Augmentation de la productivité des gestionnaires
Gain de temps pour les équipes
Réduction des frais administratifs
Réduction des coûts de licence
À propos de la technologie Consilium
Basée à Adélaïde, en Australie du Sud, Consilium Technology conçoit des machines intelligentes pour compléter, augmenter et remplacer la cognition humaine.
Consilium Technology est un prestataire de services de recherche, spécialisé dans l'apprentissage machine, la modélisation et la simulation, l'analyse de données, la réalité mixte et les sciences humaines.
Leurs défis
Consilium Technology utilisait Replicon en conjonction avec Microsoft Project pour leurs activités de gestion de projets. Leur principal problème était que les deux systèmes n'étaient pas compatibles entre eux. Les données du système Replicon en ligne ont dû être introduites manuellement dans Microsoft Project. "Notre grand problème était le fait que nous devions utiliser deux logiciels et qu'il y avait des divergences parce que l'un était une saisie manuelle dans Microsoft Project. Ainsi, si vous avez effectué un changement dans le système en ligne, vous avez dû le faire manuellement dans Microsoft Projectqui ne faisait que créer des erreurs partout", a rappelé Rachael Crozier, qui est l'administration et le support numérique chez Consilium Technology. "L'autre défi que nous avons dû relever était la gestion de nos ressources. Nous n'avions pas vraiment d'indicateur comme le nombre de personnes qui travaillent et si nous les avions sur-réparties entre plusieurs projets parce que ce que nous utilisions auparavant ne permettait pas de distinguer clairement les projets".
Parmi les principaux défis qui ont poussé Consilium Technology à rechercher un logiciel complet de gestion de projet, on peut citer
Zéro visibilité croisée des projets
Les équipes de Consilium Technology travaillaient sur une cinquantaine de projets différents à tout moment. LaMicrosoft Project combinaison Replicon n'offrait pas de visibilité sur l'ensemble des projets, ce qui rendait extrêmement difficile la gestion et la réalisation de leurs projets dans les délais et avec un budget insuffisant.
Déclaration inexacte et sujette à erreur
Les rapports étaient extrêmement rigides et limités. Il était très difficile pour les gestionnaires d'obtenir les données qu'ils voulaient vraiment pour leurs rapports. Elle a également nécessité de nombreuses manipulations de données à l'aide de tableurs. Cela a eu pour conséquence que les bons rapports n'étaient pas disponibles ou que les rapports étaient retardés, ce qui a entravé leur capacité à prendre des décisions basées sur des faits.
Suivi et correction de la surallocation des ressources
Les chefs d'équipe n'avaient pas la possibilité de savoir sur quoi travaillaient leurs ressources et à quel point elles étaient chargées dans les différents projets. Cela a souvent causé des problèmes d'allocation excessive parce qu'ils avaient des gens qui travaillaient sur beaucoup de choses différentes en même temps.
Mauvaise gestion de la demande
Consilium Technology ne disposait pas d'une admission centralisée pour les nouveaux projets basée sur la capacité des ressources. De ce fait, ils se lancent souvent dans de nouveaux projets sans disposer de la main-d'œuvre nécessaire pour les soutenir.
Incompatibilités entre les systèmes
Les deux systèmes utilisés par Consilium Technology étaient incompatibles et ne pouvaient pas être intégrés de façon transparente. Il en a résulté des entrées de données manuelles et des doubles emplois, ce qui a donné lieu à un système de gestion de projet très inefficace et sujet aux erreurs.
Pourquoi Celoxis?
Celoxis ont instantanément éliminé le besoin de systèmes multiples et ont pu héberger en toute sécurité toutes les données de leurs projets en un seul endroit pour un accès et une disponibilité sans faille. "Rendre compte en Celoxis était sans aucun doute le plus important", s'est exclamé Rachael, se rappelant tous les cauchemars qu'ils ont fait avec leurs anciens systèmes. L'autre aspect était sa facilité d'utilisation. “Celoxis avait l'air assez convivial pour le personnel car je n'ai pas besoin de voir grand chose en tant qu'administrateur", a expliqué Rachael.
Les raisons de leur choix Celoxisétaient :
- Celoxis était une solution basée sur le cloud et le web qui pouvait héberger en toute sécurité toutes les données de leur projet et éliminait le besoin de systèmes multiples.
- Celoxis était extrêmement flexible et adaptable à leurs besoins. Ils pourraient facilement jongler avec les chefs d'équipe en tant que chefs de projet sans se soucier des multiples types de licences et des coûts.
- CeloxisLe puissant moteur de rapport de Consilium Technology met à la portée des gestionnaires et des dirigeants des analyses de projets complètes et en temps réel.
- L'applicationCeloxis mobile était un complément idéal pour leurs équipes mobiles pour suivre le temps et rendre compte des progrès en cours de route.
- CeloxisL'interface de la Commission était fraîche, intuitive et conviviale, ce qui a nécessité un délai presque nul pour la migration du système et l'intégration de l'utilisateur.
