50%

Augmentation de la productivité des équipes

12%

Gain de temps pour les gestionnaires

Réseau urbain

À propos de Urban Grid


Urban Grid est l'un des principaux développeurs et financiers de projets solaires photovoltaïques dans les États du centre du littoral atlantique des États-Unis. Fondé en 2011, Urban Grid a plus de 1500 acres de projets solaires connectés et en ligne à travers les États-Unis et le Royaume-Uni.

Grâce à son expertise en matière de développement de projets solaires, l'entreprise propose des projets qui maximisent la valeur pour ses clients, tout en limitant les risques, grâce à une équipe de professionnels chevronnés de la finance, de l'industrie et de la construction.

Urban Grid est fier d'être membre de la Consumer Electronics Design and Installation Association (CEDIA), qui est le seul organisme mondialement reconnu qui régit l'industrie électronique.

Leurs défis


En 2011, lors de la création d'Urban Grid, la société a utilisé Microsoft Excel pour la gestion de ses projets. À l'époque, ils n'avaient qu'une poignée de projets et un seul chef de projet. Au fur et à mesure que l'entreprise a commencé à se développer et à ajouter de nouveaux projets, l'absence d'une solution globale de gestion de projet a commencé à poser plusieurs problèmes. La gestion de projets complexes, à forte intensité de capital et pluriannuels dans Excel devenait cauchemardesque. Les estimations des projets n'étaient pas fiables et les priorités ont souvent été modifiées en fonction de l'évolution constante de l'environnement des projets. À Urban Grid, l'équipe jongle avec plus de 20 projets à la fois. Ces projets se trouvent à différents stades de développement et durent entre un et trois ans. "Le principal défi était la communication", a déclaré Leah Garvey, vice-présidente du financement des projets chez Urban Grid. "Nous ne savions pas toujours où en étaient les projets. Nous avons dû nous fier à des courriels, des conversations téléphoniques et des feuilles de calcul qui peuvent ou non être à jour. Et à mesure que nous ajoutions des projets et des chefs de projet, il devenait trop lourd de relier toutes les feuilles de calcul entre elles, de gérer les changements et de se tenir au courant de tout", a-t-elle ajouté.

Leurs principaux défis étaient les suivants :


Visibilité des projets et des ressources

Pour Urban Grid, l'utilisation de tableurs pour gérer des projets de grande envergure était assez exigeante. Comme les plans de projet vivaient dans de multiples feuilles de calcul et n'étaient souvent pas à jour, il était très difficile de garder tout le monde sur la même page, de travailler sur les mêmes priorités et de rendre compte des tâches qui leur étaient assignées. L'absence d'un large accès aux plans des projets et à leur état actuel a constitué un autre inconvénient majeur. Et l'absence d'une vue d'ensemble de l'utilisation des ressources dans tous les projets n'a fait qu'exacerber cette douleur.

Suivi du budget

Le processus de développement étant très capitalistique, il était pratiquement impossible, à l'aide d'Excel, de suivre les budgets avec précision, de s'assurer qu'ils étaient sur la bonne voie, de comparer les budgets et les coûts prévus et réels et de pouvoir en rendre compte à la direction.

Communication du projet

Les équipes d'Urban Grid ont dû recourir aux courriels et aux conversations téléphoniques pour les communications importantes liées au projet. Il en est résulté des lacunes dans la communication à plusieurs niveaux et des informations cruciales ont commencé à passer entre les mailles du filet.

Gestion du changement

Le système de feuilles de calcul d'Urban Grid n'était tout simplement pas évolutif pour s'adapter aux changements dans leurs projets. Sans une gestion de projet appropriée, il était pratiquement impossible d'évaluer l'impact du changement sur les autres projets. Le manque de données historiques sur les projets a également rendu assez difficile l'évaluation de l'impact des changements sur les projets en cours.

Pourquoi Celoxis?

