Base de connaissances

Budgétisation et calcul des coûts

Le coût est l'une des composantes importantes du triangle de la gestion de projet. Celoxispermet de suivre très facilement la budgétisation et le calcul des coûts pour des projets entiers, ainsi que les tâches individuelles. Après avoir suivi ce simple mode d'emploi, vous pourrez facilement arriver à un budget de projet réaliste, en gardant un œil sur les budgets de répartition des différentes tâches. Vous apprendrez aussi, entre autres choses :

• Comment spécifier les coûts fixes et les coûts matières de chaque tâche
• Comment répartir correctement les ressources humaines
• Comment suivre l'état financier des projets et des tâches grâce à des mesures importantes comme le coût estimatif du projet ou de la tâche, le coût réel et les indicateurs visuels de la santé.

Arriver au budget de votre projet

Pour établir le budget d'un projet, vous devez d'abord savoir ce qu'il en coûtera pour l'exécuter. Une fois que la valeur d'exécution est établie, ajoutez un tampon et une marge souhaitée (le cas échéant) et vous obtiendrez un chiffre de budget réaliste. Voici comment vous faites :

Tout d'abord, pour chaque ressource, vous spécifiez un taux de coût par heure. Il s'agit généralement du salaire que vous versez à la ressource ou il peut s'agir d'un taux horaire pour un entrepreneur.

Ajout du taux de coût de l'utilisateur

L'étape suivante consiste à créer les tâches de votre projet et à affecter des ressources à chaque tâche. CeloxisEnsuite, le système calcule automatiquement le coût de la tâche en fonction du taux de coût et de l'effort alloué à la ressource. Par exemple, si le taux d'Alison est de 50 km/h et qu'on prévoit qu'elle travaillera 10 heures sur une tâche donnée, le coût sera de 10*50 = 500 $. Si John (une autre ressource) devait également travailler sur cette tâche, son coût serait également ajouté. Combinés, les coûts d'Alison et de John constitueront le coût de la main-d'œuvre de la tâche.

Affichage des coûts pré-budgétés dans le diagramme de Gantt

Maintenant, disons que vous avez dû acheter des ordinateurs d'une valeur de 1000 $ pour la tâche #2 sur la figure ci-dessus. Vous pouvez saisir ce montant dans la zone Coût hors travail planifié pour une tâche.

Dialogue Édition de la tâche

Le coût prévu de cette tâche sera maintenant de 1500 $ (c.-à-d. 500 $ + 1000 $)

Mise à jour du coût estimé dans le diagramme de Gantt

Une fois que vous aurez terminé cette activité pour toutes les tâches de votre plan, la somme totale des coûts prévus de toutes les tâches sera le coût prévu pour le projet. Vous utiliserez le Coût Prévisionnel comme base pour le budget de votre projet.

Pour voir le coût prévu du projet, passez à la section Finances de l'onglet Détails du projet.

Estimation des coûts dans la section Détails du projet >> Section des finances

Ajoutez votre marge tampon/désirée au Coût Prévisionnel pour définir le budget du projet.

Dialogue Editer le projet

Suivi des coûts réels

Lorsque le travail sur le projet commence, et pendant toute la durée du projet, toutes les ressources rempliront leurs feuilles de temps pour consigner les heures réelles qu'elles passent sur chaque tâche. Une fois que ces heures sont approuvées par le gestionnaire, elles sont utilisées par le système pour calculer automatiquement le coût réel de chaque tâche. Pour les coûts non liés à la main-d'œuvre, comme l'achat d'ordinateurs, une ressource doit ajouter des dépenses aux tâches correspondantes. Les dépenses constitueront le coût réel du matériel de chaque tâche et seront ajoutées au coût réel global. Tout comme dans le cas des heures enregistrées, chaque dépense devra être approuvée par le gestionnaire avant de pouvoir être prise en compte dans le coût réel de la tâche.

