70%

Productivité accrue des gestionnaires et des coordinateurs

300%

Efficacité accrue de la planification des projets

10/10

Score du PMO

Inferencia

À propos d'Inferência


Inferência a été créée en 2003 avec pour mission de fournir des services de conseil en gestion et de planification financière aux PME. Il s'agit de services complets de conseil en gestion allant des études économiques et du financement aux projets d'investissement et aux systèmes de contrôle de gestion.

Avec des bureaux à Lisbonne, Porto et Aveiro, Inferência a centré son activité sur la nécessité d'équilibrer la rigueur de l'approche technique avec la recherche continue de nouvelles solutions et de nouvelles entreprises, de tirer parti de l'expérience acquise dans les différents projets pour améliorer continuellement le travail.

Leurs défis


En 2003, lorsque la société a été créée, elle disposait d'une petite équipe de 5 personnes qui s'occupait des projets. À l'époque, ils utilisaient Microsoft Excel dans une perspective de planification de haut niveau pour ces projets. À l'époque, ils n'avaient pas vraiment besoin d'une planification détaillée du projet et même la communication était assez facile à gérer au sein de leur petite équipe. Mais, à mesure que l'entreprise a commencé à se développer, l'équipe s'est agrandie et la planification des projets a commencé à devenir assez laborieuse et sujette aux erreurs dans Excel.

"Dans Inferencia, nous travaillons avec un flux continu de projets de petite et moyenne taille que nous devons gérer en parallèle", a déclaré Luis Reis, PDG d'Inteliesse - Business Analytics, l'une de leurs cinq unités commerciales. L'équipe de Luis développe des solutions personnalisées pour des applications analytiques et des solutions de contrôle de gestion. "Nous avons entre 30 et 60 projets actifs et nous nous basons sur une douzaine de modèles, à prendre ou à laisser", a ajouté Luis. C'est alors que l'entreprise a réalisé que la mise à l'échelle avec Excel n'était pas la bonne direction.

Leurs principaux défis étaient les suivants :


Suivi et contrôle des projets

Au fur et à mesure que leurs projets se sont multipliés, le suivi et le contrôle de toutes les activités des projets ont commencé à devenir un cauchemar. Leurs coordinateurs de projet ont commencé à consacrer plus de 50 % de leur temps aux activités hebdomadaires de planification et de contrôle, ce qui leur laisse peu ou pas de temps pour se concentrer sur leur travail. Ils ont dû réduire leurs cycles de planification à trois semaines juste pour réduire les frais généraux des coordinateurs. Il devenait de plus en plus difficile de tenir à jour les plans des projets.

Absence de prise de décision basée sur les données

Leurs systèmes actuels, basés sur Excel, n'avaient pas les capacités inhérentes de prise de décision basée sur les données. Les coordinateurs de projet mettant à jour les plans de projet et saisissant manuellement toutes les informations relatives aux projets, le système devenait sujet à des erreurs et constituait un goulot d'étranglement pour la croissance d'Inferência.

Gestion des ressources

Avec le nombre croissant de clients et de projets, on a ressenti le besoin d'accorder plus d'attention à la manière dont leurs ressources étaient utilisées dans les différents projets et à l'efficacité avec laquelle ils pouvaient les déplacer.

Feuilles de temps

La société n'avait aucune idée de la façon dont l'équipe passait son temps sur les différentes activités du projet. Ils ne pouvaient pas rendre compte du temps prévu par rapport au temps réel passé sur les différentes activités du projet ni comprendre les écarts. Cela a également affecté les estimations des projets futurs.

Délais non respectés

Il a été difficile de trouver les bonnes données et de tenir les différentes parties prenantes informées des projets. L'absence d'une approche globale de la gestion des projets a entraîné un manque important de visibilité sur l'état d'avancement des projets, ce qui a entraîné de fréquentes erreurs et des retards de livraison.

Planification du portefeuille

Avec un certain nombre de petits et moyens projets menés en parallèle, ils avaient besoin d'une approche plus centralisée pour les gérer et aligner le processus décisionnel pour l'estimation et la planification des projets futurs. Ils avaient besoin d'une visibilité centralisée pour aider les équipes de planification et de programmation à réaliser des projets et des programmes, ainsi que d'un cadre pour la résolution des problèmes et l'atténuation des risques.

Pourquoi Celoxis?

Avec ces défis à l'esprit, Luis et son équipe ont décidé qu'il était temps de chercher un outil qui leur permettrait de réduire le temps passé à planifier et à contrôler leurs portefeuilles de projets et aussi d'augmenter les cycles de planification.