Quand Urban Grid a commencé à chercher un système de gestion de projet intégré, ils savaient qu'ils avaient vraiment besoin d'une solution qui pourrait aider à rassembler toute l'équipe - en gardant tout le monde sur la même longueur d'onde, en travaillant sur les mêmes priorités, tout en gardant un œil sur leurs investissements et leurs budgets. Disposer de données historiques solides sur les projets pour saisir l'effort requis pour mener à bien les projets passés et les appliquer aux nouveaux serait inestimable pour leurs projets solaires à forte intensité de capital. Avec cette idée précise de ce dont ils avaient besoin, Celoxis s'est vraiment distinguée comme la seule solution abordable qui a coché toutes leurs cases. "Avec CeloxisC'est vraiment la mise en scène visuelle qui nous a attirés. C'était si facile à comprendre et à utiliser. Les rapports, le tableau de bord, la possibilité d'utiliser des diagrammes de Gantt et aussi de tirer les informations dont vous avez besoin dans un rapport de niveau de gestion pour un effort facile", a déclaré Leah.

Pour Urban Grid, Celoxisétait une plateforme de choix car :

  1. Celoxis a été extrêmement facile à comprendre et à utiliser, grâce à l'utilisation d'Excel et de tableurs.
  2. Il s'agissait d'une solution basée sur le cloud et le web qui pouvait héberger en toute sécurité toutes les données, les fichiers et l'historique de leurs projets.
  3. Celoxis ont fourni à leurs directeurs et cadres une visibilité totale sur tous les calendriers de projets, les diagrammes de Gantt, les tâches hors piste et les budgets à partir d'un seul endroit.
  4. Celoxis a aidé les équipes d'Urban Grid à améliorer la communication et la collaboration. En utilisant CeloxisEn effet, tout le monde est au courant et sur la même longueur d'onde face aux changements continus des projets.
  5. CeloxisLe moteur de rapport puissant et personnalisable a permis aux gestionnaires et aux cadres supérieurs d'Urban Grid d'accéder en un seul clic à des analyses de projet et à des tableaux de bord complets et en temps réel.
  6. Celoxis a assuré une transparence en temps réel pour gérer efficacement les disponibilités des ressources (humaines et non humaines) et les charges de travail.
  7. Celoxis offre une flexibilité ultime en termes de champs personnalisés pour la saisie de diverses informations spécifiques à un projet ou à une tâche.
  8. Celoxis a offert des capacités inégalées à un coût abordable.

Comment Celoxisrésoudre leurs problèmes d'affaires


"Pour la direction, il est beaucoup plus facile de se connecter au tableau de bord et de voir à tout moment l'état d'avancement d'un projet. De plus, lorsque nous devons prendre des décisions budgétaires, il est facile de sortir un rapport et de voir où nous en sommes dans notre projet", a déclaré Leah en souriant. "Et pour les chefs de projet, c'est un outil qu'ils peuvent emporter partout avec eux et ils peuvent automatiquement mettre à jour le statut ou la tâche de leurs projets et être en mesure de rester sur la bonne voie", a-t-elle ajouté.

Les principaux avantages commerciaux comprenaient :

  1. Celoxis a fourni la cohérence et l'évolutivité dont la direction avait tant besoin pour pouvoir suivre l'avancement du projet et les ressources en temps réel.
  2. Les gestionnaires pourraient suivre efficacement les tâches hors piste et prendre des mesures correctives directement à partir des diagrammes de Gantt.
  3. CeloxisLes rapports sur les meilleures pratiques financières par étapes ont permis à Leah et à la direction d'extraire tous les budgets par mois pour les mois suivants et de les filtrer par catégories et types de tâches. "Les budgets sont très importants pour nous, et avec Celoxis Nous avons pu les suivre et nous assurer que nous étions sur la bonne voie. Nous avons pu marquer le moment où nous avons payé certaines tâches et les faire passer de notre budget à la réalité, et nous avons pu en rendre compte à la direction", a expliqué Leah.
  4. Celoxis Les rapports ont apporté de nombreuses informations à la haute direction. "Nous utilisons régulièrement une tonne de rapports", a déclaré Leah. "J'apprécie vraiment la personnalisation et les rapports sur les champs personnalisés", a-t-elle poursuivi. Celoxis Les rapports leur ont permis de créer des rapports personnalisés et de présenter les informations souhaitées au fur et à mesure des besoins.
  5. Celoxis amélioration de la planification des projets, de l'estimation et de la collaboration entre les gestionnaires.
  6. Celoxis a saisi efficacement l'historique du projet, ce qui permet aux gestionnaires et à la direction de prendre des décisions efficaces sur les performances passées du projet.
  7. Les champs personnalisés et les champs de formule ont permis à Urban Grid de suivre plusieurs informations et mesures liées aux projets industriels.
  8. Celoxis a introduit un système facile à mettre en place, facile à adapter, hautement personnalisable à leurs besoins et évolutif selon les besoins.

