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À propos de Snow Software
Basé à Stockholm, en Suède, avec des bureaux en Europe, au Royaume-Uni et aux États-Unis, Snow Software est le plus grand développeur dédié de solutions de gestion des actifs logiciels (SAM).
Récemment nommé leader du Gartner"Magic Quadrant for Software Asset Management Tools 2018", Snow s'est donné pour mission d'empêcher les entreprises de payer trop cher les logiciels et les services en ligne qu'elles consomment.
Snow Software a reçu plusieurs autres prix, dont le prix CODiE 2017 pour la meilleure solution de gestion des opérations informatiques. Plus de 4 500 organisations dans le monde entier font confiance aux solutions SAM de Snow Software, qu'elles soient sur site ou dans le nuage.
Leurs défis
L'activité de Snow Software était principalement centrée sur le fait que Salesforce était le centre de vérité pour toute la gestion des opportunités et le reporting des données de vente. Pour la gestion des projets, ils n'avaient rien à part les tâches de Salesforce, Outlook et les feuilles de calcul. À mesure que leur activité se développait, la gestion et la réalisation de projets dans des tableurs devenaient de plus en plus difficiles et les équipes n'étaient pas en mesure de dimensionner et de suivre les résultats restants.
Leurs principaux défis étaient les suivants :
Gestion inadéquate des tâches
Les équipes ne disposaient pas d'un moyen efficace de savoir ce qu'elles avaient dans leur assiette et les différentes priorités de travail. Les tableurs et le courrier électronique n'étaient pas évolutifs et ont également entraîné une faible productivité. La gestion de tous les détails des tâches dans les feuilles de calcul devenait un cauchemar.
Délais non respectés
L'utilisation de feuilles de calcul comportant d'innombrables onglets a rendu difficile la recherche des bonnes données et la mise à jour des projets par les différentes parties prenantes. Ils n'avaient aucun moyen de tirer des rapports, donc aucun moyen de savoir combien de projets étaient actifs, qui les faisait et quel était leur état d'avancement. Il en est résulté un manque de visibilité important sur l'état d'avancement des projets, et l'équipe n'a pas été en mesure de faire face à l'augmentation du volume et de l'ampleur des projets, ce qui a souvent entraîné le non-respect ou le retard des délais.
Mauvais suivi des projets
Les gestionnaires ne pouvaient pas suivre les calendriers et s'adapter aux changements de priorités. Il était impossible de voir le projet dans son ensemble (en utilisant Gantt) et d'avoir une vision claire de toutes les étapes et de tous les résultats à venir. Ils n'ont pas été en mesure de comprendre comment les projets se chevauchent ou de comprendre le chemin critique des projets. Sans un outil formel, Snow Software ne pouvait pas confirmer que les tâches étaient effectuées au moment voulu et surtout ce qui n'était pas fait dans les délais impartis.
Base de données sur le manque de ressources
Pour Snow Software, il ne suffisait pas d'avoir des ressources, mais de savoir également si elles possèdent les compétences requises pour mener à bien les activités du projet. L'absence d'une base de données complète des ressources permettant de suivre les compétences et les disponibilités la rend de plus en plus écrasante.
Une utilisation des ressources mal documentée
Lors de la gestion des projets, il est important pour Snow de documenter et de suivre toute l'utilisation et l'affectation des ressources. Cependant, les feuilles de calcul longues et suivies manuellement ont conduit à un suivi inadéquat qui était souvent sujet à des erreurs. Il en a résulté des vues limitées de la charge de travail pour la planification des ressources. Le suivi et le compte rendu de l'utilisation facturable et non facturable ont également constitué un défi.
Information financière
Snow Software avait besoin de rapports financiers pour deux raisons : la première était liée à des réglementations financières différentes et la seconde était que les directeurs de services individuels devaient savoir si leur entreprise était rentable ou non. Souvent, ces détails étaient perdus dans des courriels ou n'étaient pas à jour.
Processus manuels
Snow Software travaillait avec un mélange d'outils et de services allant des tâches Salesforce aux événements Outlook et Spreadsheets et Calendrier. Cela s'est avéré très inefficace pour que leurs équipes distribuées restent en tête de leurs priorités et de leurs résultats. La qualité du travail en a souffert.
Dans l'ensemble, il y a eu une grande confusion dans les processus de réalisation des projets de Snow. Face à tous ces défis, Stacie Manzano, directrice des opérations des services mondiaux, a décidé de choisir un outil de gestion de projet complet qui leur servirait de centre de gestion de projet, en connectant Salesforce, le courrier électronique et les calendriers Outlook. De plus, Stacie avait besoin d'un outil facile à utiliser, mais suffisamment évolutif pour gérer non seulement le volume de projets dans les unités opérationnelles et les régions, mais aussi pour soutenir ses équipes en pleine croissance.
Pourquoi Celoxis?
