Marco de gestión de proyectos: 12 metodologías populares

La gestión de proyectos consiste en la planificación y organización de recursos para alcanzar el objetivo de un proyecto. Por otro lado, un marco de gestión de proyectos es un conjunto de procesos y plantillas que se utilizan para planificar y ejecutar un proyecto.

Saber qué marco de gestión de proyectos utilizar permitiría a los equipos coordinar el enfoque estratégico de cada proyecto. Esto facilitaría la delegación de tareas y el uso de los recursos de la empresa.

Las metodologías de gestión de proyectos son como herramientas de productividad empresarial, ya que ayudan a crear un proceso más eficiente y un flujo de trabajo fluido.

A continuación, se presenta una lista de metodologías populares de gestión de proyectos que las empresas han utilizado en todos los sectores. Estas metodologías han ayudado a los equipos a completar múltiples proyectos con facilidad.

1. Metodología en cascada

La metodología de cascada es uno de los métodos más destacados y antiguos de esta lista. Fue introducida en 1970 por Winston Royce.

Esta metodología es un proceso de gestión de proyectos secuencial y lineal. Consta de fases que deben completarse secuencialmente, de modo que una fase no puede comenzar hasta que la anterior esté terminada.

Las fases de la metodología en cascada siguen esta secuencia:

• Análisis
• Diseño
• Implementación
• Pruebas
• Mantenimiento

Dado que este método depende en gran medida de completar una etapa antes de avanzar, exige que sus usuarios tengan una idea clara de las necesidades del proyecto. Es importante destacar que una gestión adecuada del modelo en cascada no permite a sus usuarios regresar a una fase anterior. Si el equipo desea hacerlo, debe volver a la fase uno.

Esto demuestra que, al optar por este proyecto, el margen de error es mínimo. El equipo debe recopilar toda la información posible sobre el mismo. Además, exige una planificación adecuada para evitar tener que volver a la fase 1.

Esta metodología es ideal si su empresa ha definido con precisión cada detalle del proyecto. También funciona mejor en proyectos con planes detallados y extensos que cuentan con un único cronograma.

2. Metodología Ágil

Si buscas una metodología que se adapte a los cambios de un proyecto a medida que avanza, la metodología ágil puede ser la ideal. La investigación de usuarios realizada con la metodología ágil siempre influye en el producto o servicio. Por eso, los equipos que la utilizan aceptan el cambio incluso durante el desarrollo del proyecto.

La metodología Agile se creó inicialmente para el desarrollo de software. Surgió como respuesta a las deficiencias del método en cascada. Los desarrolladores buscaban un método más ágil y rápido que les permitiera seguir el ritmo del progreso de los proyectos. 

Todo proyecto requiere lluvia de ideas y colaboración, lo que puede generar cambios e iteraciones constantes. Y precisamente para eso sirve la metodología Agile: facilita los cambios y las iteraciones a medida que los proyectos se desarrollan.

• Consulta también: Metodologías ágiles frente a metodologías en cascada: una guía estratégica para gestores de proyectos (con tabla comparativa detallada).

Los cuatro valores de la metodología ágil:

• Los individuos y las interacciones priman sobre los procesos y las herramientas : en este método, el factor humano siempre ocupa un lugar primordial. Una dependencia excesiva de las herramientas y los procesos conlleva la incapacidad de cambiar las circunstancias.
• Software funcional por encima de documentación exhaustiva : este valor se centra en proporcionar al equipo lo que necesita para realizar su trabajo.
• Colaboración con el cliente en la negociación de contratos : involucrar a los clientes en el proceso general puede generar un resultado más eficiente.
• Responder al cambio en lugar de seguir un plan : esta metodología permite un cambio continuo a lo largo de la vida útil del proyecto.

Las metodologías aquí empleadas requieren fases cortas con pruebas y reevaluaciones constantes. Los equipos pueden permitírselo, ya que no tienen que volver a la primera fase, a diferencia del método en cascada.

La metodología Agile es ideal para empresas que necesitan un proceso de mejora continua en sus productos para su finalización. Por ejemplo, las empresas del sector de los suplementos necesitan realizar pruebas y reevaluaciones constantes al decidir si utilizarán concentrado de proteína de suero, aislado de proteína de suero o cualquier otro suplemento con múltiples variantes. 

