38%

Augmentation de la productivité des gestionnaires

$784K

Économies annuelles

100%

Adoption par les utilisateurs

Assistance à la connexion

À propos de Connect Assist


Connect Assist est une organisation basée dans le sud du Pays de Galles, au Royaume-Uni, qui fournit des lignes d'assistance spécialisées, des services numériques et des services de conseil en ligne aux organisations caritatives, du troisième secteur et du secteur public.

Depuis 2006, l'entreprise a apporté une contribution importante à la communauté locale et a contribué à créer une différence positive durable dans la vie des gens.

Leurs défis


AvantCeloxis, Connect Assist utilisait Microsoft Project et Trello pour la gestion de l'ensemble de la réalisation de leurs projets. Microsoft ProjectLes équipes de la Commission européenne, qui n'ont pas pu s'intégrer à Trello et qui n'ont pas pu partager facilement les plans de projet entre elles, se sont retrouvées dans une situation difficile. Le nombre de clients ayant commencé à augmenter rapidement, le volume de tâches et la transparence sont devenus leur plus grand défi, car il devenait de plus en plus difficile de respecter les délais, de suivre les progrès et de communiquer sur un certain nombre de plateformes.

Leurs principaux défis étaient les suivants :


Mauvaise gestion des tâches

Les équipes ne disposaient pas d'un moyen efficace pour savoir ce qu'il y avait dans leur assiette et mettre à jour l'avancement des travaux. Et, en raison du volume des projets, ils n'ont pas pu consacrer autant de temps aux projets de grande valeur et aux projets clés. La qualité du travail a commencé à souffrir en raison d'une mauvaise gestion des tâches.

Délais non respectés

L'utilisation de différents outils a rendu difficile la recherche de données correctes et la mise à jour des projets par les différentes parties prenantes. Ils n'avaient aucun moyen de tirer des rapports, donc il n'y avait aucun moyen de savoir combien de projets ils faisaient, qui les faisait et quels étaient les progrès. L'absence d'une approche globale de la gestion des projets a entraîné un manque important de visibilité sur l'état d'avancement des projets, ce qui a entraîné de fréquentes erreurs et des retards dans les dates de livraison.

Suivi des ressources

Les ressources devenaient également difficiles à suivre. Les gestionnaires n'avaient pas de visibilité sur l'utilisation des ressources. Ils ne pouvaient tout simplement pas voir où les ressources étaient allouées et où elles devaient être engagées. Avec peu ou pas de visibilité sur les projets et les tâches, les ressources étaient gaspillées et les efforts étaient souvent doublés. Cela prenait beaucoup de temps et la productivité a commencé à baisser.

Suivi des questions

Dans le cadre des projets d'assistance téléphonique et de CRM, il était crucial de disposer d'un système efficace de suivi des problèmes. Mais ni Microsoft Projectl'un ni l'autre n'a pu aider les équipes de Connect Assist à surveiller et à suivre les problèmes en un seul endroit. Ils ne pouvaient tout simplement pas suivre et gérer les problèmes signalés par leurs équipes et leurs clients. La communication entre plusieurs tableurs, courriers électroniques et autres plateformes ne faisait qu'empirer les choses. Le sentiment d'urgence des questions se perdait et la transition entre les différentes équipes devenait un cauchemar.

Pourquoi Celoxis?

Lorsque Connect Assist a commencé à chercher un outil de gestion de projet plus complet, ils cherchaient principalement un système multi-utilisateurs basé sur le cloud qui simplifierait la gestion de leurs projets, des ressources et des questions liées aux projets. Ils souhaitaient également que l'outil permette à leurs différentes parties prenantes de se connecter et de consulter l'avancement du projet en temps réel. Lorsqu'ils ont évalué Celoxis par rapport à certains autres outils disponibles sur le marché, la fonctionnalité que Celoxis a été le plus grand gagnant, aucun autre outil n'a vraiment concurrencé les capacités que Celoxis offert.

Ils ont choisi Celoxispour les raisons suivantes :

  1. Celoxis était une solution basée sur le cloud et le web qui pouvait héberger en toute sécurité toutes les données de leur projet.
  2. Avec Celoxis, ils disposaient d'un lieu central où toutes les parties prenantes et les équipes pouvaient communiquer, établir un calendrier et traiter les problèmes ensemble.
  3. Celoxis les a aidés à établir des priorités et a permis à leurs équipes de passer du temps là où c'était nécessaire.
  4. Celoxis avait toutes les capacités que Connect Assist recherchait - Gantt interactif, tableau de charge des ressources, feuilles de temps hebdomadaires, suivi des problèmes, mise à jour de l'avancement des tâches, téléchargement de fichiers et partage des plans de projet.
  5. Celoxis a également permis à l'équipe de se libérer de tâches fastidieuses et redondantes et de consacrer plus de temps aux activités et aux résultats réels du projet.
  6. Grâce Celoxisà une solide infrastructure de reporting, ils ont pu rendre compte avec précision du temps passé sur les projets et les tâches afin de mesurer l'efficacité et la marge.
  7. Celoxis a été proposé à un prix compétitif pour toutes les capacités et la flexibilité qu'il offrait.

Une citation de l'entrevue


“Celoxis est un excellent outil de gestion de projets et de ressources, et de suivi des problèmes. Nous utilisons Celoxis pour presque tous les aspects de notre travail quotidien. Celoxis est devenu une bouée de sauvetage pour notre entreprise".

Stephen Pickett

- Stephen Pickett, directeur des services professionnels, Connect Assist

Citation

Comment Celoxisrésoudre leurs problèmes d'affaires


Sans Celoxiscela, les équipes de Connect Assist ont dû relever un véritable défi pour s'assurer que leurs projets respectent les délais.

