Efficacité accrue de la gestion des projets
Un aperçu plus rapide du monde des affaires
À propos de NTI Solutions
NTI Solutions est un intégrateur de solutions Réseau/Télécommunication/Sécurité dont le siège social est à Beauvais, en Picardie (France). Depuis plus de 20 ans, NTI aide ses clients à être plus innovants et plus réactifs, en tirant le meilleur parti de leurs infrastructures de système et de réseau.
NTI offre une gamme complète de services, du conseil à l'exploitation, pour apporter une réponse pertinente aux questions de marché. Parmi leurs clients figurent Colgate, Continental AG, Atlas Copco et Mitsubishi Electric, parmi plusieurs marques internationales.
Leurs défis
NTI Solutions est une organisation de projet. Ils gèrent des projets de mise en œuvre et de migration de différentes tailles allant de quelques jours à des déploiements pluriannuels. Chaque chef de projet a géré en moyenne entre 5 et 8 projets en parallèle provenant de différents clients. Étant une organisation par projet, leurs gestionnaires étaient assez autonomes dans leurs actions et géraient directement l'allocation des ressources.
NTI Solutions utilisait Microsoft Projectet Excel pour ses activités de gestion de projets. Avec ces deux solutions, ils ne disposaient pas d'un environnement "unique" pour gérer tous les aspects de leurs projets, de la planification aux rapports, en passant par la facturation aux clients et la documentation des projets. L'utilisation d'outils et de canaux multiples a fait que leurs équipes se sont retrouvées prises dans un raz-de-marée de confusion qui a souvent conduit à des actions répétitives et à des tâches fastidieuses. En outre, chaque gestionnaire de projet étant autonome, l'échange d'informations était limité, ce qui rendait plus difficile la rationalisation de la planification des projets et de la gestion des ressources. Parmi les principaux défis qu'ils ont dû relever, on peut citer
Systèmes multiples
L'utilisation de multiples systèmes et canaux a rendu extrêmement difficile pour NTI Solutions de disposer d'une source unique de vérité pour tous ses projets. Au fur et à mesure de la croissance de l'entreprise, il est apparu que ce système était inadéquat. Il était impossible de consulter tous les calendriers des projets à partir d'un seul endroit. Il a également été difficile de trouver divers documents relatifs à de multiples projets. Tout cela a engendré des inefficacités dans leurs processus et a eu un impact sur la productivité.
Rapports limités
Les rapports étaient extrêmement rigides et limités. La collecte de données Microsoft Projectet les feuilles de calcul ad hoc pour l'établissement de rapports devenaient un défi qui affectait la prise de décision.
Absence de planification et de suivi unifiés des projets
Les gestionnaires de projet de NTI ont généralement saisi les tâches requises dans Microsoft Project ou d'Excel au début, puis de gérer le travail comme ils l'entendent. Ils ne disposaient pas d'un ensemble d'outils ou d'une méthodologie standard pour la gestion des projets. Chaque chef de projet étant autonome dans ses projets et utilisant Microsoft Project une application mono-utilisateur, ils n'avaient pas de processus de planification unifié, ce qui les obligeait à planifier de nombreux projets de manière répétitive. Ils ont également éprouvé des difficultés à suivre les calendriers de plusieurs projets.
Mauvaise gestion des ressources
N'ayant aucun moyen de visualiser la charge de travail des ressources entre les projets, les responsables devaient communiquer par courrier électronique, chat ou téléphone pour identifier les ressources disponibles. Cette méthode s'est avérée très inefficace car elle a introduit des temps d'attente inutiles dans la planification et a entraîné plusieurs problèmes de sur et de sous-allocation des ressources.
Manque de communication et de collaboration
Leurs ingénieurs de terrain n'avaient souvent pas une compréhension claire des tâches prévues et ne savaient donc pas ce qu'on attendait d'eux. L'absence de canaux de communication clairs a également conduit à l'absence de communication entre les gestionnaires de projet et les parties prenantes, les laissant dans l'ignorance de l'état d'avancement des projets, ce qui a entraîné un nombre croissant d'échecs de projets.
En fin de compte, NTI Solutions devait être plus efficace en matière de gestion de projet et de communication.
Pourquoi Celoxis?
Lorsque NTI a décidé de rechercher un logiciel de gestion de projet basé sur le cloud, ils ont accepté d'évaluer uniquement les meilleures solutions logicielles. Après avoir évalué un certain nombre d'outils, ils ont déterminé Celoxis était la meilleure application pour la gestion de leurs projets. Celoxis facilement intégrés dans leurs opérations quotidiennes et ont éliminé instantanément le besoin de systèmes multiples. Il pourrait héberger en toute sécurité toutes leurs données de projet en un seul endroit pour un accès et une disponibilité sans faille. Elle offrait une solution basée sur le web, accessible depuis n'importe quel endroit via n'importe quel navigateur web.
