Augmentation de la productivité des gestionnaires
Efficacité opérationnelle accrue
Augmentation de la comptabilité des projets
Une réduction accrue des coûts
Gestion accrue des ressources
À propos de Prometeo Management Consulting
Prometeo Management Consulting est une organisation basée à Rome qui aide les entreprises à atteindre des niveaux optimaux de gouvernance informatique en menant des activités de conseil en matière d'évaluation des systèmes de contrôle interne et de gestion des risques. La société est composée de consultants qualifiés provenant de sociétés de conseil et d'audit d'envergure internationale.
Leurs défis
Travaillant dans les domaines de l'évaluation et des audits informatiques, principalement avec des clients des secteurs financier et bancaire, le travail chez Prometeo Management Consulting a impliqué plusieurs activités et des contrôles de routine impliquant de fréquentes visites chez les clients. Cela impliquait de planifier plusieurs mois à l'avance afin de s'assurer qu'ils disposaient d'un calendrier pour toutes ces activités. À tout moment, ils ont une vingtaine de projets de petite et moyenne taille qui se déroulent en parallèle, avec des durées allant de quelques semaines à des projets de plusieurs années. La gestion de toutes les activités du projet, la mise à jour des plans et des délais et le suivi de l'utilisation des ressources devenaient un défi pour la société qui utilisait Microsoft Excel à l'époque. L'équipe de direction a décidé d'essayer Microsoft ProjectLa norme de facto pour la gestion de projet, mais elle s'est vite rendue compte qu'elle était trop rigide et trop structurée pour une équipe de consultants agile. La licence du logiciel coûte pour Microsoft Project n'a pas non plus été considéré comme un investissement viable.
L'équipe avait besoin de quelque chose qui soit basé sur Internet et plus flexible à leurs besoins, tout en étant raisonnablement abordable. "Bien que la plupart de nos projets ne soient pas de nature complexe, le plus grand défi est qu'ils sont répartis tout au long de l'année. Vous avez donc une tâche qui se termine en décembre, par exemple, et vous devez vous assurer de la gérer et de la contrôler pour ne pas arriver en décembre et vous rendre compte qu'il y a une date limite", a déclaré Licia Nicoletti, qui travaille comme consultante sur des projets liés à l'audit, à la conformité et à la gouvernance informatique.
Les défis suivants ont incité Prometeo Management Consulting à rechercher un logiciel de gestion de projet flexible mais complet :
Zéro visibilité croisée des projets
Les équipes de consultants de Prometeo Management Consulting travaillaient sur une vingtaine de projets différents à tout moment. Ces projets ont duré de quelques semaines à plusieurs années. Ni Excel ni la direction n'ont Microsoft Projectoffert de visibilité transversale aux projets, ce qui rend extrêmement difficile leur suivi et le respect des délais. Beaucoup de leurs projets nécessitaient des activités qui étaient prescrites par la loi et donc un respect strict des délais.
La lourdeur des rapports
La transmission de rapports par le biais de tableurs était un cauchemar croissant. Il était très difficile pour les gestionnaires d'obtenir les données qu'ils voulaient vraiment pour leurs rapports, sans parler de l'exactitude des données. Elle a également nécessité de nombreuses manipulations de données à l'aide de tableurs. Ils ne pouvaient pas suivre les données prévues par rapport aux données réelles, en termes d'achèvement des tâches, d'efforts et d'autres suivis financiers.
Suivi de l'utilisation des ressources
La direction n'avait pas une vision claire de la manière dont ses ressources étaient réparties entre les différents projets et sur quoi elle travaillait. Il s'agissait d'un défi majeur, car la nature de leurs projets était principalement axée sur les consultants.
Suivi manuel du temps
Le suivi du temps de travail par courrier électronique et feuilles de calcul Excel était en grande partie manuel, incohérent et sujet à des erreurs. L'incohérence du suivi a eu pour conséquence de ne pas pouvoir prendre de décisions fondées sur des données.
Faible accessibilité
Comme les équipes travaillaient principalement à partir des sites des clients, elles avaient besoin d'une plateforme basée sur le web et facilement accessible en déplacement.
Pourquoi Celoxis?
