Microsoft hat angekündigt, Microsoft Project Online am 30. September 2026 offiziell einzustellen. Grund dafür ist die veraltete Architektur (basierend auf älteren SharePoint-Workflows), die laut Microsoft die Bereitstellung moderner, KI-gestützter Funktionen einschränkt. Konkret bedeutet dies, dass keine neuen Funktionen mehr hinzugefügt werden und der Dienst zugunsten cloudnativer Tools wie Microsoft Planner und dem KI-gestützten Project Manager-Agenten schrittweise ersetzt wird. (Microsoft weist beispielsweise darauf hin, dass Planner Premium jetzt Baselines, Abhängigkeiten und Gantt-Diagramme sowie KI-Assistenten umfasst – Funktionen, die bisher in Project Online enthalten waren.) Bestehende Project Online-Kunden können den Dienst bis zum 30. September 2026 weiter nutzen Der Verkauf endet jedoch am 1. Oktober 2025, und die vollständige Abschaltung erfolgt am 30. September 2026.Danach ist Project Online nicht mehr zugänglich (daher ist es unbedingt erforderlich, Ihre Daten vorher zu sichern und zu migrieren).
Angesichts dessen suchen Projektmanager zu Recht nach Alternativen zu MS Project. Die Einstellung von Project Online verdeutlicht dessen Schwächen: Es ist schwer zu erlernen, stark von Microsoft SharePoint/Windows abhängig und bietet keine modernen Kollaborationsfunktionen. Der Nachfolger Project für das Web setzt strenge Beschränkungen (z. B. maximal 3.000 Aufgaben) und verzichtet auf erweiterte Planungsfunktionen wie die Verwaltung mehrerer Projekte. Viele Teams empfinden die Benutzeroberfläche von MS Project als veraltet und den Online-Dienst als unflexibel. Wie ein Analyst anmerkt, war Project Online „älter, SharePoint-basiert“ und konnte mit den Neuerungen von Microsoft 365 nicht ohne Weiteres skalieren. Unternehmen sollten jetzt handeln, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Im Folgenden beantworten wir wichtige Fragen und stellen fünf Top-Alternativen vor (an erster Stelle Celoxis), die ein moderneres, kollaboratives Projektmanagement als Project Online bieten.
Warum wird Microsoft Project Online eingestellt?
Microsoft erklärt, dass das veraltete Design von Project Online Innovationen behindert. Der Online-Dienst basiert auf einer älteren SharePoint-Workflow-Engine, was die Integration von KI, die Verbesserung der Zusammenarbeit und das schnelle Hinzufügen neuer Funktionen erschwert.
In einem Update vom November 2025 bekräftigte Microsoft, dass die Architektur von Project Online „unsere Möglichkeiten zur Bereitstellung moderner, KI-gestützter Benutzererlebnisse einschränkt“. Stattdessen investiert das Unternehmen in Planner, Microsoft 365 Copilot und den neuen Project Manager-Agenten, um ein „intuitiveres, skalierbareres und kollaborativeres“ Projektmanagement-Tool zu entwickeln. Kurz gesagt: Microsoft lenkt die Kunden hin zu seinen neueren Cloud-nativen Tools (Project für das Web, Planner usw.), weshalb Project Online schrittweise eingestellt wird.
Wann wird Project Online eingestellt, und was bedeutet das?
Microsoft hat zwei wichtige Termine. Erstens: Am 1. Oktober 2025 endet der Verkauf von Project Online – danach werden keine neuen Lizenzen mehr verkauft. Zweitens: Am 30. September 2026 wird Project Online offiziell eingestellt. Ab diesem Tag ist es weder verfügbar noch wird es unterstützt. Das bedeutet konkret, dass Benutzer nach dem 30. September 2026 nicht mehr auf ihre Projekte oder Daten in Project Online zugreifen können.
Die Project Group (ein Microsoft-Partner) warnt: „Ihre Projekte und Daten werden dann nicht mehr zugänglich sein.“ Unternehmen müssen daher bis dahin alle Daten exportieren oder migrieren. Bis zum Abschalttermin können Bestandskunden Project Online wie gewohnt nutzen. Es empfiehlt sich jedoch, frühzeitig mit der Migration zu beginnen – Daten zu sichern und eine Ersatzlösung deutlich vor September 2026 zu testen.
Was hat sich geändert, seit Microsoft die Einstellung des Project Online angekündigt hat?
Microsofts Seite des Übergangs
Microsoft gab die offizielle Ankündigung am 5. September 2025 bekannt und bestätigte den 30. September 2026 als Datum der Einstellung des Dienstes. Seitdem haben sich drei Entwicklungen ergeben, die für alle, die noch einen Wechsel planen, von Bedeutung sind.
Zunächst einmal: Project für das Web wurde als eigenständiges Produkt eingestellt. Es wurde im August 2025 eingestellt, und die Nutzer wurden zu Planner für das Web und Planner in Teams migriert. Die aktuellen Planbezeichnungen lauten Planner Plan 1, Planner und Project Plan 3 sowie Planner und Project Plan 5.