Lo mismo ocurre con las empresas de software como servicio (SaaS) que ofrecen soluciones para la colaboración en equipo, la gestión de inventario, la automatización de CRM y muchas más. También necesitan probar cada aspecto y función de su software para comprobar que funciona correctamente y cumple su cometido.

3. Metodología Lean

Esta metodología consiste en aplicar los principios Lean a la gestión de proyectos. El objetivo es maximizar el valor y minimizar el desperdicio.

El término «desperdicio» mencionado aquí se refería inicialmente a la reducción de residuos físicos, ya que la metodología se originó en la industria manufacturera. Sin embargo, ahora, al utilizarse con mayor frecuencia en la gestión de proyectos, alude a las prácticas de gestión de proyectos que generan desperdicio, conocidas como Muda, Mura y Muri (las 3M).

Muda consiste en eliminar actividades que no aportan valor al progreso del proyecto. Pueden ser cosas que te hagan perder el tiempo o que malgasten tus recursos.

Un ejemplo de esto en el contexto del marketing sería el uso continuo de anuncios de Google. Cualquier profesional del marketing o diseñador de marca conoce el poder de los anuncios de Google, pero, lamentablemente, no son adecuados para todos los negocios. Si has notado que este esfuerzo de marketing no mejora tus métricas de contenido, entonces pagar por anuncios de Google es un desperdicio. Desperdicias tu tiempo y tu presupuesto de marketing (recursos).

Mura se refiere a las irregularidades en la vida útil de un proyecto. Esto representa un importante desperdicio que debe eliminarse, ya que puede obstaculizar el progreso del proyecto. 

Un ejemplo podría ser la creación de una plantilla de póster cinematográfico como proyecto. Sin embargo, el equipo de marketing tardó demasiado en decidir qué filtro cinematográfico usar para la imagen, lo que afectó el tiempo que tardó el equipo de producción en finalizar el póster.

Al reducir el tiempo necesario para seleccionar el filtro (el desperdicio) o al implementar un ajuste preestablecido estándar, todos disponen del mismo tiempo para realizar sus tareas.

Muri se refiere a la sobrecarga de recursos o personas involucradas en el proyecto. Un exceso de sobrecarga puede provocar fallos, agotamiento o estrés laboral. Se puede considerar que este desperdicio es similar a la sobrecarga, ya que cuando alguien o algo se sobrecarga, su funcionamiento habitual se ralentiza y, en ocasiones, puede generar confusión en el trabajo.

Un ejemplo sería si Gili Sports sobrecargara sus máquinas y personal en la fabricación de tablas de paddle surf de gran tamaño. Esto podría provocar ralentizaciones en la producción, absentismo laboral, averías en los equipos e incluso problemas con el personal.

El trabajo estandarizado puede ayudar a evitar el síndrome de Muri al crear un proceso más eficiente para distribuir la carga de trabajo adecuadamente.

Mediante la metodología Lean, un director de proyecto y su equipo pueden maximizar sus recursos para hacer avanzar el proyecto. 

Esta metodología funciona mejor para equipos que desean procesos eficientes que eliminen los obstáculos de inmediato.

4. Metodología de la ruta crítica

La metodología de la ruta crítica permite a sus usuarios identificar las tareas críticas que comprometen un proyecto. Para ello, primero deben categorizar todas las actividades que deben completarse. A continuación, deben estimar la duración necesaria para cada una. 

El proceso de planificación y estimación del proyecto permitirá al equipo tener una representación mental de todo lo que hay que hacer y cuánto tiempo se necesita para completarlo.

La metodología de la ruta crítica consta de seis pasos fundamentales:

Paso 1: Anota cada actividad

Identifica cada actividad involucrada en la creación de un proyecto. Este proceso de identificación debe incluir todo tipo de actividades, tanto generales como específicas. Puedes dividir las actividades generales en partes más pequeñas.

Paso 2: Establecer la secuencia de actividades

Algunas actividades dependen unas de otras. Al enumerarlas, podrás organizarlas de forma mucho más eficiente. Esto también evita malentendidos y problemas de comunicación entre los miembros del equipo.

Paso 3: Dibuja la red.

Te resultará mucho más fácil comprender el proceso general del proyecto si cuentas con una representación visual. Puedes dibujar el flujo de trabajo o transferirlo digitalmente. Esto también permite que tu equipo tenga una visión global.