Pour NTI, Celoxisétait une plateforme de choix parce que :
- Celoxis était extrêmement flexible, personnalisable et évolutive pour mieux s'adapter aux processus commerciaux de l'entreprise.
- Il s'agissait d'une solution basée sur le cloud et le Web qui pouvait héberger de manière sécurisée toutes les données de leur projet et éliminait le besoin de systèmes multiples.
- Celoxis a aidé les ingénieurs de terrain de NTI à accéder, visualiser et mettre à jour les projets et les tâches depuis n'importe quel navigateur ou mobile, n'importe où et n'importe quand.
- Il a permis à leurs directeurs et cadres de bénéficier d'une visibilité totale sur tous les calendriers de projets à partir d'un seul endroit.
- CeloxisLe moteur de rapports puissant et personnalisable de NTI met à la portée des gestionnaires et des dirigeants de NTI des analyses de projet et des tableaux de bord complets et en temps réel. Cela leur a permis de créer des rapports personnalisés et de présenter les informations souhaitées au fur et à mesure des besoins.
- Celoxis a assuré une transparence en temps réel pour gérer efficacement la charge de travail des ressources.
- Celoxis a permis aux clients de NTI d'avoir un suivi en temps réel de leurs projets grâce à des portails clients dédiés.
- CeloxisL'interface de l'ISC était facile à utiliser pour leurs équipes.
Une citation de l'entrevue
"Celoxis est rapidement devenu un outil indispensable pour nous. Il nous permet de suivre toutes les phases du projet, l'attribution des tâches, le reporting à nos clients et aussi à la direction. Leur équipe de support technique est toujours disponible pour répondre à nos questions et prendre en considération nos demandes de changements".
- Pascal Dereux, directeur des opérations, NTI Solutions.
Comment Celoxisrésoudre leurs problèmes d'affaires
"Ce que j'ai apprécié dans cette Celoxissolution, c'est la possibilité de regrouper tous les aspects du projet dans un seul outil et de le personnaliser/administrer très facilement à partir d'une interface web", explique Pascal Dereux, directeur des opérations de NTI Solutions. "Je ne suis pas un développeur, mais sans cela j'ai pu mettre en place des tableaux de bord et personnaliser des rapports spécifiques à nos projets et créer une méthode de gestion commune", a-t-il ajouté.
NTI utilise actuellement les capacités de gestion de projets, de gestion des ressources, d'applications, de collaboration et de rapports de Celoxis. Celoxis a donné à Pascal et au reste de l'équipe de NTI un niveau de visibilité et de connaissance de leurs projets et ressources qui n'était pas possible avec leurs systèmes précédents.
Les principaux avantages commerciaux comprenaient :
- Auparavant, les responsables de projets reconstruisaient sans cesse des projets similaires. Il n'y avait pas de capital intellectuel qui était réutilisé. leur permet Celoxismaintenant de créer un dépôt pour ce capital intellectuel (modèles de projets, actifs et dossiers) afin que leurs gestionnaires n'aient pas à réinventer ce qui est déjà fait ou utilisé.
- Celoxis a apporté la transparence et la cohérence dont la direction avait tant besoin pour pouvoir suivre l'avancement du projet et évaluer la disponibilité des ressources en temps réel.
- Celoxis a donné à la direction de NTI une vue complète et standardisée de tous les projets afin de pouvoir piloter l'activité plus efficacement.
- Celoxis une allocation et une utilisation rationalisées des ressources pour de meilleures marges et un meilleur rapport coût-efficacité.
- Celoxis une meilleure collaboration entre les gestionnaires, la direction, les ingénieurs de terrain et les clients grâce à des discussions sur les projets et des commentaires sur les tâches.
- Celoxis a permis aux chefs de projet de la NTI d'économiser un temps considérable sur la planification des tâches, le suivi des progrès et les rapports sur l'état d'avancement des projets.
- Les ingénieurs de terrain de la NTI ont pu obtenir des mises à jour en temps réel sur leurs activités professionnelles et ont pu facilement communiquer avec leurs responsables en déplacement.
- Éliminer les multiples plateformes qui ne pouvaient pas soutenir leurs activités de gestion de projet et utiliser un système unique pour apporter visibilité et responsabilité à tous leurs projets.
- Un système facile à mettre en place, facile à utiliser, hautement personnalisable en fonction de leurs besoins spécifiques et évolutif dans le sens où il comprend des fonctionnalités avancées que l'entreprise peut ajouter selon ses besoins.