Zweitens hat sich die Preisgestaltung für Microsofts eigene Lösung stabilisiert. Gemäß der US-Listenpreise kostet Planner Plan 1 10 US-Dollar pro Benutzer und Monat, Planner und Project Plan 3 kosten jeweils 30 US-Dollar (jährliche Zahlung). Plan 3 beinhaltet zusätzlich Baselines, kritischen Pfad, Vorlauf- und Nachlaufplanung sowie Project Desktop. Copilot in Planner erfordert das separate Microsoft 365 Copilot-Add-on für 30 US-Dollar pro Benutzer und Monat. Plan 5, den einige Kunden für das Portfoliomanagement mit Project Online erworben haben, wird nicht mehr auf der öffentlichen Preisseite von Microsoft Planner angezeigt.
Drittens wird das gesamte Ökosystem rund um Project Online eingestellt. AvePoint beispielsweise wird ab dem 1. Oktober 2026 keine Project Online-Backups und -Wiederherstellungen mehr durchführen. Alle Power BI-Berichte, die Daten vom Project Online OData-Endpunkt lesen, funktionieren ab dem 30. September nicht mehr, sofern sie nicht auf exportierte Daten oder eine alternative Datenquelle verweisen.
Welche Einschränkungen von Project Online sollten Teams zum Wechsel bewegen?
Project Online (und sein Nachfolger Project für das Web) weist einige Nachteile auf, die Alternativen attraktiv machen. Erstens sind die Benutzeroberfläche und das Freigabemodell komplex und Windows-zentriert, was Schulungen erfordert und die Zusammenarbeit in Echtzeit einschränkt. Zweitens hat Microsoft bei seinen neuen Online-Angeboten klassische Funktionen entfernt oder vereinfacht: So beschränkt Microsoft beispielsweise Project für das Web auf 3.000 Aufgaben und verzichtet auf erweiterte Funktionen wie mehrere Baselines, kritische Pfadbeschränkungen und umfangreiche benutzerdefinierte Felder.
Dies frustriert langjährige MS Project-Nutzer, die auf diese Funktionen angewiesen waren. Drittens erhält Project Online aufgrund der veränderten Ausrichtung von Microsoft keine wesentlichen Updates mehr und befindet sich praktisch im reinen Wartungsmodus. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass viele Teams Project als veraltet oder zu unflexibel empfinden und daher nach kostenloser PMO-Software oder flexibleren Planungstools suchen . (Nutzer haben angemerkt, dass die von Microsoft versprochenen KI-Tools, wie der Projektmanager-Agent, noch nicht alle Lücken im Projektalltag schließen.)
Was sollten Sie jetzt tun, da Project Online eingestellt wird?
Vorbereitung ist entscheidend. Microsoft empfiehlt, die Beteiligten umgehend zu informieren und die Dokumentation zu aktualisieren. Beginnen Sie am besten noch heute. Die fünf unten aufgeführten Produkte – darunter Celoxis, ClickUp, Trello, Teamwork und ProofHub – sind vielversprechende Kandidaten. Jedes bietet die Kernfunktionen von Microsoft Project (Gantt-Diagramme, Ressourcenverfolgung, Berichterstellung) auf moderneren, kollaborativen Plattformen. Viele bieten kostenlose Versionen oder Testzeiträume an, sodass Sie diese sofort testen können. Wie Microsoft in seinem Blog empfiehlt: „Planen Sie den Übergang umgehend“ und sichern Sie Ihre Daten. Ein Wechsel jetzt gewährleistet Kontinuität: Zum geplanten Ende der Laufzeit sind Sie bereits mit Ihrem neuen Tool vertraut und müssen nicht in letzter Minute nach einer Lösung suchen.
Liste der besten Online-Alternativen zu Microsoft Project
Celoxis – Projekt- und Portfoliomanagement-Plattform (PPM) für Unternehmen.
ClickUp – All-in-One-Tool für Arbeits- und Projektmanagement mit anpassbaren Arbeitsabläufen.
Trello – Einfaches visuelles Projekt- und Aufgabenmanagement mit Boards und Power-Ups.
Teamwork – Projektmanagement mit Zeiterfassung, Kundenportalen und Kollaborationstools.
ProofHub – All-in-One-Projektplanungs- und Kollaborationsplattform mit Gantt-Diagrammen.
Die 5 besten Alternativen zu Microsoft Project Online
#1 Empfohlene Wahl
Celoxis
Enterprise-Projekt- und Portfoliomanagement-Plattform
Punktzahl / 10
Wichtigste Vorteile
✔ Umfassende Projektsteuerung auf Portfolioebene
✔ Leistungsstarke Dashboards und Analysen
✔ Kompatibilität mit Microsoft Project-Dateien
✔ Ressourcen- und Kostenverfolgung gemeinsam
Überlegungen
✖ Anfängliche Lernkurve für neue Teams
Lesen Sie die vollständige Rezension
Celoxis ist eine leistungsstarke Enterprise-Lösung für Projekt- und Portfoliomanagement (PPM) mit Online-Oberfläche. Sie bietet leistungsfähige Planungstools ( Gantt-Diagramme , Ressourcenallokation etc.) sowie Portfolio-Dashboards, Zeit- und Kostenerfassung und erweiterte Berichtsfunktionen. Celoxis wurde für große Teams entwickelt und vereint Skalierbarkeit mit Benutzerfreundlichkeit: Es kann Tausende von Aufgaben in mehreren Projekten verwalten und bleibt dabei intuitiv bedienbar. Es unterstützt benutzerdefinierte Workflows und lässt sich in Hunderte von Anwendungen integrieren ( Jira , Azure DevOps , Slack, Google-Projektmanagement-Tools etc.), sodass Teams ihre Arbeit zentral an einem Ort verwalten können. Besonders wichtig: Celoxis unterstützt den Import von Microsoft Project-Dateien (MPP/XML) inklusive Aufgaben, Abhängigkeiten , Baselines und Zuweisungen und vereinfacht so die Migration von MS Project.