Sachant qu'Excel ne suffisait pas à leurs besoins croissants en matière de gestion de projets et n'Microsoft Projectétait pas le bon choix, l'équipe de Prometeo Management Consulting a commencé à chercher un outil de gestion de projets qui leur donnerait une visibilité en temps réel sur leurs projets et leurs ressources, et serait également complet en termes de suivi du temps et des dépenses et de rapports financiers. L'autre grande nécessité pour eux était que la solution devait être en ligne et basée sur le web. Ils ont commencé à expérimenter différents systèmes pour finalement se concentrer sur Celoxis.
Ils ont choisi Celoxispour les raisons suivantes :
- Celoxis était une solution basée sur le cloud et le web qui pouvait héberger en toute sécurité toutes leurs données de projets et de ressources sur une seule plateforme, et qui était toujours accessible.
- Celoxis était extrêmement flexible et adaptable à leurs besoins. En fonction de la nature et de la durée de leurs projets, ils avaient besoin d'une certaine souplesse dans la manière de les gérer. Si certains projets nécessitaient un responsable dédié, beaucoup d'autres étaient très flexibles pour que d'autres membres de l'équipe fassent office de chefs de projet sans se soucier des multiples types de licences et des coûts.
- Les dirigeants de Prometeo Management Consulting ont été impressionnés par les puissantes capacités de reporting et de tableau de bord qu'Celoxisoffre le système prêt à l'emploi.
- Celoxis avaient des capacités intégrées de gestion du temps et des dépenses, ce qui permettait à leurs équipes de consigner et de gérer facilement leurs efforts et les autres dépenses liées au projet.
- Venant d'horizons divers et moins orientés vers les technologies de l'information, les membres de l'équipe ont apprécié l'interface intuitive et conviviale qui fait Celoxisdu numero uno le moyen d'avancer.
- Au cours de la période d'essai et d'évaluation, les équipes ont été submergées par l'attitude rapide et réactive des équipes de soutien en matière de chat et de billets.
- Celoxis était très flexible à leurs besoins et disposait de toutes les capacités dont l'équipe aurait besoin maintenant et dans un avenir proche, à un prix particulièrement peu coûteux.
Une citation de l'entrevue
"Vu la complexité croissante de nos projets, nous avons recherché un outil convivial, personnalisable et facile à utiliser, et c'Celoxisest certainement le produit que nous recherchions".
- Licia Nicoletti, Consultante, Prometeo Management Consulting
Comment Celoxisrésoudre leurs problèmes d'affaires
Chez Prometeo Management Consulting, chaque ressource fait un peu de gestion de projet à travers divers projets parallèles. La flexibilité et le niveau de personnalisation possibles au sein de Celoxis leur a permis de le faire. Celoxis a donné à l'équipe de Prometeo Management Consulting un niveau de visibilité et de connaissance de leurs projets qui n'était pas possible avec leur solution précédente, en leur offrant la possibilité de filtrer une variété de vues et de partager une variété de rapports en temps réel, y compris ceux qu'ils pouvaient partager avec leurs clients en temps réel.
Les principaux avantages commerciaux comprenaient :
- Permettre aux équipes de s'approprier le projet avec souplesse, ce qui était idéal pour leur structure organisationnelle et leurs types de projets. Ils pourraient facilement ajouter plusieurs chefs de projet et responsables de tâches qui pourraient faire leur part pour assurer la réussite globale du projet.
- Des rapports détaillés et en temps réel pour donner une visibilité à tous les projets et ressources importants.
- La flexibilité des rapports et l'exportation au format PDF ont permis aux gestionnaires de présenter efficacement les données à leurs clients en leur fournissant un résumé clair de leurs projets en temps réel.
- Planification efficace des tâches en fonction de la disponibilité des ressources et de la charge de travail. En raison de la nature de leurs projets, plusieurs activités ont été dispersées tout au long de l'année. a Celoxispermis à Prometeo Management Consulting de programmer ces activités avec précision, d'allouer les ressources appropriées et d'échanger les ressources selon les besoins sans perdre le contexte ou l'effort sur les tâches.
- Permettre aux gestionnaires d'inclure et de suivre les activités facturables et non facturables et l'utilisation des ressources dans un projet.
- Permettant aux membres de l'équipe de suivre facilement le temps passé sur les différents projets et de corriger les erreurs sans effort. Il permettait également aux gestionnaires de suivre les efforts déployés dans le cadre de diverses activités et projets.