Tener una visión general de todo el proceso del proyecto les ayudará a usted y a su equipo a determinar qué actividades deben realizarse primero, cuáles pueden realizarse simultáneamente y qué actividad puede realizarse más adelante en el cronograma.

Paso 4: Estimar el tiempo de finalización de la actividad

Establecer una duración estimada para el proyecto puede ser beneficioso para el equipo. Les ayuda a centrarse en el objetivo y a orientar cada acción hacia el progreso del proyecto.

Paso 5: Identificar la ruta crítica

Puedes identificar la ruta crítica observando la red que creaste anteriormente. Es importante tener en cuenta que debes priorizar la duración sobre la ruta con mayor número de nodos.

Paso 6: Actualizar la red junto con el progreso

A medida que avanza el proyecto, los diagramas de red deben actualizarse. Conforme complete más actividades, obtendrá una estimación más precisa del tiempo de finalización del proyecto.

Esta metodología funciona mejor si tienes un proyecto a gran escala y complejo, y si tus actividades tienen muchas dependencias asociadas.

5. Metodología de introducción de nuevos productos

La metodología de Introducción de Nuevos Productos (NPI, por sus siglas en inglés) es ideal para equipos que desean lanzar un nuevo producto al mercado. Es muy utilizada en tiendas minoristas, especialmente en aquellas que incorporan constantemente nuevas líneas de productos, como las tiendas de ropa y disfraces.

El NPI es un plan de varias etapas que abarca desde la idea inicial del producto hasta su comercialización. Este método se alinea con los equipos de marketing y ventas, ya que cubre todo lo necesario para identificar y definir con éxito un nuevo producto.

Idealmente, este método comienza antes de que el producto haya salido de la fase de diseño. Esto significa que la introducción de nuevos productos (NPI, por sus siglas en inglés) es más eficiente si se inicia en una etapa temprana del proceso.

El proceso NPI generalmente sigue los pasos que se indican a continuación:

Paso 1: Concepto/Idea

En esta etapa, un pequeño equipo genera ideas para el negocio. Aquí es donde se llevan a cabo las reuniones en línea más productivas para intercambiar ideas y debatir sobre el nuevo producto.

En esta etapa se lleva a cabo la definición inicial del concepto del producto, el análisis de negocio y la investigación de mercado.

Paso 2: Refinamiento y descubrimiento

En esta etapa, los miembros del equipo se dedicarán a refinar la definición de otros conceptos de producto. Es entonces cuando el equipo profundiza en el análisis del mercado para determinar sus necesidades reales. 

Paso 3: Desarrollar el producto

Aquí es donde se desarrollan los prototipos y son probados por usuarios beta. En esta etapa, el equipo investiga el panorama competitivo del nuevo producto y verifica su posición en el mercado.

Paso 4: Diseño detallado

En esta etapa, el enfoque se centra en analizar cada aspecto del diseño del producto. Sin embargo, también se perfecciona el prototipo en este paso, ya que la mayoría de los prototipos pueden mejorarse considerablemente gracias a la experiencia de los beta testers.

Paso 5: Fabricación del producto

Aquí es donde la empresa lanza el producto al mercado. Los equipos no deben relajarse, sino garantizar la calidad del producto. Aquí también comienza el servicio de atención al cliente

Paso 6: Evaluar los resultados

Ahora que el mercado en general ha utilizado el producto, algunos usuarios compartirán su experiencia y comentarios. Es fundamental tener en cuenta estas reseñas, ya que contribuyen a la mejora continua del producto.

Esta metodología es ideal para empresas que planean lanzar un producto innovador al mercado, como sudaderas Baja, zapatos con cordones automáticos y bandejas descongelantes. También es excelente para negocios enfocados en un solo producto.

6. Metodología de marco de proyecto adaptativo

La metodología del Marco de Proyecto Adaptativo (APF, por sus siglas en inglés) considera los factores desconocidos que pueden surgir durante un proyecto. Prepara a los equipos para anticipar lo inesperado y dar una respuesta estratégica ante ello.

Dado que este método se creó para adaptarse a entornos cambiantes, cabe destacar que no existe una solución fija. El método APF exige habilidades y experiencia en gestión de proyectos. 

