Démarrage - pour les utilisateurs
Ce guide de démarrage rapide vous aidera à comprendre :
- Comment l'information est organisée
- Comment se connecter
- Comment travailler avec votre tableau de bord
- Comment naviguer dans l'U.I.
- Comment modifier vos préférences
- Comment créer votre premier projet
- Comment travailler avec le diagramme de Gantt
- Comment rendre compte de l'avancement des tâches
- Comment enregistrer l'heure
- Comment suivre les projets
- Comment gérer les rapports
- Comment obtenir de l'aide
A. Comment l'information est organisée
Vous pouvez créer des projets, des tâches, des risques, des problèmes, des demandes de changement, etc. Vous pouvez également enregistrer le temps et les dépenses, télécharger des fichiers et entrer des commentaires. Voyons comment ils sont tous organisés.
Organization
│
├── Workspace 1 (e.g. Engineering)
│ │
│ ├── Project 1.1
│ │ │
│ │ ├── Tasks
│ │ │ │
│ │ │ ├── Subtasks
│ │ │ ├── Time Logs
│ │ │ ├── Expenses
│ │ │ ├── Updates
│ │ │ └── Files
│ │ │
│ │ ├── Discussions
│ │ │
│ │ ├── Risks (Custom App)
│ │ │ │
│ │ │ ├── Time Logs
│ │ │ ├── Updates
│ │ │ └── Files
│ │ │
│ │ ├── Issues (Custom App)
│ │ │ │
│ │ │ ├── Time Logs
│ │ │ ├── Updates
│ │ │ └── Files
│ │ │
│ │ └── Files
│ │
│ ├── Project 1.2
│ │ ...
│ └── Project 1.N
│
├── Workspace 2 (e.g. Marketing)
│ │
│ ├── Project 2.1
│ │ ...
│ └── Project 2.N
│
└── Workspace M (e.g. Sales)
│
├── Project M.1
│ ...
└── Project M.N
B. Comment se connecter
Lorsque des comptes d'utilisateur sont créés, ils sont notifiés par courrier électronique de leur nom d'utilisateur, de leur mot de passe et du lien pour se connecter. Consultez ce courrier électronique pour obtenir votre nom d'utilisateur et votre mot de passe. Après vous être connecté, vous devez modifier votre mot de passe.
Contactez votre administrateur système ou référez-vous au courriel qui se trouve dans votre boîte de réception, comme mentionné précédemment.
Comme vous pouvez le voir, l'écran de connexion est simple. Si votre organisation utilise l'authentification unique, cliquez sur le lien SSO mis en évidence dans l'image.
C. Tableau de bord
Votre compte sera pré-rempli avec plusieurs tableaux de bord que nous jugeons utiles. Utilisez-les tels quels ou comme point de départ pour vos personnalisations.
Il y a 5 choses que vous devez savoir :
1. Tableaux de bord multiples
Vous pouvez créer plusieurs tableaux de bord en fonction de votre style de travail. Vous pouvez créer différents tableaux de bord en fonction du rôle - par exemple un tableau de bord pour chaque chef de projet, membre de l'équipe, responsable des ressources, directeur du PMO, etc. Vous pouvez même créer différents tableaux de bord en fonction de la fonction - par exemple un tableau de bord pour la planification, le suivi, l'assurance qualité, l'utilisation des ressources, etc.
Plusieurs tableaux de bord peuvent être attribués à un même utilisateur.
2. Personnalisation des tableaux de bord
Vous pouvez personnaliser les widgets, les mises en page, les colonnes, les filtres, les regroupements et bien d'autres choses encore.
Dans l'exemple suivant, un widget est supprimé et un nouveau widget est ajouté et redimensionné.
3. Réalisation d'actions sur les tableaux de bord
Vous devriez pouvoir effectuer la plupart de vos travaux à partir de vos tableaux de bord.
Dans l'exemple suivant, un responsable établit un diagramme circulaire pour répertorier toutes les tâches en retard et demande une mise à jour aux responsables.
4. Partage des tableaux de bord
Les tableaux de bord peuvent être exportés au format PDF que vous pouvez envoyer par courrier électronique.
5. Tableaux de bord de planification
Vous pouvez programmer l'envoi des tableaux de bord par courrier électronique à des heures précises.
