À propos de GroundProbe
GroundProbe est un leader technologique mondial basé en Australie, qui fournit des solutions matérielles et logicielles avancées aux industries minières et aux infrastructures civiles.
GroundProbe a reçu plusieurs prix de reconnaissance nationaux et internationaux, dont celui de l'une des entreprises les plus innovantes d'Australie.
Elle emploie plus de 300 personnes dans des bureaux répartis dans le monde entier et compte des clients dans plus de 23 pays, dont les grands noms que sont Rio Tinto et Vale.
Leurs défis
Dans leurs divisions Développement de produits et Géophysique, le travail était basé sur des projets. Cependant, la société ne disposait pas d'un outil formel de gestion de projet pour suivre l'avancement et les coûts du projet. Il devenait de plus en plus difficile de suivre ce qui se passait dans un mélange de feuilles de calcul, de courriels, de messages et de communications verbales. Les délais non respectés et les dépassements de coûts ont commencé à se produire. Et les chefs de projet et les cadres ne l'ont su qu'après que le problème se soit posé. GroundProbe avait besoin d'une solution capable de fournir une visibilité complète de ses tâches, de ses ressources et de ses coûts.
Leurs principaux défis étaient les suivants :
Les silos d'information
Avec l'augmentation du nombre de projets et l'absence d'un outil formel de gestion de projet, il n'y avait tout simplement aucun moyen de suivre les progrès et de rendre des comptes. La tentative de gérer le travail par le biais de courriers électroniques, de tableurs et de systèmes de messagerie interne conduit à des silos d'informations, avec un contrôle moindre sur la réalisation du projet et, en fin de compte, à des dépassements de délais. Cela a également entraîné des retards dans la réalisation du projet en raison de dates et d'échéanciers contradictoires.
Projet de suivi
Sans un outil formel, GroundProbe ne pouvait pas confirmer que les tâches étaient effectuées au moment voulu et dans les délais impartis. Il était également impossible d'avoir une vue d'ensemble de tous les projets et de leur coût total.
Suivi du temps
Le personnel n'a pas suivi son temps et la direction n'avait pas une idée précise de l'endroit où ses équipes passaient leur temps. Les gestionnaires de projet de GroundProbe ne pouvaient pas voir si leurs équipes consacraient plus de temps que prévu aux activités et ne pouvaient pas planifier et atténuer efficacement les risques de dérapage du projet.
Dépassements de coûts
En l'absence d'un outil formel de suivi des coûts et de planification efficace des ressources, la plupart de leurs projets dépassaient le budget et donnaient une mauvaise image de leurs responsables.
Suivi des congés des employés et des congés personnels (PTO)
Le suivi des jours de congé des employés et leur prise en compte dans les plans de projet pour des dates de fin réalistes devenaient de plus en plus impossibles. Il y a eu beaucoup de frais généraux manuels, ce qui a entraîné des erreurs humaines et une planification inexacte.
Chargée de trouver un outil de gestion de projet et de feuille de temps qui soit peu coûteux, facile à utiliser et à mettre en œuvre, l'équipe du système d'entreprise de GroundProbe a évalué plusieurs outils, notamment Microsoft ProjectWrike, et Smartsheet, mais a dû faire face à des défis tels que la complexité de la mise en œuvre, le coût élevé, les capacités limitées et d'autres limitations des outils.
Pourquoi Celoxis?
GroundProbe a été mis Celoxisen place à la mi-2009 pour la gestion de leurs projets et le suivi du temps.
Les principales raisons de leur choix Celoxisétaient les suivantes
- Celoxis était une solution basée sur le cloud et le web et ne nécessitait pas d'installation locale sur le bureau.
- En regardant vers l'avenir, GroundProbe a trouvé Celoxisque des capacités de gestion de projet sophistiquées constituaient un grand avantage pour rationaliser ses processus de gestion de projet.
- Celoxis a donné aux équipes de GroundProbe un moyen facile de suivre leur travail.
- CeloxisLes capacités de reporting de la Commission ont largement dépassé les autres outils qu'elle évaluait.
- La convivialité intuitive et la facilité de déploiement ont permis aux équipes de GroundProbe d'être opérationnelles en quelques jours grâce au nouveau système.
- CeloxisL'équipe de soutien a été très réactive lorsqu'il s'est agi de répondre à leurs questions et de résoudre leurs problèmes.
Une citation de l'entrevue
"Le changement numéro un pour nous, c'est que nous n'avons plus besoin de chercher où se trouve un projet et de reprendre ses traces. Celoxisest un excellent outil pour gérer les projets, les coûts, les ressources, le temps et les progrès. Il est riche en fonctionnalités, facile à mettre en œuvre et hautement personnalisable. Ses capacités de reporting sont superbes et son service clientèle est tout simplement exceptionnel".
- Laura Yue, analyste commerciale, GroundProbe
Comment Celoxisrésoudre leurs problèmes d'affaires
Celoxis a aidé GroundProbe à améliorer la visibilité, la cohérence et la prévisibilité à différents niveaux de son organisation.
En particulier,
- Ils pouvaient facilement suivre le temps budgété par rapport au temps réel pour leurs projets. Cela a aidé les gestionnaires de projet à confirmer que les tâches sont effectuées au moment voulu et dans le délai imparti.
- Avec Celoxis, GroundProbe pourrait surveiller les budgets et les coûts des projets, en temps réel, et pourrait repérer les risques budgétaires dès qu'ils apparaissent.
- Les chefs de projet pourraient relayer les progrès du projet à la direction, aux membres de l'équipe et aux clients.
- Les membres de l'équipe pourraient facilement ajouter leurs congés et autres jours non travaillés dans le système, ce qui permettrait d'aligner automatiquement leurs tâches sur le calendrier du projet.