Feuille de temps

Dialogue sur les dépenses

L'affichage des colonnes appropriées dans le Gantt interactif permet de suivre l'état budgétaire de chaque tâche, ainsi que l'effort réel.

Suivi du budget dans le Gantt interactif

Au fur et à mesure que votre équipe met à jour le statut des tâches et enregistre les heures ou les dépenses, elle calcule Celoxisautomatiquement et instantanément le coût prévu pour chaque tâche. Cela permet aux mécanismes " d'alerte précoce " tels que les indicateurs du GCR Budget Santé de vous avertir à l'avance si vos coûts vont dépasser le budget (ou les estimations). Par exemple, si une tâche est terminée à 50 % et qu'elle a déjà coûté 100 $, le coût prévu de la tâche est de 200 $.

Indicateur du GCR pour la santé budgétaire des tâches (et pour le projet)

• Off Track - si les coûts réels dépassent le budget. Si le budget n'est pas spécifié, il prend en compte le coût estimé.
• Sur la bonne voie - si le coût projeté est inférieur ou égal au budget (ou le coût estimé, si le budget n'est pas spécifié).
• À risque - si le coût projeté dépasse le budget (ou le coût estimé, si le budget n'est pas précisé).

Cela permet de suivre facilement le statut du budget pour chaque tâche individuellement. Cependant, dans la plupart des cas, vous serez probablement plus préoccupé par la santé générale du projet. Cette information est toujours affichée de manière pratique à côté du nom du projet.

Indicateurs de santé du projet

Pour les mesures de base des données financières du projet, allez à la section Finances de l'onglet Détails du projet.

Finances du projet

Rapports inter-projets des gestionnaires et des cadres

Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de rapports utiles et faciles à générer qui peuvent vous informer sur les allocations budgétaires, les coûts réels et d'autres aspects financiers de plusieurs projets. Chaque rapport peut être facilement configuré, groupé, ordonné ou transformé en un graphique visuel à votre goût.

Allocations budgétaires par début/mois

Dépassements de coûts - État de toutes les tâches dans les projets où les coûts réels dépassent le budget/les estimations

Coûts estimatifs et réels pour l'ensemble des projets

Santé financière du projet

Autres scénarios

1. Mes projets ont un budget préaffecté. Le système peut-il m'alerter lorsque les coûts pré-budgétés risquent de dépasser cette valeur ?

   Oui ! Définissez le budget du projet dans l'onglet Avancé du dialogue Editer le projet, et surveillez l'indicateur de santé financière du projet. Les indicateurs du GCR vous avertiront si le budget du projet s'écarte de ses objectifs.

2. Certaines de mes tâches entraînent des frais fixes. Comment puis-je en rendre compte ?

   Assurez-vous d'ajouter le coût fixe sous l'onglet Avancé si le dialogue Modifier la tâche. Ensuite, le coût de la tâche sera calculé automatiquement lorsque vous mettrez à jour l'avancement de la réalisation. Par exemple, si le coût fixe est fixé à 1 000 $ et que la tâche est terminée à 30 %, le coût réel de la tâche est de 30 % de 1 000 $ = 300 $.

3. Certaines de mes tâches peuvent avoir un plafond budgétaire qui devrait être respecté, peu importe qui s'en occupe. Comment mettre cela en place ?

   Même chose que pour le budget d'un projet - définissez le budget sous l'onglet Avancé de la boîte de dialogue Modifier la tâche, puis surveillez les indicateurs de santé du GCR. Assurez-vous d'afficher la colonne Statut de budget dans votre Gantt interactif pour que le statut de chaque tâche individuelle reste visible.

4. Nous ne réservons pas nos ressources dans la phase initiale de validation du projet. Comment puis-je arriver à une estimation des coûts en connaissant mes ressources ?