Ils ont évalué Bitrix, ZohoMicrosoft Project, , Wrike et Clarizenen plus de Celoxis. L'équipe a estimé qu'elle se MS Projectconcentrait davantage sur la planification de projets individuels complexes et qu'elle ne disposait pas des installations et des outils nécessaires pour assurer une gestion de portefeuille plus complète. Bitrix, Wrike, Zoho, et ClarizenEn revanche, elles étaient davantage axées sur la collaboration et la communication au sein de l'équipe que sur la planification, la gestion et le contrôle du portefeuille de projets. Dans leur évaluation des CeloxisIls ont constaté avec force que l'outil couvrait de manière adéquate leurs besoins pour une meilleure planification et un meilleur contrôle des projets et des ressources, ainsi qu'une gestion plus efficace du portefeuille.

Ils ont choisi Celoxispour les raisons suivantes :

  1. Celoxis a fourni un lieu centralisé pour la supervision des projets à l'échelle de l'entreprise.
  2. Il a permis une planification et une affectation dynamiques des ressources humaines pour leurs équipes très occupées et axées sur les tâches.
  3. La plateforme est intégrée à des fonctions de reporting de feuilles de temps faciles à utiliser.
  4. Le diagramme de Gantt visuel interactif était rapide, réactif et pouvait gérer sans effort n'importe quel niveau de détail que certains de leurs projets exigeaient.
  5. Celoxis a fourni une solution complète aux défis d'Inferência en matière de planification et de contrôle des portefeuilles.
  6. Celoxis a fourni une variété de points de vue sur des projets actifs.
  7. Celoxis leur a donné une plate-forme pratique pour la gestion des problèmes et des risques.
  8. Celoxis était doté de puissantes capacités de rapport et de graphiques visuels pour une prise de décision en temps réel.
  9. Celoxis était accessible sur le web et très facile à utiliser.
  10. Celoxis a offert les fonctionnalités et les capacités qui répondaient le mieux aux besoins de l'entreprise à un prix raisonnable.

Une citation de l'entrevue


"Dans notre activité régulière, nous maintenons une moyenne de 50 projets simples en activité. Celoxis nous permet de garder une vue actualisée du portefeuille de projets et de l'utilisation des ressources communes, tout en nous permettant de faire une planification et un contrôle détaillés des projets individuels. En utilisant Celoxis nous faisons des révisions hebdomadaires de la planification détaillée de nos projets et de l'affectation des ressources 8 à 12 semaines à l'avance".

Luis Reis

- Luis Reis, PDG (Inteliesse - Business Analytics), Inferência.

Citation

Comment Celoxisrésoudre leurs problèmes d'affaires


Celoxis Le logiciel de gestion de projet a fourni les capacités robustes dont Inferência avait besoin pour planifier les tâches, chronométrer, contrôler les ressources individuelles et analyser comment ces ressources étaient utilisées dans les portefeuilles de projets. Cela a entraîné des avantages, notamment une image en temps réel des performances des projets, une plus grande précision dans l'évaluation de l'utilisation des ressources et une plus grande efficacité dans la planification des projets. "Nous utilisons Celoxis depuis cinq ans maintenant, et les résultats sont plutôt intéressants", a déclaré Luis.

Les principaux avantages commerciaux comprenaient :

  1. La cohérence et la visibilité qui Celoxisen ont résulté ont permis aux dirigeants d'Inferência de mieux négocier les dates de livraison avec les nouveaux clients et d'éliminer presque totalement les délais de livraison des projets.
  2. Les gestionnaires et les coordinateurs ont pu porter la période de planification du projet à près de 8 semaines, ce qui signifie qu'ils ont pu planifier avec efficacité et confiance deux mois à l'avance.
  3. Grâce à des indicateurs d'alerte précoce et des indices visuels sur l'état de santé d'un projet, les gestionnaires et les cadres pourraient obtenir des informations en temps réel sur la détection précoce des écarts de travail prévus ou des dates de livraison prévues.
  4. Les gestionnaires pourraient suivre avec précision l'effort prévu par rapport à l'effort réel dans le cadre de divers projets et fournir en temps réel l'état du projet aux personnes occupant différents postes dans l'entreprise.
  5. Celoxis a établi des capacités précises d'allocation des ressources, ce qui a amélioré la réactivité et l'efficacité globales des équipes.
  6. Elle a également permis d'améliorer l'allocation des ressources et de réduire les goulets d'étranglement entre plusieurs projets.
  7. Celoxis une efficacité et une productivité accrues en utilisant le suivi du temps comme fonction principale pour l'analyse globale.
  8. Amélioration de l'ensemble des rapports opérationnels et des rapports exécutifs.
  9. CeloxisLes systèmes de gestion des risques, extrêmement personnalisables, ont permis d'améliorer les processus d'entreprise en matière de gestion des problèmes et des risques.

Qu'est-ce qu'ils aiment Celoxis?


