Para cualquier gestor de proyectos, es fundamental colaborar estrechamente con las partes interesadas: las personas relevantes vinculadas al proyecto cuyas opiniones y acciones tendrán un impacto directo en su resultado. Lo califico de «fundamental» debido al alarmante 30 % de los proyectos que fracasan por una comunicación deficiente.
Establecer reglas básicas para una comunicación eficaz con las partes interesadas ahorrará tiempo, eliminará obstáculos y, en definitiva, permitirá finalizar el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto. Existen diversos métodos de comunicación que debe implementar al comunicarse con las partes interesadas de su empresa. Todos los métodos descritos a continuación tienen sus ventajas y desventajas, así que asegúrese de elegir el más adecuado según el mensaje que desee transmitir.
Programar una reunión
Las reuniones con las partes interesadas son el método de comunicación más común en las empresas, sobre todo porque permiten ahorrar tiempo al transmitir el mensaje a un gran número de personas. Las mejores herramientas para comunicar este mensaje son PowerPoint, Prezi o cualquier software de mapas mentales disponible en línea. Estar presente físicamente con las partes interesadas ayuda a evitar malentendidos.
Sin embargo, ten en cuenta que, con el auge de los equipos distribuidos, las reuniones programadas están quedando obsoletas. Gracias a las plataformas en línea que garantizan la transparencia en tiempo real, los clientes ya no son consumidores pasivos de información. Entregar informes periódicos sin una comunicación continua ya no es suficiente.
Enviar un boletín informativo
Utilizando la intranet o la plataforma de colaboración de la empresa, puedes actuar de forma proactiva y definir un boletín informativo que se envíe a las partes interesadas en intervalos de tiempo específicos. Esto puede ser muy útil para incluir incluso a quienes no participan directamente en tu proyecto. Ten en cuenta que el correo electrónico es un canal de comunicación unidireccional, por lo que debes evitarlo para asuntos que requieran una respuesta inmediata.
Reuniones separadas en línea “de pantalla a pantalla”
Aunque pueden consumir mucho tiempo, las reuniones presenciales son la mejor manera de transmitir el mensaje a todas las partes interesadas. No todos reaccionan igual a tu estilo de presentación, así que al reunirte con ellas por separado, puedes abordar sus inquietudes con mayor detalle y precisión. Claro que, como consecuencia de los equipos distribuidos geográficamente y la creciente tendencia a incluir contratistas independientes en los proyectos, la comunicación a distancia se está convirtiendo en la nueva comunicación presencial, ya que muchas reuniones se realizan a través de plataformas de comunicación y colaboración en línea. Presentar una ponencia es opcional; es mejor centrarse en el diálogo.
Informe resumido del proyecto
Los informes de resumen del proyecto se envían habitualmente en periodos predefinidos (semanal o mensual). El protocolo ya está establecido, así que si su proyecto avanza según lo previsto y dentro del presupuesto, no debería tener ningún problema. Con el respaldo de datos y estadísticas, debe destacar los aspectos más destacados de su proyecto y transmitir a las partes interesadas que tiene la situación bajo control.
Programar una llamada de conferencia
Las teleconferencias se utilizan con mayor frecuencia en situaciones donde el asunto es demasiado urgente para una reunión. Por lo tanto, siempre que sienta que existe un obstáculo que necesita resolverse de inmediato, puede programar una teleconferencia, la cual puede organizarse en cuestión de minutos u horas. Tenga en cuenta que las teleconferencias son más adecuadas para la comunicación unidireccional, por lo que sería buena idea tener una agenda preparada antes de que comience la llamada.
Reuniones para almorzar
Las reuniones informales durante el almuerzo se enmarcan dentro de la comunicación informal con las partes interesadas. Son una excelente manera de obtener comentarios sinceros o de conseguir la aprobación de alguna idea en particular. Recuerda que las reuniones informales pueden ser tan efectivas como las oficiales.
Autor:
Stefan Jordev es máster en gestión de comercio electrónico y especialista en marketing de Project Viewer de Seavus. Apasionado por la gestión de proyectos y los mapas mentales, busca constantemente formas de innovar y combinar ambas disciplinas. Colabora habitualmente en cuatro blogs de gestión de proyectos y ha escrito más de una docena de libros electrónicos sobre el tema.
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