60%

Réduction des coûts de licence

100%

Adoption par les utilisateurs

10/10

Score du PMO

Sweet Rush Inc.

À propos de SweetRush Inc.


SweetRush Inc. est une société américaine de développement de contenu d'apprentissage en ligne et de services de conseil. L'entreprise a 17 ans d'expérience dans la fourniture de solutions d'apprentissage personnalisées, notamment l'apprentissage en ligne, la gamification, la téléphonie mobile et la formation avec instructeur (ILT).

Leur organisation, forte de 150 membres, est entièrement virtuelle, avec des membres d'équipe géographiquement dispersés. En mettant l'accent sur une forte culture d'équipe axée sur les processus, ils ont réussi à atteindre un taux de rotation des coéquipiers proche de zéro, des clients fidèles et un portefeuille remarquable.

SweetRush a remporté de nombreux prix, dont les prestigieux Brandon Hall HCM Awards dans 17 catégories. Elle est également classée n°1 sur la liste des 10 meilleures entreprises de développement de contenu eLearning pour la troisième année consécutive par l'industrie du eLearning.

Leurs défis


SweetRush est une entreprise centrée sur la gestion de projets, ce qui signifie que leurs pratiques de gestion de projets sont très solides. L'organisation utilisait Microsoft Project Solution sur site pour leurs activités de gestion de projets. Même si Microsoft Project était l'outil de facto utilisé par de nombreuses organisations à cette époque, SweetRush avait ses propres défis à relever pour adopter un outil qui propagerait la force de la gestion de projet à presque toutes les facultés de l'organisation.


Planification des ressources

En plus d'utiliser Microsoft Project, SweetRush utilisait des tableurs pour la planification des ressources. Avec le nombre croissant de membres d'équipes et de projets répartis, il devenait de plus en plus difficile d'affecter et de suivre les heures de ressources aux différents projets et tâches.

Rapports sur l'état d'avancement des projets et des cadres

Avec Microsoft Projectet les tableurs, SweetRush a toujours eu pour défi de présenter à ses dirigeants une image visuelle de ce qui se passe avec leurs projets, leurs ressources et leur budget.

Coûts des licences

Microsoft Project coûtait à SweetRush environ 560 dollars par utilisateur et comme l'entreprise connaissait une croissance en spirale, il devenait de plus en plus difficile de justifier ce coût pour tous les compromis.

Fuites de factures

Avec un nombre massif de projets en cours en permanence, ils avaient un certain nombre d'étapes de facturation liées à des livrables spécifiques. Le suivi de ces étapes avec des échéances sans cesse changeantes s'est avéré être un cauchemar et la communication entre les chefs de projet et les équipes de facturation a mal tourné, causant des trous dans la facturation des clients.

Plans de projets décentralisés

SweetRush avait des plans de projet longs et décentralisés. Cela signifie que les plans de projet ont dû être distribués manuellement entre les responsables, les équipes et les clients. Les modifications apportées aux plans du projet ne se propageaient pas automatiquement et le fichier devait être distribué à nouveau. Étant une organisation 100% virtuelle, garder les plans de projet à jour et les loger dans un endroit centralisé pour faciliter la distribution et la récupération était le besoin de l'heure.

Pourquoi Celoxis?

Face à tous ces défis, SweetRush cherchait un PMO qui pourrait :

  • Gérer efficacement les plans de projets de grande envergure qui se traduisent souvent par des centaines et des milliers de tâches,
  • Héberger tous leurs plans de projet dans un endroit centralisé pour permettre à leurs équipes virtuelles d'y accéder facilement,
  • Imite étroitement le Microsoft Projectparadigme de l'adoption à l'échelle de l'organisation et sans l'utilisation de plugins,
  • Éliminer l'utilisation de tableurs pour la planification et la prévision des ressources,
  • Être hébergé dans des locaux et avoir un prix compétitif.

Ils étaient presque sur le point de choisir une solution PMO, quand l'un de leurs derniers tests d'acceptation a révélé que l'outil s'effondrait sur un plan de projet de 700 tâches.