Para que este método tenga éxito, es necesario recordar al equipo dos cosas:

1. El equipo no debe resistirse al cambio. Debe aprender a adaptarse y a aprender.

2. La comunicación es fundamental. En un entorno en constante cambio, la información puede perderse fácilmente. Por lo tanto, para que todos estén siempre al tanto de lo que sucede, la comunicación debe ser primordial.

Este método funciona mejor con un equipo experimentado que se adapte rápidamente a los cambios y actúe ante situaciones inesperadas.

7. Seis Sigma

Six Sigma es una de esas metodologías que optimiza la gestión de proyectos. Mejora los procesos al priorizar la consistencia y la calidad del resultado.

Esta metodología tiene como objetivo reducir los errores identificando lo que no funciona y eliminándolo inmediatamente del proceso.

Para utilizar este método, es necesario comprender el Six Sigma DMAIC para mejorar los procesos empresariales:

Definalas actividades, los proyectos y los objetivos.

Midetodo al detalle sobre cada proceso involucrado en el proyecto.

Analizarlos datos y buscar mejoras. Lo más importante es eliminar los errores que retrasan el proyecto.

Mejoroel proceso y las metodologías.

Controlael proceso. Asegúrate de que todo esté optimizado y enfocado en el progreso.

Algunos consideran esta metodología más una filosofía que un método para abordar proyectos. Pero, independientemente de la definición que se le dé, es importante destacar que también puede complementarse con otras metodologías.

Six Sigma funciona mejor para equipos que buscan tanto un método como una filosofía para abordar cualquier tipo de proyecto.

8. Reingeniería de habilitación de paquetes

La reingeniería de paquetes (PER, por sus siglas en inglés) es una metodología que busca ayudar a las empresas a rediseñar productos y procesos. Es una metodología que respalda la transición empresarial de manera eficiente y estratégica. Es similar a cuando el equipo de ventas de una empresa pasa de usar sistemas de marcación predictiva a la venta presencial.

El uso de PER exige a sus usuarios analizar sus procesos, diseño, estructura y gestión actuales. Permite identificar ineficiencias y corregirlas de inmediato.

Esto beneficia a las empresas que buscan optimizar sus procesos, como por ejemplo, contar con un proceso de pago más eficaz para reducir los correos electrónicos de abandono de carrito o tener un proceso de comunicación más eficiente en el lugar de trabajo para una mejor colaboración.

Los gestores de proyectos o los equipos que deseen actualizar sus procesos deberían utilizar PER para ello.

9. Metodología Kanban

La metodología Kanban se centra en optimizar el flujo de trabajo. Esta metodología es tan eficiente que la utilizan los principales programas de gestión de proyectos para sus clientes. Consta de principios, prácticas, tableros Kanban y tarjetas.

Primero, analicemos los principios clave que sustentan Kanban:

• Empieza por lo que estás haciendo ahora. No te apresures a cambiar tu proceso.
• El cambio evolutivo debe impulsarse y realizarse de forma gradual.
• Permitir que los equipos colaboren e identifiquen los cambios que deban realizarse.
• Los cambios deben ser orgánicos y no forzados ni apresurados.

A continuación, hablaremos de los tableros Kanban. Su uso permite gestionar y supervisar tareas y flujos de trabajo de forma visual. Algunos programas de gestión de proyectos los utilizan para facilitar la experiencia de sus clientes. Por ello, la metodología Kanban es tan popular gracias a su facilidad de uso y su atractivo visual.

Finalmente, en una tarjeta Kanban se ubica la tarea o actividad. Son fáciles de usar, ya que solo hay que arrastrarlas por el tablero según la sección en la que te encuentres. Puedes colocar la tarjeta en la columna "En progreso" o en las secciones "Hecho" o "Revisando".

Este método es ideal para equipos que buscan una representación visual de las diferentes tareas de un proyecto. También puede ser útil para los gestores de proyectos que desean una actualización de estado sencilla, ya que solo necesitan consultar el tablero.

10. Metodología PRINCE2

PRINCE2, conocido como Proyectos en Entornos Controlados, es una metodología que el gobierno del Reino Unido utilizó inicialmente para sus proyectos de TI, pero muchos equipos la consideraron una forma eficiente de gestionar los proyectos de sus empresas.