Das Celoxis-Dashboard zeigt die Portfolio-Performance und Ressourcennutzung in Echtzeit an
Wie geht Celoxis mit Großprojekten um?
Celoxis wurde speziell für Unternehmensportfolios entwickelt. PMO-Leiter können den Portfolio-Status in Echtzeit über anpassbare Dashboards einsehen und Ressourcen projektübergreifend optimal verteilen. Funktionen wie Risikomanagement , Zeit- und Budgetverfolgung sowie integrierte Buchhaltung gewährleisten die gleichzeitige Verwaltung von Finanzen und Zeitplänen. Anwender berichten, dass Celoxis durch die Aggregation von Projektdaten für mehr Transparenz sorgt und Teams so „vollständige Klarheit über Arbeitsbelastung , Zeitpläne und Fortschritt “ verschafft
Ist der Umstieg von MS Project einfach?
Ja – Celoxis wurde explizit als „hervorragende Alternative zu Microsoft Project“ entwickelt. Es bietet eine bidirektionale Synchronisierung mit MS Project und kann .mpp-Dateien nahtlos importieren. Die Benutzeroberfläche ist webbasiert (Windows ist nicht erforderlich), viele vertraute Konzepte lassen sich jedoch übertragen. Projektmanager können in der Praxis häufig Gantt-Diagramme und Aufgabenstrukturen aus ihren MPP-Dateien mit minimalem Anpassungsaufwand weiterverwenden. Dank der starken Microsoft-Integration von Celoxis erhalten Sie die Vorteile beider Systeme, wenn Sie eine moderne Plattform nutzen möchten.
Warum besser als MS Project
Celoxis gilt weithin als überlegene Lösung für die Anforderungen des Projektmanagements in modernen Unternehmen. Im Gegensatz zu Project Onlines starrer, prozessorientierter Struktur bietet Celoxis mehr Flexibilität und fördert die Zusammenarbeit – es ist webbasiert und für die Echtzeit-Teamarbeit konzipiert. So ermöglichen beispielsweise die Dashboards und interaktiven Berichte von Celoxis eine sofortige Portfolio-Transparenz, die MS Project Online nicht bot. Dank der bidirektionalen Synchronisierung mit MS Project gehen keine vorhandenen Daten verloren. Anwender loben die leistungsstarken Tracking-Funktionen und die individuell anpassbaren Dashboards als zentrale Stärken.
Portfolioübersicht in Celoxis mit Projektstatus, Risiken und Budgetverfolgung
Preisgestaltung: Der Cloud-Tarif von Celoxis beginnt bei 10 US-Dollar pro Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) für die Core Edition. Höhere Tarife (Essentials, Professional, Business) bieten zusätzliche Funktionen wie erweiterte Sicherheit, Projektaufnahme und Abrechnung und kosten bis zu ca. 45 US-Dollar pro Nutzer. Es gibt auch eine On-Premise-Version mit individueller Preisgestaltung. In allen Tarifen sind Lizenzen für Teammitglieder günstiger, und Lesezugriffe sind kostenlos.
Rezensionen: Nutzer loben Celoxis durchweg für seine leistungsstarke Projektverfolgung und die übersichtlichen Dashboards. Häufige positive Aspekte: Celoxis bewältigt reale Projektherausforderungen mit hervorragenden Kollaborationsfunktionen und bietet ähnliche Funktionen wie MS Project, jedoch ohne dessen Komplexität.
Celoxis Produktvorführung
Sehen Sie, wie Celoxis in einer realen Projektumgebung funktioniert
#2 Alternative Option
ClickUp
All-in-One-Arbeitsmanagementplattform
Punktzahl / 10
Wichtigste Vorteile
✔ Mehrere Projektansichten, darunter Liste, Board, Gantt-Diagramm und Kalender
✔ Integrierte Kollaborationsfunktion mit Chat und Kommentaren
✔ Integrierte Dokumente, Dashboards und Zeiterfassung
✔ KI-Assistent für Aufgabenerstellung und Planung
Überlegungen
✖ Die funktionsreiche Benutzeroberfläche erfordert möglicherweise eine anfängliche Einarbeitungszeit
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ClickUp ist eine umfassende Projektmanagement-Plattform, die Aufgaben, Dokumente, Ziele und Chat vereint. Sie unterstützt verschiedene Projektansichten (Liste, Board/Kanban, Gantt, Kalender) und bietet integrierte Zeiterfassung und Dashboards. Dank ihrer Flexibilität und des großen Funktionsumfangs eignet sich ClickUp für einfache Aufgabenlisten ebenso wie für komplexe Projektpläne. Zudem verfügt die Plattform über Machine-Learning-Funktionen (einen KI-Assistenten), die die Schätzung von Aufwand und die Aufgabenerstellung automatisieren. ClickUp ist cloudbasiert, sodass alle Teammitglieder (auch Remote- oder funktionsübergreifende Teams) stets die aktuellsten Projektinformationen einsehen können.