Ils ont choisi Celoxispour les raisons suivantes :

  1. CeloxisLa mise en œuvre de ce Microsoft Projectparadigme a été la plus proche et la meilleure qu'ils aient jamais vue.
  2. Celoxis pouvait sans effort gérer et charger les plans de grands projets avec des milliers de tâches et de sous-tâches.
  3. Le Gantt visuel interactif était parmi les meilleurs de sa catégorie. Il a été rapide et précis dans la programmation des projets et dans la gestion des délais.
  4. Avec les ressources et la programmation, Celoxisétait le seul outil qui avait la capacité d'allouer les ressources par effort (heures) par rapport à la méthode habituelle d'allocation en pourcentage. SweetRush a trouvé une réelle valeur dans cette capacité.
  5. SweetRush a été séduit par CeloxisL'infrastructure de reporting robuste et toute la configurabilité qu'elle offre aux administrateurs et aux utilisateurs. Le fait de Celoxisdisposer d'un vaste répertoire de champs personnalisés était également assez significatif.
  6. Rejet des examens publics (alors) sur Celoxis n'étant pas facile à comprendre et nécessitant un soutien et une prise en main considérables, SweetRush a constaté Celoxis assez intuitive et facile à utiliser.
  7. Avec Celoxis, leurs coûts de licence ont été réduits de près de 60%.
  8. Celoxis avait une installation sur place et elle était basée sur le Web.

Une citation de l'entrevue


“Celoxis est une solution PMO puissante qui peut être utilisée pour faciliter et renforcer les processus de gestion de projet de toute organisation. Celoxis Des points forts particuliers peuvent être constatés dans les domaines tels que la gestion des plans de projets complexes, l'affectation détaillée des ressources, le suivi du temps et du budget, la configurabilité spécifique à l'organisation et les rapports avancés. Le reportage est probablement le meilleur que j'ai vu et c'est certainement l'un des muscles les plus forts de Celoxis. Celoxis est un véritable moteur en matière de gestion de projets, et c'est un outil formidable pour planifier et organiser les efforts liés aux projets".

Michael Misha

- Michael (Misha ) Milshtein, directeur de l'ingénierie et du développement, SweetRush Inc.

Citation

Comment Celoxisrésoudre leurs problèmes d'affaires


SweetRush a géré et exécuté une variété de projets, y compris l'apprentissage électronique, les solutions mixtes, le marketing et les projets de développement web. La genèse du déploiement de Celoxis était principalement destiné à la gestion des ressources et au logement de tous les plans du projet dans un lieu centralisé. Et, dans cette mesure, Celoxis a obtenu une note de 10/10 pour la mise en œuvre du PMO de SweetRush.

En particulier,

  1. Celoxis est devenu un centre de coordination de tous les projets et de toutes les ressources, évitant ainsi de devoir partager manuellement les plans de projet et les tenir à jour.
  2. Celoxis a donné aux gestionnaires de projets géographiquement répartis une visibilité et une accessibilité instantanées des plans de projet et des diagrammes de charge des ressources. Ils pouvaient visualiser leurs projets complets, voir ce qui glisse et quels sont les jalons à venir. La programmation était assez solide et le fait de pouvoir répartir les ressources en heures était en fait une bénédiction déguisée.
  3. Les domaines critiques de la gestion des ressources, notamment la tenue d'une base de données des ressources et de leurs compétences, la prévision des ressources, l'équilibrage des charges, les affectations et les affectations ont été entièrement traités dans Celoxis.
  4. Grâce Celoxisà SweetRush, les budgets des projets peuvent être suivis en temps réel en fonction des coûts des ressources.
  5. En utilisant des champs personnalisés et des capacités de rapport, SweetRush a pu mettre en place des processus et des responsabilités pour vérifier les fuites dans la facturation de ses clients.

En tant que plateforme complète du PMO, SweetRush a également pu exploiter la puissance de Celoxisdans les domaines suivants :

  1. Rapports sur l'état d'avancement des projets et rapports exécutifs sur l'utilisation des ressources,
  2. Gestion des documents et partage des fichiers,
  3. Collaboration par le biais de discussions de projet et d'@mentions, sans qu'il soit nécessaire de recourir à un autre outil de collaboration en équipe,
  4. Utiliser des applications personnalisées pour automatiser et rationaliser leurs processus. SweetRush utilisait des feuilles de calcul et des courriels pour suivre les demandes de changement et les approbations. Et, avec la croissance des équipes et des projets, cela devenait de plus en plus fastidieux à gérer. En utilisant Celoxis Custom Apps, ils ont pu facilement cartographier leurs processus existants dans Celoxis et de suivre et coordonner le tout à partir d'un seul dépôt.