Cliquez sur à côté du nom du tableau de bord, puis cliquez sur Planning pour saisir les détails de votre planning et les destinataires.
D. Navigation dans l'interface utilisateur
L'interface Celoxis utilisateur (IU) est cohérente et prévisible. Cela signifie que si vous comprenez comment une page fonctionne, vous comprendrez comment 90 % des autres pages fonctionnent.
Nous allons maintenant examiner les éléments de base de l'interface utilisateur :
- Le menu du haut
- Le menu latéral
- Le menu des éléments récents
- Rapports étoilés
- Une page typique
1. Le menu du haut (ou barre supérieure)
Les éléments de gauche du menu supérieur, c'est-à-dire le titre de la page et les actions, changent à chaque page, tandis que les éléments de droite qui commencent par l'icône de recherche ne changent pas. L'image suivante décrit les éléments du menu supérieur.
Le menu d'ajout
Le bouton d'ajout est toujours disponible sur toutes les pages et peut être utilisé pour ajouter des projets, des tâches, des problèmes, des risques, des utilisateurs et plus encore comme indiqué ci-dessous. Vous pouvez accéder rapidement à la feuille de temps en cliquant sur l'icône de la feuille de temps.
2. La barre latérale (ou menu principal)
La barre latérale est utilisée pour naviguer vers les différentes pages comme indiqué ci-dessous.
Encadré > Menu Apps
Le menu Apps est le moyen d'accéder aux listes de vos applications personnalisées. Dans l'exemple suivant, en cliquant sur Questions, vous accéderez à la liste des questions.
3. Le menu des éléments récents
Ce menu est un excellent moyen de gagner du temps. Il vous permet de passer rapidement à votre projet, tâche, problème, bogue, rapport, etc.
4. Rapports étoilés
Si vous utilisez fréquemment un rapport, marquez-le comme favori en cliquant sur l'icône en forme d'étoile dans le rapport. Une fois fait, ce rapport commencera à apparaître dans votre menu Rapports.
Dans l'exemple ci-dessus, le fait de cliquer sur l'étoile du rapport X le rend disponible dans le menu Rapports.
Conseil : pour obtenir plus d'informations sur l'immobilier à l'écran, cliquez sur le lien
5. Une page typique
La plupart des pages auront la même structure que l'exemple ci-dessous.
- Actions en vrac
- Sélectionnez plusieurs éléments dans la liste et cliquez sur ce bouton pour effectuer des actions sur la liste sélectionnée.
- Filtres
- Cliquez pour changer les filtres
- Télécharger
- Vous pouvez télécharger le rapport en plusieurs formats
- Édition en ligne
- Cliquez pour modifier la valeur juste là sans ouvrir les formulaires.
- Menu rapide
- Une liste d'actions fréquemment effectuées sur un élément de la liste. Par exemple, ouvrir le diagramme de Gantt pour un projet.
Visualisation d'un élément comme un projet, une tâche, un problème ou une application personnalisée.
En cliquant sur le nom d'un élément, vous ouvrirez son panneau. Dans l'exemple suivant, on clique sur un projet pour le visualiser.
Le panel de projet
Les panneaux comportent des onglets qui vous permettent de visualiser rapidement les éléments associés comme les tâches, les dossiers, les risques et même les rapports. En cliquant sur l'onglet vous fera apparaître un menu d'action complet, comme illustré ci-dessous. Les panneaux pour les tâches, les questions, etc. sont organisés de la même manière.
E. Modifier vos préférences
Cliquez sur Menu supérieur ▸ ▸ Profil
Cliquez sur le Préférences pour modifier votre langue, les formats de date, les options de notification par courrier électronique et d'autres préférences.
F. Créer votre premier projet
Cliquez sur Menu supérieur ▸ ▸ Projet pour ajouter un projet. Quelques options vous seront présentées comme indiqué ci-dessous. Si vous avez des Microsoft Project fichiers, vous pouvez les importer ou vous pouvez commencer avec un projet vierge.
Activez votre projet
Marquez ce projet comme actif, ce qui indiquera au système que ces progrès sont en cours. Cela permettra d'envoyer des notifications par courrier électronique et des indicateurs de couleur pour ce projet et vous aurez une meilleure expérience des capacités du logiciel.