Warum besser als MS Project
ClickUps moderne, benutzerfreundliche Oberfläche ist ein entscheidender Vorteil. Sie ermöglicht es auch Teammitgliedern ohne Projektmanagement-Erfahrung, Aufgaben problemlos zu aktualisieren, während die Oberfläche von MS Project auf Spezialisten ausgerichtet war. ClickUp bietet Echtzeit-Zusammenarbeit (Kommentare, E-Mail-Integration und Chat), im Gegensatz zu Project Online, das keinen integrierten Team-Chat bot. ClickUp zentralisiert zudem alle Daten – Benutzer können Dokumente, Tabellen und Daten in Aufgaben einbetten und so Datensilos aufbrechen. Besonders wichtig: Die KI-Funktionen von ClickUp tragen dazu bei, präzisere Zeitpläne ohne manuelle Vergleiche der Ausgangswerte zu erstellen. Kurz gesagt: ClickUp bietet die volle Planungsleistung von MS Project plus die Vorteile moderner Arbeitsabläufe.
Preisgestaltung: ClickUp bietet eine kostenlose Version mit großzügigen Limits. Der Unlimited-Tarif kostet 7 US-Dollar pro Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung), der Business-Tarif 12 US-Dollar pro Nutzer. Die monatliche Abrechnung ist etwas teurer, und es sind zusätzliche Tarife für Unternehmen verfügbar.
Rezensionen: Rezensenten heben die extreme Anpassbarkeit und Flexibilität von ClickUp hervor. Nahezu jede Funktion lässt sich aktivieren oder an die jeweiligen Arbeitsabläufe anpassen. Nach kurzer Einarbeitungszeit kann ClickUp mehrere Tools ersetzen, allerdings kann die Plattform für neue Nutzer anfangs eine gewisse Lernkurve erfordern.
#3 Alternative Option
Trello
Visuelles Kanban-Projektmanagement-Tool
Punktzahl / 10
Wichtigste Vorteile
✔ Extrem einfache Drag-and-Drop-Oberfläche
✔ Visueller Kanban-Workflow für agile Teams
✔ Schneller Einstieg ohne Schulung
✔ Flexible Leistungssteigerungen für Automatisierung und Berichtswesen
Überlegungen
✖ Eingeschränkte erweiterte Projekt- und Portfoliomanagementfunktionen
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Trello ist ein visuelles Aufgabenmanagement-Tool, das auf Boards und Karten basiert. Es bietet eine sehr einfache Drag-and-Drop-Oberfläche: Jedes Projekt ist ein Board, Aufgaben sind Karten und Listen repräsentieren die einzelnen Arbeitsschritte. Trello ist benutzerfreundlich und ermöglicht einen schnellen Einstieg. Zwar bietet es standardmäßig nicht alle umfangreichen Projektmanagement-Funktionen von MS Project, deckt aber die wichtigsten Funktionen (Aufgabenerstellung, Fälligkeitstermine, Anhänge) in einem intuitiven Format ab. Darüber hinaus lassen sich mit den Trello Power-Ups (Integrationen) bei Bedarf Gantt-Diagramme, Automatisierungen oder Berichte hinzufügen.
Warum besser als MS Project
Trellos Stärke liegt in seiner Einfachheit. Für Teams, die von Project Online wechseln, eignet sich Trello für die grundlegende Projektplanung ohne komplexe Vorlagen. Jeder kann Trello innerhalb weniger Minuten nutzen (keine umfangreiche Schulung erforderlich). Die visuellen Kanban-Boards sind ideal für agile oder Rapid-Development-Projekte. Im Gegensatz zu den starren Zeitplänen von MS Project ermöglicht Trello schnelle Iterationen. Obwohl Trello nicht so viele Funktionen wie Celoxis oder Teamwork bietet, deckt es mit seinem soliden Gratis-Tarif die Bedürfnisse eines kostenlosen PMO ab. Viele Unternehmen nutzen Trello für Marketingpläne, Redaktionskalender und die teamübergreifende Koordination – hier ist ein einfaches und dennoch flexibles Tool optimal.
Preisgestaltung: Trello bietet einen umfangreichen Gratis-Tarif (bis zu 10 Boards pro Workspace). Die kostenpflichtigen Tarife beginnen bei 5 US-Dollar pro Nutzer/Monat für Standard, Premium bietet zusätzlich Zeitleisten- und Dashboard-Ansichten, und Enterprise-Tarife unterstützen große Organisationen.
Rezensionen: Nutzer loben durchweg die einfache Bedienung und die visuelle Oberfläche von Trello. Es wird allgemein für seinen intuitiven Drag-and-Drop-Workflow und die schnelle Akzeptanz geschätzt, allerdings können sehr große Projekte mit der Zeit unübersichtlich werden.
#4 Alternative Option
Teamarbeit
Kundenorientierte Projektmanagementplattform
Punktzahl / 10
Wichtigste Vorteile
✔ Integrierte Zeiterfassung und Abrechnung
✔ Kundenportal und Kollaborationstools
✔ Übersichtliche Dashboards für optimale Workload-Transparenz
✔ Portfolio- und Meilensteinverfolgung
Überlegungen
✖ Viele Funktionen erfordern möglicherweise eine Einarbeitungszeit
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Teamwork (ehemals Teamwork Projects) ist ein umfassendes Projektmanagement-Tool, das häufig von Agenturen und Beratungsunternehmen genutzt wird. Es beinhaltet Aufgaben- und Meilensteinmanagement, Zeiterfassung, Budgetierung und Abrechnung. Teamwork bietet Listen-, Board-, Gantt- und Portfolioansichten. Dank integrierter Kundenportale und Rechnungsmodule ist es einzigartig unter den Projektmanagement-Tools. Kurz gesagt: Teamwork deckt Projektdurchführung und Kundenauslieferung ab – alles in einer einzigen Anwendung.