Stacie et son équipe ont découvert, Celoxisaprès une recherche intense d'une solution complète de gestion de projet, que
- avait la possibilité de s'intégrer à Salesforce,
- était la plus intuitive et la plus facile à utiliser pour leurs équipes géographiquement dispersées,
- était facile à mettre en œuvre et à déployer,
- avait des capacités de reporting étendues et personnalisables,
- était une source unique de vérité pour toutes les informations relatives au projet, et
- était rentable.
Comme Celoxis a répondu à tous les besoins de Snow à partir d'un système complet et a promis un mélange unique de fonctionnalités et d'extensibilité dont ils avaient besoin, l'équipe s'est empressée de le piloter dans sa région des États-Unis. Ce projet pilote, vaste et rigoureux, a duré près d'un an. Ils ont minutieusement évalué CeloxisLes fonctionnalités clés, l'API et la réactivité du support client. Bien que leurs équipes britanniques aient été un peu réticentes au début, et qu'elles aient continué à examiner d'autres options comme FinancialForce (un logiciel ERP basé sur le cloud), un consensus final a rapidement été atteint pour choisir et aller de l'avant avec Celoxis parce que FinancialForce était très lourd à mettre en œuvre, peu personnalisable et pas sûr de bien s'adapter à leurs systèmes Salesforce.
"Je pense que si vous recherchez la valeur de l'outil, je dirai que Celoxis fait de n'importe qui un gestionnaire de projet... cela simplifie suffisamment la gestion du projet pour que n'importe qui puisse le gérer, ce n'est pas si compliqué", explique Stacie. "Lorsqu'il (Celoxis) n'a pas la fonctionnalité exacte dont nous avons besoin, j'ai pu travailler avec leurs équipes de support et de formation pour trouver une solution prête à l'emploi ou soumettre une demande de fonctionnalité avec un succès surprenant en faisant en sorte que leur équipe produit la livre rapidement".
Une citation de l'entrevue
“Celoxis a de nombreuses caractéristiques intéressantes et les reportages sont exceptionnels ! Nous sommes en mesure d'exploiter Celoxis au niveau mondial pour suivre nos projets de mise en œuvre. Cet outil nous permet de suivre nos finances, l'affectation des ressources et le pourcentage de réalisation. Celoxis dispose d'une grande structure de rapport et d'une grande flexibilité pour créer vos propres champs personnalisés. Nous avons utilisé Celoxis depuis un peu plus de trois ans et en sont assez satisfaits. D'ici quelques mois, elle sera notre norme mondiale".
- Stacie Manzano, directrice des opérations des services mondiaux, Snow Software.
Comment Celoxisrésoudre leurs problèmes d'affaires
Celoxis a permis de franchir une nouvelle étape en termes de visibilité, de responsabilité, de personnalisation et d'intégration. Alors que Stacie se faisait le champion d'un plan de déploiement progressif, le pilotage Celoxis département par département, région par région, Celoxis les a aidés :
- Permettre aux équipes et aux responsables de s'approprier le projet avec souplesse, ce qui était idéal pour les organigrammes et les processus des petites entreprises de Snow Software.
- Permettre aux parties prenantes internes de participer et de consulter l'état d'avancement des projets et d'accéder aux rapports en temps réel, ce qui permet d'assurer la transparence pour les parties prenantes et de rendre compte des niveaux de productivité.
- Une planification efficace des ressources en fonction de la disponibilité des ressources et des compétences.
- Permettre aux gestionnaires et aux cadres de suivre l'utilisation des ressources facturables et non facturables.
- Les calendriers de travail régionaux et les exceptions de travail ont permis aux équipes interrégionales de tenir compte de leurs vacances et de faire en sorte que l'outil intègre tout cela dans un calendrier de projet solide.
- Le diagramme de Gantt visuellement interactif qui a géré automatiquement les délais et les dépendances des projets et a donné des dates de fin de projet réalistes.
- Les équipes de Snow Software ont utilisé Outlook en complément de Celoxis. La synchronisation iCal avec Outlook a aidé les propriétaires et les gestionnaires de projets à protéger le temps réservé des ressources de l'entreprise.
- La possibilité de suivre et de déclarer les données financières en temps réel à des fins de réglementation et de rentabilité interne des entreprises.
- Des tableaux de bord personnalisables ont permis aux équipes de se connecter et de voir ce qui les concerne et de mettre à jour ce qui les concerne tous en un seul endroit.
- Les alertes et notifications instantanées ont permis aux responsables d'être informés par leurs équipes ainsi que sur les indicateurs d'alerte précoce sans avoir à faire le tour et à demander explicitement à chaque membre.
- Les espaces de travail et les types de projets leur ont permis de classer et de regrouper efficacement les projets par unités d'affaires et types de produits, ainsi que tous les champs personnalisés connexes, y compris les champs de formules.
- L'CeloxisAPI a aidé Snow Software à s'intégrer de manière transparente à ses systèmes Salesforce, comme elle le souhaitait.
- Éliminer les multiples plateformes qui ne pouvaient pas supporter les changements rapides et utiliser un seul système pour gérer toutes leurs activités et processus de gestion de projet.
Qu'est-ce qu'ils aiment Celoxis?
