Augmentation de la productivité du travail
Économies annuelles
Responsabilité de l'équipe
À propos de l'Intergroup Engineering
Intergroup Engineering est une société de conseil et de conception spécialisée dans les projets d'infrastructure financés par l'Union européenne en Roumanie. Créée en 2000, la société dispose d'une équipe solide et expérimentée de 55 spécialistes et 27 collaborateurs qui travaillent à fournir des services de conseil, d'ingénierie et d'assistance technique à des projets d'infrastructure complexes tels que la conception de routes, de ponts, de réseaux d'eau et d'eaux usées, de systèmes de gestion des déchets, de divers bâtiments civils et industriels.
Depuis sa création, Intergroup Engineering a réalisé pour ses clients plus de 290 projets dans des domaines variés pour une valeur de plus de 1,7 milliard d'euros.
Leurs défis
S'occupant principalement de projets d'infrastructure financés par l'Union européenne, Intergroup Engineering s'est engagé à offrir à ses clients des services répondant aux normes de professionnalisme les plus élevées. Outre la réalisation proprement dite des projets, ils ont également rédigé toute la documentation nécessaire pour demander et financer ces projets par l'Union européenne. C'est pourquoi la gestion des documents a été un élément clé de leur réussite commerciale globale.
Les systèmes, les outils et les méthodes manuelles utilisés par Intergroup Engineering ont rendu la gestion des projets beaucoup plus difficile. Parmi leurs principales questions, on peut citer
Mauvais suivi et visibilité des projets
Leurs systèmes et processus existants ont empêché les gestionnaires de projet de suivre correctement les calendriers des projets et de s'adapter à l'évolution des priorités. Ils n'avaient pas une vision claire de l'ensemble du plan du projet ou ne savaient pas ce qui était essentiel. Pour rendre les choses encore plus difficiles, il a été difficile de trouver les bonnes données et de tenir les différentes parties prenantes informées des projets. Il en est résulté un manque de visibilité important sur l'état d'avancement des projets et un suivi au jour le jour, ce qui a fait que plusieurs projets n'ont pas respecté les délais.
Manque de communication et de collaboration
Sans un canal formel de collaboration et de communication entre les différents départements, il n'y avait tout simplement aucun moyen de suivre les progrès et de rendre des comptes. Cela a conduit à une augmentation des silos d'information ou des communications perdues en cours de route, avec un contrôle de moins en moins important sur l'exécution du projet.
Mauvaise gestion des ressources
Les cadres et les gestionnaires n'avaient aucune visibilité sur la charge de travail. Avec un nombre croissant de projets, il devenait également de plus en plus difficile d'allouer des ressources à différents projets et tâches sans provoquer de conflits et de surallocations.
Gestion inadéquate des documents
Une grande partie de leurs projets impliquait également la préparation de toute la documentation nécessaire à la demande de financement auprès de l'Union européenne. La plupart de leurs projets ont été obtenus par le biais d'appels d'offres organisés par les clients qui sont des entreprises publiques ou étatiques. L'absence d'un dépôt centralisé pour la création, la gestion et la révision de ces documents constituait un défi majeur pour l'entreprise.
Suivi des dépenses
En l'absence d'un outil formel de gestion de projet capable de suivre les coûts et les dépenses, les chefs de projet et les dirigeants ont souvent fermé les yeux sur les dépenses des projets, ce qui a eu pour conséquence que la plupart de leurs projets dépassaient le budget et avaient une mauvaise image de leurs équipes.
Une gestion inefficace des tâches
Les équipes travaillant sur les différents projets n'avaient pas de moyen efficace de savoir ce qu'il y avait dans leur assiette et les différentes priorités de travail. Cela a entraîné une baisse importante de la productivité.
Pourquoi Celoxis?
Tout en cherchant une solution globale pour résoudre ses problèmes de gestion de projet, Intergroup Engineering a évalué un certain nombre de logiciels, y compris certains des plus populaires sur le marché. L'une de leurs principales exigences était cependant qu'ils voulaient une solution qui puisse être hébergée sur leurs serveurs. Ils étaient tenus par la loi de stocker leurs données au niveau local. Cela réduit automatiquement le nombre d'options qu'ils pourraient évaluer. Un solide système de gestion des documents était le prochain aspect important. La tarification et la facilité de mise en œuvre n'ont pas été trop loin derrière.
Leur équipe et leurs responsables ont exigé que l'outil facilite réellement leur travail quotidien et améliore la coopération et la collaboration entre les services. Leurs dirigeants voulaient un système de reporting solide qui pourrait leur donner des indications sur la charge des ressources et améliorer la productivité globale.