Warum besser als MS Project
Teamwork setzt auf Transparenz und Zusammenarbeit. Die Dashboards und Berichte bieten Teams volle Übersicht über Arbeitsbelastung, Zeitpläne und Fortschritte – ein Feature, das von Prüfern besonders geschätzt wird. Da die Plattform webbasiert ist, können alle Beteiligten, auch nicht-technische Teammitglieder und Kunden, problemlos auf Projektinformationen zugreifen. Teamwork integriert nativ Zeiterfassung und Kostenverfolgung, Bereiche, in denen MS Project Online Add-ons benötigt. Die Einarbeitung ist einfacher, und Teams sehen sofort, wer was tut, ohne sich mit veralteten Benutzeroberflächen auseinandersetzen zu müssen. Für Unternehmen, die Kundenprojekte betreuen, deckt Teamwork Projekte, Ressourcen, Finanzen und Kunden auf einer einzigen Plattform ab.
Preisgestaltung: Teamwork bietet einen kostenlosen Tarif für kleine Teams an. Die kostenpflichtigen Tarife beginnen bei ca. 10,99 $ pro Nutzer/Monat und reichen bis hin zu Agenturtarifen mit Abrechnungs- und Kundenverwaltungsfunktionen.
Rezensionen: Nutzer loben Teamwork für die Transparenz und die klare Planung. Viele beschreiben es als eine Lösung, die komplexe Projektkoordination in einen übersichtlichen und überschaubaren Arbeitsablauf umwandelt und gleichzeitig einen starken Kundensupport bietet.
#5 Alternative Option
ProofHub
All-in-One-Plattform für Projektplanung und Zusammenarbeit
Punktzahl / 10
Wichtigste Vorteile
✔ Pauschalpreis für unbegrenzte Nutzer
✔ Integrierte Korrektur- und Kollaborationswerkzeuge
✔ Gantt-Diagramme und Kanban-Boards enthalten
✔ Zentralisierte Kommunikation und Aufgabenaktualisierungen
Überlegungen
✖ Weniger fortschrittliche Projektmanagementfunktionen für Unternehmen
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ProofHub ist ein umfassendes Projektplanungs- und Kollaborationstool. Es bietet Aufgabenmanagement, Gantt-Diagramme, Kanban-Boards, integrierte Dokumentenprüfung und Zeiterfassung. Alles ist zentralisiert – beispielsweise finden Design-Reviews und Aufgabenaktualisierungen an einem Ort statt. Ungewöhnlich ist, dass ProofHub eine feste Teamgebühr anstatt pro Nutzer berechnet, was insbesondere für größere Gruppen kostengünstig sein kann.
Warum besser als MS Project
ProofHub vereinfacht die oft komplexen Abläufe in Project Online. Dank des Festpreises können beliebig viele Nutzer ohne zusätzliche Kosten beitreten. Es vereint verschiedene Projektmanagement-Funktionen wie Chat, Dateifreigabe, Notizen und Gantt-Diagramm in einer einzigen intuitiven Benutzeroberfläche. Besonders hilfreich für kreative Projekte sind die Funktionen zum Korrekturlesen und Diskutieren. ProofHub ist cloudbasiert und ideal für Teams, die unkompliziert zusammenarbeiten und sich schnell einarbeiten möchten.
Preisgestaltung: ProofHub bietet eine eingeschränkte Gratisversion an. Die Vollversionen beginnen bei ca. 50 US-Dollar pro Monat bei jährlicher Abrechnung und unbegrenzter Nutzerzahl.
Rezensionen: Nutzer loben ProofHub durchweg für seine Benutzerfreundlichkeit und die zentrale Kollaboration. Viele Teams empfinden es als gelungene Balance zwischen Einfachheit und Funktionalität im Vergleich zu herkömmlichen Projektmanagementsystemen.
Kurzantworten: Projekt Online – Fragen, die Menschen laut stellen
Wann wird Microsoft Project Online abgeschaltet?
Microsoft Project Online wird am 30. September 2026 eingestellt. Nach diesem Tag können Sie Ihre Projekte, Zeitpläne oder Stundenzettel in dem Dienst nicht mehr öffnen. Exportieren Sie daher alles, was Sie benötigen, vorher.
Kann ich Project Online noch kaufen?
Nein. Microsoft hat den Verkauf von reinen Project Online-Abonnements an Neukunden am 1. Oktober 2025 eingestellt. Bestandskunden können seit dem 1. April 2026 keine neuen Mandanten mehr erstellen.
Was ist der beste Ersatz für Project Online?
Das hängt davon ab, wofür Sie es verwenden. PMOs, die auf Portfolio-Dashboards, Ressourcenpools und Finanz-Tracking angewiesen sind, benötigen in der Regel eine umfassende PPM-Plattform wie Celoxis. Teams, die lediglich Aufgaben verfolgen, können oft mit einem schlankeren Tool wie Trello oder ClickUp auskommen.
