
Une autre façon de procéder consiste à consacrer un long moment à une seule tâche et à se concentrer uniquement sur son accomplissement, en évitant toute distraction.
En matière de technique, choisissez ce qui vous convient le mieux et appliquez-le avec rigueur.
Réduisez les bavardages
Lorsque des êtres humains se réunissent, l'interaction est inévitable et saine dans un contexte de collaboration. Cependant, lorsque ces échanges se transforment en bavardages futiles ou en commérages, c'est un signe alarmant pour la culture d'entreprise.
Le problème avec les rumeurs, c'est qu'elles sont généralement lancées par un groupe d'employés mécontents qui s'adonnent volontairement à la médiocrité au travail. Le plus grave, c'est que le phénomène se propage et que, finalement, de plus en plus de personnes deviennent des détracteurs.
Le meilleur moyen de surmonter cette difficulté est de fixer des limites claires et de créer une zone « ne pas déranger », tant en termes d'espace que de temps. L'idée est de reprendre le contrôle de son temps et de la manière dont on l'utilise.
N'oubliez pas, le temps, c'est de l'or
Beaucoup de gens croient qu'il est important de donner l'impression d'être constamment occupé et travailleur. On pourrait croire que cela contribue à la sécurité de l'emploi, mais c'est une vision très réductrice du monde du travail. Le seul moyen de ne plus s'inquiéter pour son emploi est d'exceller dans son travail et de continuer à développer ses compétences et son expertise. Ainsi, on concentre son énergie sur son perfectionnement, et cet effort n'est jamais vain.
Vous êtes le reflet de votre emploi du temps. Préférez-vous passer 14 heures au travail et rentrer chez vous à des heures impossibles chaque jour, juste pour montrer que vous travaillez dur, ou préférez-vous être intelligent et vous concentrer sur 8 heures pour obtenir des résultats exceptionnels ? Les plus avisés récoltent les lauriers et trouvent aussi le temps de profiter de la vie en dehors du travail !
J'ai rencontré un avocat récemment à une soirée, et il m'a confié qu'à ses débuts, il ignorait comment il allait gagner sa vie, car les avocats n'ont même pas le droit de faire de la publicité en Inde. Vingt-cinq ans plus tard, son cabinet est florissant, et il n'a jamais travaillé au-delà de 18 heures. Son secret ? Ne prendre en charge que les affaires qui le passionnent et leur consacrer toute son attention. Ce qu'il perd en volume, il le compense par la qualité, et donc par des tarifs plus avantageux. Voilà le secret : dans le monde du travail, on a le contrôle total sur sa carrière. Bien sûr, il y a des facteurs externes, mais même dans les moments difficiles, on fait les choix.
J'espère que vous menez une vie personnelle et professionnelle épanouissante et sans distractions. Avez-vous des astuces à partager pour éviter les distractions ? N'hésitez pas à laisser un commentaire !
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