- Des tableaux de bord personnalisables ont permis aux responsables et aux équipes de se connecter et de voir ce qui les concerne et de mettre à jour ce qui les concerne tous en un seul endroit. "C'est très bien que vous puissiez personnaliser votre tableau de bord, vous pouvez donc définir vos préférences et dès que vous ouvrez l'outil, vous savez ce que vous regardez et ce que vous voulez regarder", ajoute Licia. "C'est un énorme gain de temps pour nous. Par exemple, sur mon tableau de bord, j'ai le rapport sur l'état d'avancement des projets, qui me donne une vue d'ensemble de tous les projets, ce qui est toujours utile et c'est aussi accrocheur, parce que je peux voir tout de suite si un projet est en danger ou si c'est quelque chose de bon pour l'avenir, car il est codé par couleur, donc ça aide vraiment", a-t-elle poursuivi.
- Celoxis aide l'entreprise à consolider en un seul endroit tous les suivis financiers et les activités liées aux projets, de sorte qu'à la fin des projets, les gestionnaires puissent facilement extraire les informations financières relatives à leurs projets.
Qu'est-ce qu'ils aiment Celoxis?
Les principales caractéristiques de Celoxis dont bénéficie Prometeo Management Consulting sont les suivantes
Tableaux de bord
Des tableaux de bord interactifs et cliquables en temps réel ont donné une visibilité sur tous les projets et ressources importants. Les cadres et les gestionnaires peuvent facilement consulter les statuts des projets, l'utilisation des ressources, les données des feuilles de temps et également les informations financières des projets à partir d'un seul endroit. "Comme ce sont des tableaux de bord cliquables, il est beaucoup plus facile pour nous d'interagir avec le système", a ajouté Licia.
Feuilles de temps
L'enregistrement du temps consacré aux différentes tâches a été très facile grâce aux feuilles de temps hebdomadaires. Tout le temps a été suivi avec précision par rapport à la tâche et au projet et pouvait être facilement extrait à des fins de rapport.
Gantt interactif
L'utilisation du diagramme de Gantt interactif a permis aux responsables et aux équipes de suivre facilement le calendrier de leurs projets, de voir quelles tâches glissaient, de surveiller les chemins critiques et de s'assurer que tous leurs projets étaient correctement dotés en personnel.
Alertes et notifications
CeloxisLes alertes automatisées et les notifications par courrier électronique ont permis à Prometeo Management Consulting de garder le contrôle sur ses projets de longue haleine, en s'assurant que ses équipes respectent constamment les délais.
Personnalisation des rapports
La personnalisation des rapports a aidé les cadres et les dirigeants à découper les données comme ils le souhaitaient. Ils pouvaient créer un seul rapport et chacun pouvait le personnaliser pour voir les colonnes qui le concernaient.
Charge de travail transversale (tableau de charge des ressources)
Le tableau de la charge de travail des ressources entre les projets a permis aux responsables d'identifier les affectations de ressources et de voir également la charge de travail de chaque membre de l'équipe. Elle les a également aidés à suivre l'utilisation des ressources, généralement facturables.
Graphiques et tableaux à code couleur
L'étendue des Celoxistableaux et des graphiques a permis à l'équipe de créer et de présenter une variété de données visuelles à l'intention de ses cadres. Le code couleur a rendu plus accrocheur le lieu où ils pouvaient facilement repérer un projet en détresse et relever les défis.
Exportation PDF
L'exportation de rapports au format PDF a permis à Prometeo Management Consulting d'exporter facilement des données de rapports sélectifs au format PDF pour les partager avec leurs clients.
Les résultats
Amélioration de la gestion des ressources
En utilisant Celoxis, Prometeo Management Consulting savait exactement comment ses utilisateurs étaient déployés et comment ils étaient utilisés. Cela a conduit à une amélioration de 20 % de la gestion et de l'utilisation des ressources.
Une meilleure comptabilité des projets
La comptabilité des projets a été sensiblement améliorée, évitant les fuites de factures, ce qui a permis d'améliorer de 30 % la facturation des clients et les autres processus financiers.
Amélioration des processus et réduction des coûts opérationnels
Avec Celoxis, un certain nombre de processus opérationnels ont été rationalisés, ce qui a permis d'améliorer de 20 % l'efficacité globale et de réduire de 10 % les coûts.
Faire plus de travail en moins de temps
L'efficacité des gestionnaires s'est améliorée en moyenne de 10 à 20 % grâce à la réduction du temps nécessaire à la planification des projets, à la gestion des ressources et aux autres activités de suivi.
Découvrir Celoxis
Laissez-nous vous démontrer pourquoi Celoxis est la solution PPM idéale pour vous.