Was passiert, wenn ich die Frist für das Online-Projekt verpasse?
Ihre Project Online-Daten sind dann nicht mehr zugänglich, und Microsoft hat keine Kulanzfrist angekündigt. Auch Backup-Tools von Drittanbietern, die auf Project Online basieren, funktionieren nicht mehr. Behandeln Sie daher den 30. September als letzten Tag, um Ihre Daten zu sichern.
Welche Project Online-Alternative kann meine MPP-Dateien importieren?
Celoxis importiert Microsoft Project-Dateien in den Formaten MPP und XML, einschließlich Aufgaben, Abhängigkeiten, Baselines und Ressourcenzuordnungen. Dadurch können Sie Terminpläne verschieben, ohne sie manuell neu erstellen zu müssen.
| Werkzeug | Optimale Passform | Terminplanung & PPM-Tiefe | Preismodell | Einsatz | MS Project-Dateiimport | Migrationskomplexität von Project Online |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Celoxis | Enterprise PMOs, Portfolio- und Ressourcenmanagement | Vollständiges Gantt-Diagramm, Abhängigkeiten, Baselines, Portfolio-Dashboards, Ressourcenzuweisung, Zeit- und Kostenaufwand, Finanzdaten | Pro Nutzer; Basisversion ab 10 $/Nutzer/Monat (jährlich), höhere Pakete bis zu ca. 45 $; kostenlose Leseversionen | Cloud (US-amerikanisches oder europäisches Rechenzentrum) oder On-Premise | Ja: MPP und XML, einschließlich Aufgaben, Abhängigkeiten, Baselines und Zuweisungen | Niedrig bis mittel: Zeitpläne werden direkt importiert; benutzerdefinierte Felder und Berichte müssen zugeordnet werden |
| ClickUp | Funktionsübergreifende Teams, die einen gemeinsamen Arbeitsbereich wünschen | Gantt-Diagramme, Abhängigkeiten, Dashboards; schlankere Portfolio- und Ressourcensteuerung | Pro Nutzer; Unbegrenzt 7 $, Business 12 $ (jährlich); KI 9 $ oder 28 $ zusätzlich pro Nutzer | Wolke | CSV-/Tabellenkalkulationsmethode; native MPP-Unterstützung beim Anbieter bestätigen | Mittel bis hoch: Das Datenmodell weicht von PWA ab; das Portfolio-Reporting muss neu erstellt werden |
| Trello | Kleine Teams, einfache Kanban-Workflows | Boards und Karten; Zeitleistenansicht in der Premium-Version; keine native Ressourcen- oder Portfolioverwaltung | Pro Benutzer; Standard 5 $, Premium 10 $, Enterprise 17,50 $ (jährlich) | Wolke | Kein nativer MPP-Import; CSV oder Power-Ups | Hohe Qualität für PMOs: Nur für die Aufgabenverfolgung geeignet, nicht für unternehmensweite Terminpläne |
| Teamwork.com | Agenturen und Kundenservicefirmen | Gantt-Diagramm, Arbeitsbelastung, Zeitbudgets, Honorarvorschüsse, Rechnungsstellung | Pro Benutzer; Basics 9,99 $, Accelerate 24,99 $, Optimize custom (jährlich) | Cloud (Hosting in den USA oder der EU) | Beim Anbieter nachfragen | Mittel: Stark für abrechenbare Leistungen; die Funktionen des Unternehmensportfolios variieren je nach Tarif |
| ProofHub | Teams, die Festpreise und Korrekturlesen wünschen | Gantt-Diagramm, Kanban, Zeiterfassung, Korrekturlesen; PPM für Unternehmen mit begrenztem Umfang | Pauschalpreis; Essential 45 $/Monat, Ultimate Control 89 $/Monat Einführungspreis, danach 135 $/Monat (jährlich) | Wolke | Beim Anbieter nachfragen | Mittel bis hoch: Portfolio-, Ressourcen- und Finanzdaten erfordern Workarounds |
| Microsoft Planner (Plan 3), als Referenz | Microsoft 365-zentrierte Teams | Baselines, kritischer Pfad, Vorlauf und Nachlauf, Project Desktop | Pro Nutzer; Tarif 1 10 $, Tarif 3 30 $ (jährlich) | Wolke | Über Project Desktop | Mittel: Vertraute Benutzeroberfläche, aber die Portfolio-Funktionen der PWAs lassen sich nicht eins zu eins abbilden |
| Project Server SE, als Referenz | Organisationen, die Microsoft PPM lokal benötigen | Kommt dem Funktionsumfang von Project Online am nächsten | Server- und CAL-Lizenzierung | Vor Ort / selbstverwaltet | Ja | Mittel bis hoch: Erfordert Infrastruktur, SharePoint Server- und Administratorkenntnisse |
Checkliste für die Migration
Checkliste für die Online-Migration von Project Online: Sechs Phasen von der Bewertung bis zum Go-Live
Nutzen Sie diese Checkliste, egal ob Sie Monate im Voraus beginnen oder sich in den letzten Wochen befinden. Phase 1 und 4 sind bei Zeitmangel unverzichtbar.
Phase 1: Bewertung
Ziel: Genau wissen, was man hat, bevor irgendetwas passiert.