- Celoxis avait une API flexible et basée sur le web qui était nécessaire pour s'intégrer aux autres plateformes commerciales utilisées par Consilium Technology.
Comment Celoxisrésoudre leurs problèmes d'affaires
Celoxis a donné à Rachael et au reste de l'équipe de Consilium Technology un niveau de visibilité et de connaissance de leurs projets qui n'était pas possible avec leur solution précédente, en leur permettant de filtrer une variété de vues et de partager une variété de rapports en temps réel avec leur directeur de programme et leur équipe de direction. Les principaux avantages pour les entreprises sont les suivants :
- Permettre aux équipes de s'approprier le projet avec souplesse, ce qui était idéal pour la structure organisationnelle de Consilium Technology. "Une chose vraiment géniale à propos de Celoxis est le fait que vous pouvez ajouter des membres normaux du personnel et leur attribuer le rôle d'un chef de projet pour un projet particulier, ce qui est vraiment utile car nous n'avons qu'un seul chef de programme mais, au sein de chaque projet, il y a une sorte de chef d'équipe. Il est donc très utile que vous puissiez confier la gestion de ce projet à ce chef d'équipe en Celoxis", a ajouté Rachael.
- Des rapports détaillés et en temps réel pour donner une visibilité à tous les projets importants.
- La flexibilité des rapports et l'exportation en CSV ont permis aux gestionnaires de présenter efficacement les données à leurs clients en leur fournissant un résumé clair de leurs projets.
- Une planification et une programmation efficaces des capacités des ressources en fonction de la disponibilité des ressources et de la charge de travail. "Les surallocations et les pénuries de ressources sont désormais chose du passé", ajoute Rachael, "avec Celoxis, nous avons pu équilibrer nos projets entrants avec la charge de ressources existante, éliminant ainsi les goulets d'étranglement et les surallocations".
- Permettre aux gestionnaires d'inclure et de suivre les activités facturables et non facturables dans un projet.
- Des indicateurs d'alerte précoce et des repères visuels sur la santé d'un projet sans entrer dans chaque projet.
- Permettant aux membres de l'équipe de suivre facilement le temps passé sur les différents projets et de corriger les erreurs sans effort.
- Rendre compte de leurs processus financiers et de paie et rapprocher les factures.
- Des tableaux de bord personnalisables ont permis aux équipes de se connecter et de voir ce qui les concerne et de mettre à jour ce qui les concerne tous en un seul endroit. "Le personnel dispose d'un niveau de visibilité tel qu'il peut voir quand il arrive à la fin et il peut lever le drapeau avec ses supérieurs s'il est sur le point de manquer d'heures. C'est un peu d'autogestion au lieu que les chefs de projet doivent vérifier chaque jour, jour après jour, si quelqu'un est sur le point de passer", a déclaré Rachael.
- L'CeloxisAPI a aidé Consilium Technology à s'intégrer de manière transparente à ses systèmes de ressources humaines et autres systèmes d'entreprise. "Ce que nous avons fait, c'est d'enregistrer automatiquement tous les congés des employés dans notre système de gestion des ressources humaines. Celoxis et dans leurs feuilles de temps afin qu'ils n'aient pas à faire les mêmes efforts et cela rationalise la paie pour nous", a ajouté Rachael, "l'API nous a également permis de sortir des données très spécifiques pour nos clients. Nos clients, étant de l'espace de la défense, exigent certains niveaux de classification des données et Celoxis nous permet de le faire".
- Éliminer les multiples plateformes qui ne pouvaient pas soutenir leurs activités de gestion de projet et utiliser un système unique pour apporter visibilité et responsabilité à tous leurs projets. "Cela a définitivement réduit notre frustration et a remonté le moral de l'équipe", s'est exclamée Rachael.
Qu'est-ce qu'ils aiment Celoxis?
Consilium Technology voulait optimiser ses activités de gestion de projet, améliorer les rapports et permettre à ses équipes de travailler plus rapidement sur ses projets.
Avec la mise en œuvre de Celoxis, les projets se sont rapidement réunis, la collaboration a été facile et a facilité le travail des équipes.
Les principales caractéristiques de Celoxis dont Consilium Technology tire parti sont les suivantes
Tableaux de bord et rapports
Des rapports en temps réel ont permis d'avoir une visibilité sur tous les projets importants. Consilium Technology génère périodiquement des rapports sur l'état des projets, les feuilles de temps et l'utilisation des ressources pour ses cadres et des rapports de rapprochement des salaires pour les équipes financières. Les tableaux de bord ont aidé leurs responsables à surveiller la santé des projets et à localiser les informations relatives au travail. "Les tableaux de bord et les rapports ont éliminé une grande partie des courriels d'état constants et des réunions d'équipe", a ajouté Rachael.