Qu'est-ce qu'ils aiment Celoxis?
Celoxis est largement utilisé par les gestionnaires, les cadres et les ingénieurs de terrain. "Notre équipe de projet gère de nombreux projets en parallèle avec des tailles, des contextes et des exigences différents. CeloxisLe système de surveillance de l'UE, véritable couteau suisse, nous permet de nous adapter aux particularités de chacun d'entre eux, tout en nous permettant de standardiser notre méthode de surveillance et de rapport", a déclaré M. Pascal.
Les principales caractéristiques de Celoxis dont NTI Solutions tire parti sont les suivantes
Gantt interactif
CeloxisLe diagramme de Gantt interactif a aidé leurs responsables à planifier et à gérer sans effort les plans de projet. La programmation réelle basée sur les dépendances, les contraintes et la disponibilité des ressources leur a donné une visibilité claire des dates et des délais.
Tableaux de bord et rapports
Des rapports en temps réel ont permis d'avoir une visibilité sur tous les projets importants. Grâce à des rapports et des tableaux de bord intégrés, ils ont pu recueillir des informations en temps réel sur la santé du projet et l'utilisation de l'équipe. Les graphiques ont aidé la direction à approfondir des domaines spécifiques afin d'obtenir des informations précieuses et de prendre des décisions en connaissance de cause.
Tableau de charge des ressources
Le tableau de la charge de travail des ressources entre les projets a permis aux responsables d'identifier rapidement les goulets d'étranglement en matière de ressources et de remanier le travail au sein de l'équipe.
Gestion des documents et partage des fichiers
Celoxis a centralisé tous les dossiers, actifs et informations du projet auxquels les responsables et les membres de l'équipe peuvent accéder à tout moment et de n'importe où.
iCal
La fonction iCal a permis aux ingénieurs de terrain de la NTI de recevoir leurs tâches planifiées directement dans leur calendrier sans avoir à se connecter à Celoxis.
Modèles de projets
Les modèles de projet aident les responsables de NTI à normaliser les processus et à lancer des projets avec facilité, en réduisant le travail répétitif.
Applications personnalisées
En tant qu'intégrateur de solutions de réseaux et de télécommunications, NTI disposait d'un certain nombre de processus pour des besoins très spécifiques. Ils pourraient facilement les mapper tous en Celoxisutilisant des applications personnalisées, utilisant ainsi un système unique pour la gestion des projets et des processus.
Champs personnalisés
NTI Solutions utilise largement des champs personnalisés, y compris des champs de formules, pour saisir des informations qui s'intègrent dans le processus d'entreprise de leur organisation.
Accès mobile
L'accès mobile a permis aux ingénieurs de terrain de comprendre clairement leurs tâches, de collaborer et de soumettre des mises à jour en déplacement.
Portail client gratuit
Le fait de pouvoir suivre en temps réel l'avancement de leurs projets donne à leurs clients la transparence et la visibilité dont ils ont tant besoin. Le portail aide également NTI à partager des informations sélectives avec ses clients.
Les résultats
Un gain de temps considérable
Le passage d'Excel Microsoft Projectà une solution complète a permis aux responsables de NTI de gagner environ 25 % de leur temps quotidien et de faire leur travail plus rapidement. Ils ont également été en mesure de générer des rapports 20 % plus rapidement en Celoxis.
Réduction des coûts opérationnels
De l'utilisation de tableurs et de courriers électroniques MS Projectà l'utilisation Celoxis comme une source unique de vérité, Celoxis a aidé NTI Solutions à réduire les coûts opérationnels à différents niveaux. Avec moins de temps consacré à la recherche d'informations et plus de temps consacré à la qualité, le temps de valorisation a été considérablement augmenté.
Des processus de travail rationalisés
CeloxisLa capacité d'organiser les différents processus et flux de travail a donné à la direction de NTI une grande tranquillité d'esprit. Celoxis ont tout rationalisé, de la programmation et du suivi des projets à l'obtention de vues standardisées sur les différents projets, et ont également permis à leurs clients d'avoir un suivi en temps réel de leurs projets et de collaborer avec les équipes.
Un fort retour sur investissement
CeloxisLe système de gestion de projet, complet et robuste, a immédiatement permis d'améliorer l'efficacité de l'organisation. Non seulement les coûts de licence et de gestion des infrastructures ont considérablement diminué, mais la gestion et l'échange d'informations ont été transparents, ce qui a accéléré la collaboration interfonctionnelle. En l'espace d'un an, NTI a utilisé Celoxis à tous les niveaux de leur organisation.
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