   Créer des utilisateurs "virtuels" tels que Chef de projet, Graphiste, Développeur Web, etc. Définissez chaque utilisateur virtuel avec le coût approprié pour le rôle donné. Attribuez le travail aux utilisateurs virtuels - cela vous aidera à arriver au coût prévu du projet. Une fois l'équipe de projet nommée, utilisez la fonction Ressources >> Remplacer une ressource du Gantt interactif pour remplacer chaque utilisateur virtuel par la ressource réelle. Notez que les heures allouées resteront intactes après le remplacement.

5. Nous avons des taux de ressources différents pour certains projets. Comment puis-je y parvenir ?

   Vous pouvez spécifier les taux de coûts spécifiques au projet pour chaque utilisateur et pour chaque projet à l'aide de la fonction Plus >> Taux de coûts. Si le coût de l'utilisateur n'est pas spécifié pour le projet, il sera par défaut le coût défini dans le dialogue Modifier l'utilisateur.

6. Que se passe-t-il lorsqu'il y a un ajustement des coûts des ressources avec des projets en cours ?

   Le coût des travaux déjà effectués sera calculé au taux précédent. Le coût de tous les travaux futurs sera calculé à l'aide du nouveau taux.

7. Comment puis-je comptabiliser une dépense imprévue pour mon projet ?

   Toute dépense non prévue doit être ajoutée comme dépense à une ou plusieurs tâches appropriées du projet. Par exemple, disons que par approbation du gestionnaire, une ressource a acheté une licence monoposte pour un logiciel d'édition graphique. Le coût de la licence doit alors être ajouté à la tâche même sur laquelle le logiciel sera utilisé. Notez que la dépense devra être approuvée par le gestionnaire de projet avant de pouvoir être prise en compte dans le coût de la tâche.

8. Puis-je catégoriser les activités et les dépenses engagées dans le cadre de mes projets pour les rapports de gestion ?

   Oui. Plusieurs codes de temps et de dépenses peuvent être définis par l'administrateur de Celoxis dans les sections Feuille de temps et Dépenses de la page Administration. Les catégories de dépenses typiques peuvent inclure les voyages, les repas, les fournitures de bureau, les frais des fournisseurs, etc. Les codes de temps typiques peuvent inclure les réunions, la R&D, le marketing, la formation et l'intégration, les PTO, les vacances, etc.

9. Est-ce que le projet Celoxissoutient la base de référence ?

   Oui. Il est possible de définir exactement une ligne de base par projet, couvrant soit l'ensemble du projet, soit des tâches sélectionnées. Vous pouvez alors comparer la timeline du projet en mouvement avec la ligne de base précédemment définie. Comme il n'existe qu'une seule base de référence par projet, l'établissement d'une nouvelle base de référence remplacera celle qui existe déjà. Veuillez vous référer au guide Travailler avec la ligne de base de notre série Comment faire.

Conclusion/points finaux

Les Celoxisfonctionnalités abordées dans ce document ne sont que quelques-unes des techniques que vous pouvez utiliser à votre avantage pour le suivi des budgets et des coûts de vos projets. Les rapports inter-projets représentant plusieurs vues et tranches de données de vos projets peuvent être créés, configurés et partagés facilement, formant une vue d'ensemble précise des comptes individuels, des portefeuilles de projets et de l'organisation entière. Les multiples points de données d'entrée et de sortie, y compris mais sans s'y limiter ceux énumérés ci-dessous, peuvent facilement être représentés dans divers rapports et graphiques visuels, mettant ainsi toutes les données cruciales à votre portée. Rappelez-vous simplement que même pour les systèmes les plus complets et les plus sophistiqués, les données de sortie ne seront pas plus bonnes que vos entrées. Encouragez toujours votre équipe à faire un suivi précis des données financières requises et à saisir les informations relatives au temps et aux dépenses de manière régulière et diligente. Ensuite, il suffit de laisser le reste au système pour vous fournir les représentations précises de la santé du projet en temps réel.