PRINCE2 se basa en siete principios:

• Los proyectos deben tener una justificación empresarial : cada proyecto debe tener definidos todos sus detalles.
• Los equipos deben aprender de cada etapa ; las lecciones deben tomarse en cuenta para su uso futuro.
• Los roles y las responsabilidades están claramente definidos : defina claramente los roles para evitar confusiones y la superposición de tareas.
• El trabajo se planifica por etapas : con este método, los proyectos se dividen en fases de trabajo individuales.
• El trabajo se gestiona por etapas : las tareas difíciles se pueden dividir en partes más manejables.
• Prioriza la calidad : el control de calidad debe verificarse en todo momento.
• La metodología debe adaptarse a cada proyecto ; no todos los proyectos son iguales.

11. Método de desarrollo de sistemas dinámicos

El método DSDM abarca todo el ciclo de vida de un proyecto y su impacto en el negocio. Se trata de un enfoque iterativo para la gestión de proyectos, pero más específicamente adaptado al desarrollo de software.

Este método otorga gran importancia a la disciplina y la estructura en todo el proceso. El principio fundamental de DDM es que “todo proyecto debe estar alineado con objetivos estratégicos claramente definidos y centrarse en la entrega temprana de beneficios reales para el negocio”.

Para profundizar en este método, hablemos de sus principios clave:

• Céntrese en las necesidades del negocio : los usuarios de DSDM deben alinear el proyecto para que beneficie a toda la empresa.
• Entregar a tiempo : el trabajo debe estar sujeto a plazos definidos.
• Colaborar : Los usuarios de DSDM deben involucrar a las partes interesadas a lo largo de todo el proyecto y respaldar las decisiones del equipo sobre las tareas individuales.
• Calidad : El control de calidad debe llevarse a cabo durante todo el ciclo de vida de un proyecto.
• Construir de forma incremental a partir de bases sólidas : el equipo debe crear suficiente diseño por adelantado para saber qué quiere construir.
• Desarrollar de forma iterativa : el equipo debe estar abierto a recibir comentarios y sugerencias. Los miembros del equipo deben buscar constantemente maneras de mejorar el producto.
• Comunícate de forma continua y clara : una comunicación eficaz es fundamental para el éxito de cualquier proyecto en equipo. La comunicación constante mantiene a todos informados y coordinados.
• Demostrar control : los líderes del equipo deben hacer que los planes y el progreso sean visibles para todos.

12. Metodología Scrum

El método Scrum es una metodología rápida, adaptable y flexible que permite a los usuarios priorizar al cliente a lo largo de todo el proyecto. Es una metodología ampliamente utilizada en grandes empresas tecnológicas.

Uno de los principales objetivos de este método es satisfacer las necesidades del cliente mediante la transparencia en la comunicación.

Con la metodología Scrum, el trabajo se divide en ciclos cortos conocidos como "sprints", que suelen durar entre 1 y 2 semanas, pero que pueden extenderse hasta 30 días. 

También puedes consultar:

• Gestión de proyectos Scrum
• ¿Cuál es la mejor estrategia para las startups: Scrum o Kanban?

El uso de Scrum requiere que sus usuarios tengan roles durante la gestión del proyecto:

• El equipo Scrum : estos profesionales saben cómo lograr que el proyecto sea un éxito y crear un producto funcional.

• Scrum Master : Esta persona lidera el equipo Scrum y lo guía para que siga los procesos de la metodología. El Scrum Master también debe mantener todo el proceso actualizado, brindar apoyo y capacitación al equipo, y ayudarlos técnicamente si es necesario.

• Propietario del producto : Puede ser una sola persona o un grupo. Esta persona es responsable de la visión del proyecto. Es quien desglosa las tareas y las prioriza para que todo cumpla con los objetivos de los clientes y del mercado en general.

Lo mejor de Scrum es que requiere pruebas constantes durante todo el proceso. Como cada sprint se revisa antes de pasar al siguiente, el equipo revisa todo antes de comenzar con el siguiente conjunto de tareas.

Existen muchos métodos excelentes de gestión de proyectos, pero el que mejor se adapte a tu equipo es la metodología que saque lo mejor de tu grupo. 

Si aún no has encontrado la metodología adecuada, sigue probando diferentes opciones. Puede resultar incómodo experimentar con algo nuevo, pero es fundamental encontrar la metodología idónea para tu equipo.

Sabrás que has encontrado la metodología adecuada para ti si todo marcha bien y los resultados son excelentes.