- Listen Sie alle PWA-Websites in Ihrem Tenant auf. Ein Administrator kann PWA-fähige Websites mithilfe des SharePoint Online PowerShell-Moduls identifizieren. windowsforum
- Aktive, abgeschlossene und Vorlagenprojekte inventarisieren und regulierte oder geprüfte Projekte kennzeichnen, die eine langfristige Aufbewahrung erfordern.
- Erfassen Sie unternehmensspezifische benutzerdefinierte Felder, Nachschlagetabellen, Kalender, den unternehmensweiten Ressourcenpool und Zeiterfassungszeiträume.
- Erfassen Sie alle nachgelagerten Abhängigkeiten: Power BI-Berichte, OData-Feeds, Power Automate-Flows und Integrationen.
- Verknüpfte SharePoint-Projektwebsites separat inventarisieren (Dokumente, Probleme, Risiken, Ergebnisse, Berechtigungen).
Ausgabe: Ein Migrationsinventar mit einem Verantwortlichen und einer Priorität für jedes Element.
Phase 2: Anbieterbewertung
Ziel: Die Plattform auswählen, die am besten zu den tatsächlichen Arbeitsabläufen Ihres PMO passt.
- Notieren Sie die Project Online-Funktionen, die Ihre Teams jede Woche genutzt haben, nicht die vollständige Funktionsliste.
- Bewerten Sie die Kandidaten anhand der Terminplanung, der Ressourcenzuweisung, des Portfolio-Reportings, der Finanzdaten, des MPP-Imports, der Integrationen, der Sicherheit und der Bereitstellungsoptionen.
- Vergleichen Sie die Gesamtkosten für Ihre tatsächliche Nutzerstruktur: Vollnutzer, Teammitglieder und Nutzer mit Lesezugriff.
- Bitten Sie jeden Anbieter, während der Demo eine Ihrer echten MPP-Dateien zu importieren.
Ergebnis: Eine Vorauswahl von ein oder zwei Tools und eine endgültige Auswahl. Unser Leitfaden für PPM-Software erläutert die Bewertungskriterien detaillierter.
Phase 3: Pilotversuche
Ziel: Das neue Tool anhand realer Daten erproben, bevor es für alle verfügbar ist.
- Importieren Sie drei bis fünf repräsentative Projekte: ein einfaches, ein komplexes und ein projektübergreifendes Projekt.
- Prüfen Sie, ob Abhängigkeiten, Baselines und Ressourcenzuweisungen den Import überstanden haben.
- Überarbeiten Sie die zwei oder drei Berichte, auf die sich Führungskräfte am meisten verlassen.
- Sammeln Sie Feedback von einem Projektmanager, einem Teammitglied und einem Portfolioverantwortlichen.
Ergebnis: Eine Pilotfreigabe und eine Liste der zu behebenden Mängel vor der vollständigen Migration.
Phase 4: Datenmigration
Ziel: Alles erhalten, dann nur das mitnehmen, was man braucht.
- Führen Sie das Microsoft -Skript „ExportProjectUserContent“ für jede PWA-Website aus. Dazu benötigen Sie eine Project Online Premium- oder Professional-Lizenz und den mit der Instanz verbundenen Project Online-Desktopclient. Standardmäßig werden 27 funktionsbezogene JSON-Dateien zurückgegeben.
- Speichern Sie jedes aktive Projekt als MPP und XML vom Projekt-Desktop.
- Exportieren Sie OData-Berichtstabellen (Projekte, Aufgaben, Zuordnungen, zeitphasenbezogene Daten, Stundenzettel) in eine CSV-Datei oder eine Datenbank.
- SharePoint-Projektwebsiteinhalte separat archivieren.
- Bewahren Sie das vollständige Archiv an einem kontrollierten Ort auf und überprüfen Sie die Anzahl der Datensätze anhand Ihres Phase-1-Inventars.
- Importieren Sie aktive Projekte in die neue Plattform und verweisen Sie Power BI-Berichte auf die neue Datenquelle.
Ausgabe: Ein validiertes Archiv sowie Live-Projekte, die im neuen Tool laufen.
Phase 5: Benutzerschulung
Ziel: Das neue Tool soll vom ersten Tag an zur Standardarbeitsweise werden.
- Schulung nach Rolle: PMO-Administratoren, Projektmanager, Teammitglieder, Führungskräfte.
- Erstellen Sie kurze Anleitungen für die fünf häufigsten Aufgaben, wie z. B. das Aktualisieren des Fortschritts oder das Einreichen von Stundenzetteln.
- Nominieren Sie in jeder Abteilung einen Champion.
- Nutzen Sie Herstellerschulungen und Fernwartungsdienste .
Ergebnis: Alle aktiven Benutzer sind geschult und in der Lage, Kernaufgaben zu erledigen.
Phase 6: Go-live
Ziel: Saubere Umschaltung und Vermeidung von Doppeleingaben.
- Wählen Sie einen Umstellungstermin, idealerweise an einer Berichtsperiode oder Phasenübergangsgrenze.
- Die Aktualisierungen in Project Online einfrieren und einen abschließenden Export durchführen.
- Kündigen Sie den Wechsel an und teilen Sie mit, wo man Hilfe erhält.
- Überwachen Sie die Akzeptanz und die Datenqualität in den ersten 30 Tagen.