Celoxisen tant que plateforme de gestion de projets, a permis à Inferência d'apporter l'efficacité et la transparence dont l'équipe de gestion avait besoin pour planifier les projets et suivre leur progression en temps réel. Ils ont pu planifier et suivre les projets avec précision, identifier immédiatement les problèmes et suivre les tâches et les ressources plus efficacement.

Les principales Celoxiscaractéristiques dont Inferência tire parti sont les suivantes


Gantt interactif

Inferência utilise largement le diagramme de Gantt interactif pour planifier et gérer tous ses projets. Ainsi, ils pourraient aussi attribuer clairement les tâches aux membres de l'équipe et surveiller les écarts par rapport aux dates prévues.

Tableau de charge des ressources

Le tableau de charge dynamique des ressources rationalise la planification des ressources humaines pour tous les projets Inferência. Les gestionnaires et les cadres peuvent visualiser instantanément la charge de travail entre les projets et s'assurer que les ressources sont bien équilibrées pour gérer le travail du projet.

Feuilles de temps hebdomadaires

Grâce à des feuilles de temps hebdomadaires faciles à utiliser, l'équipe a pu saisir avec précision le temps consacré à différentes tâches et à d'autres activités comme les questions liées au projet. Ils pourraient également tenir compte du temps non consacré au projet, comme les vacances, les congés et autres temps administratifs. La collecte et le traitement Celoxissimplifiés des données des feuilles de temps pour le suivi des ICP organisationnels.

Vues du projet

Les vues de projet ont aidé les gestionnaires à voir les différents aspects du projet en temps réel et à agir en conséquence. Ces points de vue ont également aidé les gestionnaires de projet à approfondir et à surveiller les différents KPI sans quitter la zone de travail du projet.

Graphiques d'analyse visuelle

Les graphiques visuels en mode drill-down donnent à la direction d'Inferência une vue en temps réel et à 360 degrés sur différents aspects de la gestion et du contrôle, notamment le suivi de l'utilisation mensuelle des ressources, les efforts prévus par rapport aux efforts réels, le travail moyen par tâche ou type de projet, et d'autres écarts par rapport aux efforts prévus.

Tableaux de bord du portefeuille

Grâce à des tableaux de bord de portefeuilles, les dirigeants ont une visibilité en temps réel de leurs portefeuilles de clients, y compris les calendriers de projets, les risques et autres tendances.

Demandes de projets

Les demandes de projet ont donné à l'équipe un processus standard pour la création et l'attribution des demandes de projet et leur acheminement pour approbation. Cela a permis d'éliminer toutes les inefficacités de leurs méthodes antérieures de réception des projets.

Planification des capacités

Le planificateur de capacité a aidé les gestionnaires à suivre avec précision la capacité de leurs ressources et à déterminer s'ils pouvaient assumer un travail supplémentaire. Cela a permis de rationaliser rapidement les nouveaux projets entrants et a également aidé l'équipe à travailler plus rapidement.

Application de gestion des risques

En utilisant Celoxisle tableau d'évaluation des risques et le registre des risques, les cadres et les gestionnaires ont pu mieux comprendre les types de risques auxquels leurs projets étaient confrontés et leurs conséquences possibles. Ils pourraient également tenir compte d'autres événements imprévisibles et prévoir une gestion des risques avec un plan d'intervention.

Suivi des questions

L'application de suivi des problèmes leur permet de canaliser tous les problèmes liés à leurs projets et de les classer par ordre de priorité de manière efficace, tout en conservant un historique de tous les problèmes.

Les résultats



Gain de temps sur la planification hebdomadaire

Avant que CeloxisLes coordinateurs de projet consacraient près de 50 % de leur temps aux activités hebdomadaires de planification et de contrôle. Avec CeloxisEn effet, ils ont pu non seulement réduire cet effort à 6 heures par semaine, mais aussi porter leurs périodes de planification à 8 semaines.

De meilleures négociations avec les clients

Avec Celoxis, les gestionnaires et coordinateurs de projet pouvaient planifier 8 à 12 semaines à l'avance, ce qui n'était pas possible avec leurs feuilles de calcul Excel. Auparavant, en utilisant Excel, ils ne pouvaient pas planifier plus de 3 semaines. Cette amélioration s'est avérée assez importante, car leurs équipes de vente pouvaient désormais négocier les dates de livraison avec de nouveaux clients et minimiser les délais manquants.

Amélioration de la responsabilisation

Celoxis amélioration de la responsabilité des tâches grâce à des attributions claires et à la possibilité pour chacun de savoir ce qu'il a dans son assiette. Cela a permis d'améliorer la responsabilité et la productivité globales, puisque tout le monde était clair sur ses priorités, sa charge de travail et ses délais.

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