Il les a notamment Celoxisaidés :

  1. Permettre aux parties prenantes internes de participer et de voir l'avancement du projet et de surveiller les risques éventuels.
  2. Permettre aux clients d'accéder à un portail client gratuit où ils pourraient obtenir des mises à jour en temps réel sur leurs projets et collaborer avec les équipes de projet.
  3. Permettre aux cadres de suivre le temps passé sur les projets des clients et de mesurer l'efficacité des ressources et les marges des projets.
  4. Planification efficace des ressources en fonction de leur disponibilité.
  5. Utilisation des dépenses pour suivre les coûts du projet liés aux équipements, aux frais juridiques et autres frais de déplacement.
  6. Le diagramme de Gantt visuellement interactif qui gère automatiquement le calendrier des projets et donne des dates de fin de projet réalistes.
  7. Les feuilles de temps hebdomadaires et les chronomètres qui ont permis à leurs équipes de suivre le temps avec précision.
  8. Système intégré de suivi des problèmes qui leur permet de saisir, de suivre et de résoudre les problèmes tout au long du processus de développement. Cette source unique de vérité pour tous les types de problèmes a permis à leurs équipes d'établir des priorités par rapport aux objectifs globaux, tout en offrant continuellement une valeur ajoutée à leurs clients.
  9. Éliminer les plateformes multiples et utiliser un seul système pour gérer toutes leurs activités et processus de gestion de projet.

Qu'est-ce qui leur plaît Celoxis?


Connect Assist est Celoxisun système robuste et complet qui leur permet d'améliorer l'efficacité des projets et d'optimiser l'ensemble de leur chaîne de valeur. Il a également été facile à mettre en œuvre, facile à utiliser et peu coûteux, ce qui en fait un investissement à faible risque.

Parmi les principales Celoxisfonctionnalités dont bénéficie Connect Assist, citons


Alertes d'échéance

Grâce aux alertes de date limite et autres indicateurs de santé du calendrier, les gestionnaires peuvent s'assurer que les projets sont livrés à temps.

Tableau de charge des ressources

Le diagramme de la charge de travail des ressources entre les projets permet aux responsables d'identifier les goulets d'étranglement des ressources et de voir rapidement la quantité de travail de chaque membre de l'équipe et la capacité dont il dispose pour assumer des tâches supplémentaires.

Portail client gratuit

Le portail client gratuit permet à leurs clients de se connecter et de consulter l'état d'avancement des projets en temps réel et également de collaborer avec les équipes.

Rapports Gantt partageables

Les gestionnaires peuvent facilement créer et partager des calendriers et des instantanés de projets avec leurs cadres et leurs clients.

Collaboration des équipes

Grâce aux discussions sur les projets, aux commentaires sur les tâches et au centre de notification intégré à l'application, il devient facile de se tenir au courant de ce qui se passe et pour les équipes de partager leurs progrès. En utilisant les commentaires @mention, ils peuvent également garder leurs conversations concentrées.

Feuilles de temps hebdomadaires et minuteries

Celoxis facilite le suivi du temps pour leurs équipes grâce à des minuteries et des feuilles de temps intégrées.

Mise à jour de l'avancement des tâches par courrier électronique

Les équipes peuvent facilement mettre à jour l'avancement des tâches directement à partir de leurs courriels sans avoir à se connecter à l'application. Cela rend les choses très efficaces pour les membres de l'équipe et élimine le temps perdu et improductif.

Gestion des dépenses

Le module de dépenses intégré permet de suivre facilement les coûts facturables et non facturables avec les dépenses par poste.

Partage de fichiers

Les équipes peuvent facilement télécharger des fichiers de projet ou relier des documents en direct de Google Drive directement à leurs tâches et projets.

Suivi des questions

Connect Assist utilise l'application de suivi des problèmes prête à l'emploi pour suivre et gérer tous les problèmes liés à leurs projets. Cela permet à leurs équipes d'avoir une vision unique de toutes les questions et de s'assurer qu'elles travaillent d'abord sur les points les plus prioritaires.

Les résultats

La valeur apportée par Celoxisa été instantanée, surtout pour les cadres supérieurs. Il leur a donné une image immédiate de tous les projets à venir, des ressources disponibles, et une visibilité sur l'état d'avancement de tous les projets et sur les lieux où les gens passent leur temps. Les estimations des projets se sont grandement améliorées, ce qui est assez impressionnant compte tenu de leurs antécédents.

Quelques résultats clés inclus :


Un gain de temps considérable

Les responsables de Connect Assist ne passent pas autant de temps à rassembler des données provenant de différentes sources, à déterminer l'état d'avancement des projets et à préparer des rapports exécutifs. L'utilisation Celoxisde ces outils permet de réduire de près de 38 % l'effort manuel, ce qui leur laisse plus de temps pour se concentrer sur la réalisation de leurs projets.

Accélération de l'exécution des projets

L'adoption de Connect Assist leur a Celoxisdonné une visibilité immédiate et en temps réel sur les priorités, les problèmes et les délais de leurs projets. Le résultat final est que les projets sont livrés plus rapidement, avec moins d'hypothèses et de meilleures estimations pour des tâches similaires à l'avenir.

Économies de coûts

L'adoption Celoxisde Connect Assist a permis d'économiser près de 15 heures par gestionnaire et par semaine, soit une économie annuelle de 784 000 dollars.

Un fort retour sur investissement

Celoxis a donné à Connect Assist un système de gestion de projet complet et robuste qui a immédiatement permis d'améliorer l'efficacité de l'organisation. Bien qu'ils n'aient pas pu le quantifier, ils estiment que Celoxis offre un fort retour sur investissement.

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