- Alte Integrationen sollten außer Betrieb genommen und die Vollständigkeit des Archivs vor dem 30. September bestätigt werden.
Ergebnis: Eine zentrale Informationsquelle für Projekt-, Ressourcen- und Portfolioberichte.
Wenn Sie weniger als 30 Tage Zeit haben
Kehren Sie die Prioritäten um: Archivieren Sie zuerst, migrieren Sie anschließend. Schließen Sie Phase 1 an einem Tag ab und fahren Sie dann direkt mit den Exportschritten in Phase 4 für jede PWA-Website und jede SharePoint-Projektwebsite fort. Sobald Ihre Daten außerhalb von Project Online gesichert sind, können Sie nach dem Stichtag Anbieterbewertungen und Pilotprojekte durchführen, ohne Datenverlust. Sprechen Sie mit unserem Team über den Import Ihrer exportierten MPP-Dateien.
Glossar
Schlüsselbegriffe und Technologien bei einer Online-Migration
Project Online: Der Cloud-Projektportfoliomanagement-Service von Microsoft, der auf SharePoint Online basiert und über die Project Web App aufgerufen wird.
Project Web App (PWA): Die Browserschnittstelle für Project Online, die für Projektzentren, Ressourcenzentren, Stundenzettel und Portfolioansichten verwendet wird.
Microsoft Planner: Die aktuelle Projektmanagement-App von Microsoft. Premium-Abonnements beinhalten jetzt die Funktionen, die zuvor in Project für das Web verfügbar waren.
Project for the web: Ein auf Dataverse basierendes Microsoft-Projekttool, das im August 2025 eingestellt und in Planner integriert wurde.
Project Server Subscription Edition (SE): Microsofts lokaler Projektserver, der weiterhin unterstützt wird und die größte Ähnlichkeit von Microsoft mit Project Online aufweist.
Project Desktop: Der Windows-Client (Project Standard oder Professional 2024 oder im Lieferumfang von Planner und Project Plan 3 enthalten). Er wird nicht eingestellt.
Dynamics 365 Project Operations: Die projektbasierte Serviceanwendung von Microsoft kombiniert Projektmanagement, Ressourcenplanung und Finanzwesen.
OData-Feed: Die Reporting-API von Project Online wird für Tools wie Power BI und Excel bereitgestellt.
CSOM (Client-Side Object Model): Die Programmierschnittstelle, die für den Massenexport von Projekten über PowerShell verwendet wird.
ExportProjectUserContent: Microsofts PowerShell-Skript zum Exportieren von Benutzer- und Projektdaten von PWA-Websites.
MPP- und XML-Dateien: Das native Dateiformat von Microsoft Project und sein XML-Austauschformat, das zum Übertragen von Zeitplänen zwischen verschiedenen Tools verwendet wird.
Enterprise-Ressourcenpool: Die gemeinsame Liste der Personen und Ressourcen, die projektübergreifend zugeordnet sind.
Unternehmensweite benutzerdefinierte Felder: Felder für Status, Priorität, Kostenstelle und ähnliche Attribute. Deren Neuzuordnung ist oft am zeitaufwändigsten.
Baseline: Eine gespeicherte Momentaufnahme eines Terminplans, die zur Messung von Abweichungen verwendet wird. Mehr zu Projektbaselines.
Kritischer Pfad: Die längste Kette voneinander abhängiger Aufgaben, die den Fertigstellungstermin des Projekts festlegt.
PPM, SPM und APMR stehen für Projektportfoliomanagement, strategisches Portfoliomanagement und die von Gartner definierte Kategorie für adaptives Projektmanagement und Reporting. Alle drei bezeichnen die Softwareklasse, die Project Online auf Unternehmensebene ablöst.
Microsoft 365 Copilot und Project Manager Agent: Die KI-Assistenten von Microsoft für Planner, die als separates Add-on verkauft werden.
Microsoft Entra ID und SSO: Identitäts- und Single-Sign-On-Dienste, die Sie beim Verbinden eines neuen Tools mit Ihrer Microsoft 365-Umgebung überprüfen sollten.
Abschluss:
Die Abschaltung von Microsoft Project Online stellt sowohl eine Herausforderung als auch eine Chance dar. Microsoft empfiehlt zwar Planner und Project Server als interne Nachfolger, doch diese neuen Tools haben Vor- und Nachteile. Unabhängige Alternativen wie Celoxis bieten oft umfassendere PPM-Funktionen mit moderner Benutzeroberfläche. Durch Evaluierung von Optionen wie Celoxis, ClickUp, Trello, Teamwork oder ProofHub können Unternehmen Unterbrechungen vermeiden und eine Lösung wählen, die zu ihrem Workflow und Budget passt. Jede der genannten Alternativen deckt die Grundlagen der Projektplanung ab (einschließlich Gantt-Diagramme, Ressourcenplanung und Reporting) und bietet in vielen Fällen flexiblere oder kollaborativere Modelle als Project Online. Planen Sie Ihre Migration frühzeitig, vergleichen Sie die Tools mit Ihren Anforderungen und stellen Sie sicher, dass Ihr Team rechtzeitig vor der Abschaltung im Jahr 2026 geschult ist. Mit der richtigen Alternative erhalten Sie ein modernes, flexibles Projektmanagement-Erlebnis, das die Nachteile der alten Project Online-Plattform vermeidet.
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