Qu'est-ce qu'ils aiment Celoxis?


“Celoxis est largement utilisé par nos responsables pour suivre leurs projets, s'assurer qu'ils respectent le calendrier et qu'ils font tout ce qu'ils doivent faire. Et ensuite, nos cadres supérieurs utilisent Celoxis pour contrôler régulièrement les projets et aussi les budgets des projets", a déclaré Leah.

Les principales Celoxiscaractéristiques dont Urban Grid tire parti sont les suivantes


Gantt interactif

CeloxisLe diagramme de Gantt interactif a été une bénédiction pour les responsables de projet d'Urban Grid, qui ont pu visualiser leurs plans de projet à long terme, les tenir à jour et prévoir les dates de livraison. Le chargement de longs projets s'est fait pratiquement sans effort. Ils peuvent facilement coder par couleur différents types de tâches, mettre à jour leur statut et suivre l'avancement des projets et les dépendances, le tout à partir d'un seul endroit.

Rapports financiers échelonnés dans le temps

Grâce à plusieurs meilleures pratiques en temps réel et à des rapports personnalisés par étapes, Leah et la direction ont pu facilement suivre les budgets et les coûts de leurs projets sur une base mensuelle, contrôler les prévisions par rapport aux chiffres réels et observer les tendances.

Tableaux de bord

Les dirigeants et les cadres supérieurs utilisent largement les tableaux de bord personnalisables pour avoir une vue consolidée en temps réel de leurs projets et prendre des décisions plus claires.

Tableau de charge des ressources

Le diagramme de la charge de travail des ressources entre les projets a permis aux gestionnaires d'identifier rapidement les goulets d'étranglement et de réorganiser les priorités entre les ressources et les projets.

Champs personnalisés

Urban Grid utilise largement des champs personnalisés, y compris des champs de formule, pour délimiter différentes catégories de tâches et pour saisir et rendre compte des paramètres de projet et financiers pour leurs rapports exécutifs.

Discussions sur le projet et commentaires sur les tâches

Urban Grid utilise beaucoup les discussions de projet et les commentaires de tâches pour la collaboration car il conserve toutes les conversations à un seul endroit et au sein du projet pour un accès facile.

Demande de modification

Travaillant dans un environnement de projet très dynamique, les changements sont inévitables pour Urban Grid. L'application de demande de changement leur permet de canaliser toutes les modifications apportées à leur projet et de les classer par ordre de priorité de manière efficace, tout en conservant un historique de toutes les demandes de changement.

Les résultats



Une plus grande visibilité et une meilleure communication

Le passage de l'utilisation d'Excel à une solution complète a permis à Urban Grid, en tant qu'organisation, d'avoir une plus grande visibilité de ses projets, d'atteindre un meilleur taux de transparence et d'améliorer les canaux de communication entre les équipes. Il n'y a plus de perte de communication et la dépendance à l'égard des communications par téléphone et par courrier électronique est presque obsolète.

Gain de temps considérable pour les gestionnaires

Avec Celoxis, les gestionnaires ont pu réaliser un gain de temps d'environ 12 %, ce qui leur laisse plus de temps pour se concentrer sur la réalisation de leurs projets.

Amélioration de la productivité des équipes

Alors que les membres de l'équipe Urban Grid n'ont pas utilisé Celoxis au quotidien, leur productivité a tout de même augmenté de près de 50 % car une grande partie de leurs activités manuelles ont été supprimées par Celoxis. En utilisant Celoxis pour mettre à jour les tâches et communiquer avec les responsables et le reste de l'équipe en ont fait leur unique interface de communication.

Soutien à la réduction des coûts opérationnels de l'entreprise

Pendant la période de croissance agressive de l'entreprise, a Celoxiscontribué à la normalisation des processus, à la réduction des coûts opérationnels à différents niveaux et a aidé à soutenir la croissance globale.

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