Dans leur évaluation du logiciel, Robert Banciu, le directeur du PMO à l'Intergroup Engineering et son équipe ont évalué quelques autres systèmes de gestion de projet et ont Celoxisrépondu au mieux à leurs besoins.
Les raisons de leur choix Celoxisétaient :
- Celoxis a proposé une installation sur site qui offrait un coût total de possession nettement inférieur à celui des autres systèmes sur site que l'Intergroupe évaluait.
- L'installation Celoxissur leurs serveurs locaux a été un jeu d'enfant. Le système a été mis en place et a fonctionné en quelques heures.
- Celoxis était extrêmement intuitif et avait une interface très simple. C'était très facile à utiliser. "Pour moi, il m'a fallu environ 12 heures pour apprendre Celoxis pour que je puisse l'expliquer aux autres", a déclaré Robert. Cela a permis une intégration rapide des utilisateurs.
- Les capacités de gestion des documents et de collaboration Celoxisétaient solides, mais suffisamment souples pour être adaptées aux besoins et aux processus de l'organisation.
- CeloxisLe puissant moteur de rapport de l'Intergroup Engineering met à la disposition des dirigeants de l'entreprise des analyses de projets et des informations sur la charge des ressources en temps réel.
Une citation de l'entrevue
" La mise Celoxisen œuvre a augmenté notre productivité de près de 50 % et a également rendu notre travail beaucoup plus facile. Nous avons maintenant une image claire de tous les projets, de leur charge de ressources, des documents et des dépenses pour chaque projet. L'efficacité entre les personnes de différents départements travaillant sur un projet s'est également améliorée car ils ont une meilleure communication et un environnement de travail efficace".
- Robert Banciu, PMO Directeur, Ingénierie intergroupe
Comment Celoxisrésoudre leurs problèmes d'affaires
Celoxis a donné à Robert et au reste de l'équipe du PMO de l'Intergroup Engineering un niveau de visibilité et de connaissance de leurs projets qui n'était pas possible avec leurs méthodes et systèmes précédents. C'était le premier outil formel de gestion de projet que leur organisation ait jamais utilisé et le PMO était très enthousiaste quant à la promesse qu'il apportait. Les principaux avantages pour les entreprises sont les suivants :
- CeloxisLes managers ont une bonne vue d'ensemble de ce que fait leur équipe. Des rapports détaillés et en temps réel permettent de visualiser tous les aspects importants des projets et des charges de travail engagées.
- L'utilisation des capacités de collaboration Celoxisa considérablement amélioré la communication entre les différents départements de l'entreprise. Toute la communication est désormais contextuelle par rapport au projet et aux activités de travail, et en temps réel.
- Les cadres ont désormais une idée précise des engagements de ressources et des charges de travail existantes. "Grâce Celoxisà ce système, nous avons une plus grande clarté dans nos ressources et nous avons pu planifier plus efficacement nos projets entrants", déclare Robert.
- Grâce à des indicateurs d'alerte précoce et des indices visuels sur l'état de santé d'un projet, le PMO pourrait obtenir des informations en temps réel sans avoir à se pencher sur chaque projet.
- Grâce à ses capacités complètes de gestion des documents, l'Intergroup Engineering a pu centraliser et sécuriser l'ensemble de la documentation relative à ses projets, avec contrôle des versions. Tous ces dossiers sont facilement accessibles.
- Celoxis a contribué à responsabiliser les dépenses liées à leurs projets.
- Grâce à des tableaux de bord personnalisables, les équipes peuvent facilement voir ce qui les concerne et mettre à jour ce qui les concerne tous à partir d'un seul endroit. Ils savent sur quoi ils sont censés travailler et à quel moment. Tout cela a contribué à rendre l'environnement de travail plus efficace.
Qu'est-ce qu'ils aiment Celoxis?
AuparavantCeloxis, les équipes de l'Intergroup Engineering s'efforçaient de jongler avec les priorités, la productivité des employés, la gestion des documents et des ressources.
Avec la mise en œuvre de Celoxis, la visibilité des activités de travail a augmenté, la collaboration a été plus fluide et les cadres ont eu une vue d'ensemble claire de leurs ressources.
Les principales caractéristiques de Celoxis dont l'Intergroup Engineering tire parti sont les suivantes
Gestion des documents
CeloxisLe logiciel de gestion de documents sécurisé et robuste a aidé les membres du projet à accéder aux fichiers importants - à tout moment et de n'importe où. Ils pouvaient facilement gérer toute la documentation relative à leur projet en un seul endroit et faire le suivi des versions des fichiers facilement.