- Les équipes, qui travaillent souvent sur plusieurs projets, peuvent désormais savoir exactement ce qu'il leur reste à faire et peuvent fournir à leurs responsables des mises à jour de statut en temps voulu et des dates de fin réalistes.
- La fonctionnalité de feuille de temps a permis au personnel de suivre le temps avec précision au niveau des tâches du projet. Cela a permis une meilleure compréhension et une meilleure visibilité des lieux où les individus et les groupes passent leur temps.
- Celoxis a facilité l'approbation des feuilles de temps et a pu démontrer le travail de l'équipe et justifier les résultats.
- Grâce aux tableaux de bord des directeurs et des cadres, ils avaient une bien meilleure vue sur les projets en cours et pouvaient effectuer un suivi en temps réel s'ils remarquaient des écarts.
- En utilisant le tableau de charge des ressources, ils ont pu facilement identifier les goulets d'étranglement et planifier l'avenir avec plus de prévisibilité.
Qu'est-ce qu'ils aiment Celoxis?
Lors de la recherche d'un outil de gestion de projet, les quatre principales considérations pour GroundProbe étaient qu'il devait être basé sur le nuage pour garantir l'accès de partout, une bonne capacité de rapport, un faible coût et une convivialité intuitive. CeloxisNon seulement il répondait à ces principales considérations mais il surpassait largement les autres outils que GroundProbe évaluait en termes de fonctionnalité et de valeur.
Avec Celoxis, il n'a fallu que quelques jours à GroundProbe pour déplacer tous ses projets et compléter la formation du personnel et des chefs de projet.
Les principales caractéristiques de Celoxis dont GroundProbe tire parti sont les suivantes
Tableaux de bord
Des tableaux de bord visuels et entièrement personnalisables permettent aux responsables et aux dirigeants de SilkRoad de rester informés en temps réel des mises à jour des projets et d'obtenir un aperçu instantané de l'avancement, des risques et des budgets de tous leurs projets.
Tableaux de bord multiples
Les responsables et les cadres des projets de développement de produits et de géophysique de GroundProbe disposent de leurs propres tableaux de bord, qui donnent un aperçu de l'état d'avancement du projet, y compris les signes avant-coureurs d'un éventuel dérapage. Leurs équipes disposent également de leurs propres tableaux de bord pour rester au courant de leurs activités et utiliser leur temps de manière plus efficace. Le tableau de bord de l'équipe fournit également des outils pour ajouter des commentaires et des mises à jour aux tâches et pour télécharger des fichiers.
Indicateurs du GCR
Grâce Celoxisaux indicateurs sophistiqués des GCR, les responsables de projet savaient bien à l'avance si les tâches risquaient de manquer de temps ou de dépasser les coûts.
Tableau de charge des ressources
Le tableau interactif de chargement des ressources fournit une carte à code couleur de toutes les ressources et de leurs activités. Cela permet aux responsables de GroundProbe de voir où se situent les goulets d'étranglement des ressources et de prévenir les surallocations entre un ou plusieurs projets.
Des processus de travail rationalisés
Celoxis a rationalisé les processus pour GroundProbe et a donné à ses équipes un moyen de suivre leur travail. Aujourd'hui, leurs équipes sont en mesure de quantifier leur travail et d'établir un budget adéquat pour l'avenir, et les dirigeants ont une meilleure compréhension du fonctionnement de leurs équipes et de sa valeur pour l'entreprise.
Approbations de la feuille de temps en un seul clic
Cette fonction permet aux chefs de projet d'approuver (ou de rejeter) instantanément toutes les entrées de temps de leur équipe en un seul clic. Cette fonction rend la tâche fastidieuse d'approbation des feuilles de temps rapide, facile et simple.
Rapports financiers et analyses
En utilisant des rapports financiers prêts à l'emploi sur les meilleures pratiques, GroundProbe est en mesure d'obtenir des données précises sur les coûts de ses projets en temps réel et pourrait facilement identifier et atténuer les problèmes à un stade précoce.
Calendrier personnel
Cette fonction permet au personnel d'ajouter facilement ses congés et autres jours non travaillés sans passer par un autre système.
Les résultats
Amélioration de la visibilité du projet
GroundProbe utilise Celoxis comme outil de gestion des projets et de mise à l'échelle de leurs opérations. Depuis qu'ils ont commencé à utiliser CeloxisIls ont une meilleure idée de ce qui se passe dans l'ensemble de l'organisation, ont accès aux informations pertinentes nécessaires à l'accomplissement de leurs tâches et disposent d'un calendrier précis avec des jalons et des échéances.
Réduction des coûts opérationnels
D'un mélange de feuilles de calcul, de courriers électroniques, de messages et de communications verbales à l'utilisation Celoxis comme une source unique de vérité, Celoxis a permis à GroundProbe de réduire les coûts opérationnels à différents niveaux.
Des processus de travail rationalisés
Celoxis a rationalisé les processus pour GroundProbe et a donné à ses équipes un moyen de suivre leur travail. Aujourd'hui, leurs équipes sont en mesure de quantifier leur travail et d'établir un budget adéquat pour l'avenir, et les dirigeants ont une meilleure compréhension du fonctionnement de leurs équipes et de sa valeur pour l'entreprise.
Amélioration du respect des délais et des coûts de réalisation des projets
L'utilisation de CeloxisGroundProbe a permis d'améliorer considérablement le respect des délais et du budget pour la réalisation de leurs projets.
Les coûts de licence les plus bas
GroundProbe a pu obtenir un système de gestion de projet complet au coût le plus bas possible sur le marché.
Découvrir Celoxis
Laissez-nous vous démontrer pourquoi Celoxis est la solution PPM idéale pour vous.