Qu'est-ce qu'ils aiment Celoxis?


Celoxis a été introduit à un moment où l'entreprise connaissait une croissance en spirale, et il s'est avéré être l'outil adéquat pour SweetRush afin de soutenir cette croissance et d'obtenir de nouveaux succès auprès de ses clients. Pour SweetRush, Celoxis était le bon outil qui est arrivé au bon moment pour soutenir la croissance.

Les principales Celoxiscaractéristiques dont SweetRush tire parti sont les suivantes


Gantt interactif

CeloxisLe diagramme de Gantt interactif est le plus rapide de l'industrie et aide SweetRush à charger et à planifier de longs projets comportant des centaines et des milliers de tâches et de dépendances.

Calendrier et allocation des ressources en heures

Avec des allocations directement en heures, SweetRush est en mesure d'estimer et de planifier avec précision l'effort requis pour chaque ressource sans avoir à calculer les pourcentages de leur disponibilité.

Tableau de charge des ressources

Le graphique dynamique de la charge de travail des ressources aide SweetRush à visualiser la charge de travail entre les projets et à s'assurer que les ressources sont correctement équilibrées pour gérer le travail du projet.

Rapports prévus

CeloxisLa fonction de rapports programmés est très largement utilisée par SweetRush pour programmer automatiquement et envoyer par e-mail des rapports clés de direction sur une base quotidienne et hebdomadaire.

Discussions sur les projets et @mentions

SweetRush s'appuie fortement sur les discussions de projet pour la collaboration car il conserve toutes les conversations à un seul endroit et au sein du projet pour un accès facile. Grâce aux @mentions, ils sont capables de porter à l'attention des membres de l'équipe toute communication importante.

Collaboration sur les documents

Grâce Celoxisaux capacités de versionnement et de collaboration des documents, les membres de l'équipe sont en mesure de gérer tous les documents dans le cadre des tâches correspondantes. Grâce au contrôle de version, ils peuvent facilement ajouter de nouvelles versions de fichiers en plus des anciennes versions pour faciliter la collaboration.

Champs personnalisés

SweetRush utilise des champs personnalisés pour filtrer leurs tâches de facturation et réparer les fuites de facturation. Ils utilisent largement les champs de formule pour saisir et rapporter les mesures du projet pour leurs rapports exécutifs. Ces champs sont utilisés dans leurs différents rapports visuels qu'ils créent pour leur gestion.

Applications personnalisées

SweetRush utilise l'application de demande de changement pour gérer les changements de portée au sein de leurs projets. En utilisant des applications personnalisées, ils sont en mesure de rationaliser le processus et de s'assurer que les changements sont correctement saisis et communiqués à l'équipe du projet et aux autres parties prenantes.

Les résultats



Réduction des coûts de licence

Grâce Celoxisà SweetRush, ils ont pu économiser près de 60 % sur leurs frais de licence, ce qui représente une économie considérable en soi.

Amélioration de la facturation des clients

SweetRush a réussi à éliminer le chaos des communications et à contenir les fuites de factures en utilisant des rapports et des notifications en temps réel.

Amélioration de la collaboration et de l'accessibilité

Celoxis l'amélioration de la visibilité et de l'accessibilité des données relatives aux projets et l'amélioration de la communication entre les équipes virtuelles, ce qui accroît l'efficacité et la transparence entre l'entreprise et ses clients.

Soutien à la réduction des coûts opérationnels de l'entreprise

Tout au long de la période de croissance exponentielle de l'entreprise, a Celoxiscontribué à normaliser les processus, à réduire les coûts opérationnels à différents niveaux et à soutenir la croissance globale.

Amélioration de la satisfaction des clients

SweetRush a permis de réduire le temps consacré aux rapports sur les clients et de se concentrer sur la réalisation des objectifs stratégiques des clients.

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