"La première exigence de l'entreprise était que l'outil puisse s'intégrer à Salesforce", explique Stacie. "Et, avec l'aide de votre API et de votre équipe de soutien, nous avons réussi à le mettre en place assez facilement. Je peux dire qu'en faisant une Salesforce à l'Celoxisintégration, nous avons gagné beaucoup de temps, l'équipe n'a plus à entrer les projets ou à les trouver, c'est généré automatiquement pour eux, ce qui est agréable et vraiment efficace".
Les objectifs de Snow Software étaient de consolider en un système unique et unifié, d'accélérer l'exécution des projets et de gérer une charge de travail en augmentation rapide. Et, dans Celoxis ils ont trouvé un système robuste et complet, qui leur permettrait d'augmenter l'efficacité des projets et d'optimiser leurs opérations mondiales. Celoxis était également facile à utiliser et peu coûteux, ce qui en fait un investissement peu risqué. La personnalisation qu'ils pouvaient faire au sein de l'outil était également intéressante.
"La façon dont je le décris aux gens, c'est comme Microsoft Project sur les stéroïdes parce que dans Microsoft ProjectIl doit faire le tour et demander à tout le monde ce qu'il en est de la mise à jour. CeloxisVous pouvez avoir un identifiant d'utilisateur et voir ce qui les concerne et mettre à jour ce qui les concerne, puis le chef de projet est immédiatement informé", explique Stacie.
Les principales caractéristiques de Celoxis dont tire parti Snow Software sont les suivantes
Rapports et tableaux de bord
En utilisant plusieurs rapports de projet partagés par l'équipe, les propriétaires individuels et la santé du projet, et en pouvant cliquer sur les graphiques et en les personnalisant autant, les directeurs et les gestionnaires ont les données beaucoup plus à portée de main pour pouvoir faire des recommandations à l'équipe et prendre des décisions fondées sur les données.
Rapports prévus
La programmation de rapports clés permet à la direction et aux équipes dirigeantes de Snow Software de revoir périodiquement chaque projet et d'évaluer les processus sans se connecter au système.
Espaces de travail et calendriers de travail par région
Avec des équipes mondiales en place, l'utilisation d'espaces de travail pour isoler les données de projet avec des niveaux d'autorisation variés et la possibilité de partager le contenu avec un groupe d'utilisateurs particulier et l'utilisation de calendriers régionaux ont été très efficaces pour coordonner et planifier le travail entre diverses équipes et maintenir la cohérence des processus.
Modèles de projets
La planification et la gestion des grands projets transversaux ont été considérablement améliorées grâce à l'utilisation Celoxisde modèles de projets. Les modèles permettent de mieux comprendre ce qu'implique la planification en sachant bien que rien n'a été oublié.
Tableaux de bord
Les managers et les membres de l'équipe utilisent largement les tableaux de bord personnalisables pour avoir une vue instantanée de leurs priorités et pour pouvoir voir ce qui est dans leur assiette et ce qui est dû cette semaine avec une plus grande clarté.
Suivi de l'utilisation des ressources
Celoxis a donné à Snow Software une visibilité instantanée sur ses ressources et son utilisation, lui permettant ainsi de suivre l'utilisation facturable et non facturable. Cela a permis de mieux hiérarchiser le travail et a également évité à toute personne de se retrouver surchargée et stressée.
Champs personnalisés
Snow Software utilise largement les champs personnalisés, y compris les champs de formule, pour saisir et rapporter les mesures de projets et de ressources pour leurs rapports exécutifs.
API
Grâce à l'API Web intuitive, Snow Software a pu s'intégrer de manière transparente à son système Salesforce et automatiser les actions de gestion des opportunités et autres processus financiers.
Les résultats
Celoxis a permis à Snow Software de gérer et de suivre plus précisément les projets, les ressources et les finances, ce qui a permis de réduire leurs coûts et d'améliorer la productivité. Venant d'un environnement où l'on devait suivre ces choses manuellement, Celoxis a contribué à faire passer les choses à un autre niveau. Snow Software a pu tirer parti de CeloxisLe projet a été conçu pour offrir une fonctionnalité complète permettant d'améliorer la qualité de leurs actifs dans tous les domaines et de garantir la cohérence et l'efficacité de leurs projets.
Parmi les résultats clés, on peut citer
Amélioration de la productivité
L'intégration robuste Celoxisde Salesforce a permis d'automatiser une grande partie du travail manuel et des données pour Snow Software, libérant ainsi les équipes qui peuvent se concentrer sur la réalisation de leur travail. Cette intégration a permis à elle seule de gagner environ 15 % de temps. Il a été essentiel de récupérer ce temps pour pouvoir continuer à réaliser des projets plus efficacement.
Un fort retour sur investissement
Au cours des trois dernières années, Snow Software Celoxisa prouvé qu'elle était un investissement viable et est devenue le centre de vérité pour tous ses projets gérés à l'échelle mondiale.
Découvrir Celoxis
Laissez-nous vous démontrer pourquoi Celoxis est la solution PPM idéale pour vous.