Feuilles de temps et remplissage automatique
La mise en place de l'équipe a été très simple. Il suffit de cliquer sur Ajouter une feuille de temps, d'ajouter le temps, de soumettre et c'est fait. Le remplissage automatique des tâches dans la feuille de temps a également permis à l'équipe de gagner beaucoup de temps. "Il n'y a pas de complication à devoir chercher parmi les projets, c'est juste rempli automatiquement dans leur feuille de temps s'ils le souhaitent. C'était donc une excellente chose, car c'était vraiment simple à utiliser pour le personnel", a déclaré Rachael.
Facturation à la tâche
Cette fonctionnalité a permis à Consilium Technology de gérer toutes leurs tâches facturables et non facturables au sein d'un même projet, facilitant ainsi la gestion des calendriers et des rapports globaux du projet. Leurs systèmes antérieurs ne le permettaient pas et ils devaient séparer les deux types de tâches en différents projets, ce qui compliquait la planification et le suivi de leurs projets par leurs responsables.
Gantt interactif et sous-tâches
Les projets de Consilium Technology étant liés à la défense et également à l'apprentissage machine et à la simulation visuelle, étaient très vastes et impliquaient des projets nécessitant plusieurs niveaux d'imbrication, de hiérarchies de tâches et de livrables. CeloxisLe diagramme de Gantt interactif et les niveaux d'imbrication pratiquement illimités ont permis à Consilium Technology de planifier sans effort de grands projets, et de faciliter la gestion et la réalisation de projets complexes.
Indicateurs visuels de santé
Grâce Celoxisaux indicateurs sophistiqués des GCR, les gestionnaires de projet savaient bien à l'avance si les projets et les tâches risquaient de manquer de temps ou de dépasser les coûts.
Planification de la charge de travail et des capacités des projets croisés
Le diagramme de la charge de travail des ressources entre les projets permet aux responsables d'identifier les surallocations de ressources et de voir rapidement la quantité de travail de chaque membre de l'équipe et la capacité dont il dispose pour assumer des tâches supplémentaires. Cela permet de rationaliser les nouveaux projets entrants et aide également l'équipe à travailler plus rapidement.
Points de vue
Celoxis Les vues ont donné aux gestionnaires et aux administrateurs de Consilium une liste rapide et générique de projets, de tâches et de saisies de temps afin qu'ils puissent rapidement faire défiler la liste et voir s'il y avait des problèmes ou des retards.
Champs personnalisés
Consilium Technology utilise largement les champs personnalisés, y compris les champs de formule, pour saisir des champs supplémentaires tels que le numéro de travail et rendre compte des paramètres du projet et des ressources pour leurs rapports exécutifs.
CSV Export
L'exportation des rapports en CSV a permis à Consilium Technology d'exporter facilement les données de ses rapports dans Excel pour une manipulation supplémentaire des chiffres (spécifique à ses clients de la défense) afin de fournir un résumé clair des numéros de ses projets à ses clients.
API
En utilisant l'API intuitive basée sur le web, Consilium Technology a pu extraire de manière transparente des données très spécifiques pour leur classification interne, le calcul de données supplémentaires, et également s'intégrer à leurs systèmes RH et financiers et automatiser les processus et éliminer les entrées de données manuelles et doubles.
Accès mobile
L'accès mobile a permis au personnel de suivre le temps et de soumettre des mises à jour en déplacement.
SSO
La mise en œuvre du SSO a permis à Consilium d'améliorer l'expérience de son personnel, d'éliminer la connexion supplémentaire et de permettre aux utilisateurs de passer d'un service à l'autre de manière sûre et ininterrompue sans avoir à spécifier leurs identifiants à chaque fois.
Les résultats
Amélioration de la facturation des clients
Avec CeloxisConsilium Technology a pu réparer les fuites dans les factures de ses clients. Les gestionnaires ont pu suivre les montants facturés et les garder en phase avec leurs équipes financières. Celoxis a également contribué à corriger les oublis dans la facturation des clients et les retards de facturation.
Réduction des frais administratifs
Celoxis a permis aux administrateurs de réduire de près de 8 à 10 % par mois le temps qu'ils consacrent aux tâches administratives "lourdes", à la correction des erreurs des utilisateurs et à la préparation de rapports de gestion ad hoc, ce qui représente une économie de 3 à 4 heures par semaine.
Réduction des coûts de licence
Le passage de deux systèmes à une plate-forme tout-en-un a permis à Consilium Technology de réaliser des économies considérables sur les coûts de licence de ses logiciels. Le fait de passer Microsoft Projectde la Celoxisseule à la seule a permis de réduire de 55 % les coûts de licence pour leurs gestionnaires de projets et de programmes.
Faire plus de travail en moins de temps
Pour les managers, Celoxis a été une énorme bénédiction. En éliminant la complexité de l'utilisation de deux systèmes et en réalisant toutes leurs activités de gestion de projet dans CeloxisDe la programmation à la surveillance en passant par l'établissement de rapports, ils ont pu accomplir 15 % de travail en plus. Pour les membres de l'équipe, le fait de remplir et de corriger les feuilles de temps a permis à lui seul d'économiser environ 70 % du temps et des efforts.
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