G. Gantt Chart
Cliquez sur sur le panel du projet pour ouvrir le diagramme de Gantt.
La vidéo suivante met en évidence certaines des capacités importantes du diagramme de Gantt, comme
- Édition en ligne
- Glisser-déposer pour modifier le calendrier des tâches, déplacer des tâches et ajouter des dépendances
- Ajouter rapidement des tâches multiples
- Affectation des ressources aux tâches
- Identifier les tâches dont les ressources sont surchargées à l'aide de l'icône
- Sélection de plusieurs tâches et clic droit pour effectuer des actions sur celles-ci
- Visualisation du chemin critique
H. Rapport sur l'état d'avancement des tâches
Les membres de l'équipe peuvent rendre compte de l'avancement des tâches à partir de leur tableau de bord.
Rendre compte des progrès réalisés dans le cadre de plusieurs tâches à la fois
Sélectionnez les tâches sur lesquelles vous voulez faire rapport, cliquez sur le bouton et choisissez l'action appropriée. Le site Sur circuit peut être utilisée pour indiquer que les choses progressent conformément au plan.
Rendre compte de l'avancement détaillé d'une seule tâche
Vous pouvez entrer une mise à jour détaillée et même enregistrer l'heure en même temps en utilisant le % et commentaires comme indiqué ci-dessous.
Cela ouvrira un formulaire comme celui-ci :
I. Remplissage des feuilles de temps
Dans la dernière section, nous avons vu comment enregistrer le temps consacré à une tâche spécifique tout en mettant à jour son avancement. Nous allons maintenant examiner le temps d'enregistrement via l'écran hebdomadaire.
Pour ouvrir votre feuille de temps hebdomadaire, cliquez Menu supérieur ▸ ▸ Feuille horaire.
Vous pouvez enregistrer le temps consacré aux tâches ainsi que le temps hors projet sur la feuille de temps hebdomadaire. Tout en enregistrant le temps, vous pouvez également mettre à jour l'avancement des tâches.
J. Suivi des projets
Au fur et à mesure que les membres de l'équipe font état de l'avancement de leurs tâches, le système calcule automatiquement les dates d'achèvement et les coûts estimés des tâches et des projets. Ceci est indiqué à l'aide des indicateurs du GCR.
Le tableau de bord du gestionnaire de projet est un endroit idéal pour suivre les projets. Vous pouvez personnaliser les colonnes des widgets de liste, ajouter des widgets de graphique et effectuer des recherches rapides dans les domaines problématiques. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section " Tableaux de bord" du présent document.
Suivi d'un seul projet
Lorsque vous cliquez sur un projet, un panneau s'ouvre. Ce panneau contiendra de nombreuses informations de suivi intéressantes sur le calendrier, les coûts, les recettes et permettra même d'identifier les éléments hautement prioritaires dans les problèmes, les demandes de changement, etc.
Vous pouvez également cliquer sur les différents onglets pour obtenir les différents rapports relatifs à un projet. Un exemple est présenté ci-dessous. Tous les onglets sont entièrement personnalisables et vous pouvez ajouter, personnaliser ou supprimer des onglets selon vos besoins.
K. Rapports
Celoxis possède l'un des moteurs de reporting les plus sophistiqués de l'industrie. Nous fournissons un certain nombre de rapports préétablis que vous pouvez utiliser tels quels ou comme point de départ pour l'élaboration de votre rapport. Pour accéder aux rapports, cliquez sur Menu principal ▸ Rapports ▸ Tous les rapports.
Les exemples de rapports présentés ci-dessous démontrent la puissance de nos rapports.
Suivi du budget
Performance des coûts par division
La courbe en S des coûts
Ventilation des coûts mensuels
Performance des recettes par BU et gestionnaire
Feuille de route des produits
L. Obtenir de l'aide
Une aide contextuelle est disponible sur de nombreuses pages qui vous renvoient directement à la documentation relative à ce sujet. Surveillez l'icône comme indiqué ci-dessous.
Pour poser une question à notre équipe de soutien ou pour accéder au portail de documentation, cliquez sur les éléments appropriés dans Menu supérieur ▸ .