Tableau de charge des ressources
Le tableau dynamique de la charge de travail des ressources a donné aux gestionnaires et aux cadres un tableau complet de leurs ressources et a amélioré l'affectation des ressources pour garantir la livraison des projets dans les délais prévus.
Graphique de Gantt interactif
Les projets d'infrastructure d'Intergroup Engineering étaient souvent très importants et comportaient des hiérarchies de tâches avec plusieurs niveaux d'imbrication. CeloxisLe diagramme de Gantt interactif a permis à leurs gestionnaires de planifier et de suivre les projets très facilement, améliorant ainsi la gestion des projets pour une plus grande efficacité et productivité.
Indicateurs visuels de santé
Grâce Celoxisaux indicateurs supérieurs des GCR, les chefs de projet et les dirigeants savaient bien à l'avance si les projets et les tâches risquaient de ne pas respecter les délais ou de dépasser les coûts et pouvaient procéder à des ajustements de manière proactive si nécessaire.
Mises à jour des statuts
Les responsables pouvaient rapidement demander des mises à jour de travail à leur équipe sans tenir de réunions d'équipe ou envoyer des courriels séparés. Les membres de l'équipe pouvaient facilement mettre à jour leur statut en répondant simplement aux courriels de mise à jour du statut qu'ils recevraient Celoxissans avoir à se connecter. Cela a considérablement augmenté la capacité à suivre avec précision l'état d'avancement du projet et la dynamique de l'équipe.
Rapports et tableaux de bord
Des rapports en temps réel et des graphiques en mode descendant ont fourni une visibilité à 360 degrés dans tous les domaines du cycle de vie du projet à l'Intergroup Engineering. Des rapports sur l'état des projets, l'utilisation des ressources et les dépenses des projets sont périodiquement produits pour leurs dirigeants. Les tableaux de bord ont aidé leurs responsables à suivre l'état de santé des projets, en localisant les informations sur le travail et en demandant le statut du travail, le tout à partir d'un seul endroit. Les tableaux de bord personnels des équipes ont également aidé les membres de l'équipe à rester en phase avec leurs tâches et à collaborer avec d'autres équipes, ce qui leur a permis d'être plus autonomes.
Discussions sur les projets et @mentions
Les discussions contextuelles sur les projets et les @mentions ont aidé les équipes à collaborer plus efficacement sans utiliser différentes applications. Toute la communication était contextuellement présente dans le projet et permettait de se tenir au courant de ce qui se passait.
Gestion des dépenses
Les projets d'Intergroup Engineering liés aux infrastructures ont souvent entraîné de lourdes dépenses. Grâce Celoxisà ses capacités de gestion des dépenses et à ses processus d'approbation, l'organisation a pu suivre avec précision les dépenses courantes du projet et rester en dessous du budget.
Les résultats
Amélioration de l'efficacité et de la productivité des équipes
Grâce à une meilleure visibilité et à des priorités claires, l'Intergroup Engineering a pu aligner ses équipes afin de réaliser 50 % de travail en plus et de livrer avec confiance.
Réduction des coûts opérationnels
L'amélioration de la productivité et de l'efficacité des équipes s'est directement traduite par une réduction des frais généraux administratifs et des coûts opérationnels. Grâce Celoxisà ce système, l'organisation a pu réduire considérablement ses coûts de fonctionnement et réaliser des économies annuelles de près de 211 000 dollars.
Collaboration interfonctionnelle accélérée
CeloxisCette plateforme de collaboration transparente a favorisé une meilleure communication entre les différents départements et a créé un environnement de travail efficace à l'Intergroupe Ingénierie. Il a entièrement remplacé le courrier électronique et les appels téléphoniques pour la communication des projets.
Amélioration de la ponctualité de l'achèvement des projets
Le fait de passer de leurs anciens systèmes à un système qui Celoxisdonne aux gestionnaires et aux dirigeants une image plus claire des projets actifs, de la charge de ressources, des flux de documents et des dépenses liées aux projets. Cela signifie que tout a été bien coordonné et que les projets ont pu être achevés à certaines dates. Bien qu'ils n'aient pas pu quantifier ce phénomène pour nous, ils ont signalé une amélioration marquée des taux d'achèvement des projets dans les délais prévus.
Amélioration de la satisfaction des clients
L'Intergroup Engineering a pu réduire le temps consacré aux rapports aux clients et se concentrer sur la réalisation des objectifs stratégiques des clients.
Découvrir Celoxis
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