Pour commencer - pour les admins
Ce guide de démarrage rapide vous aidera à comprendre comment faire :
- Désactiver les fonctions indésirables
- Configurer les paramètres du compte
- Configurer les politiques de mots de passe
- Personnaliser les paramètres du projet
- Établir des calendriers de travail
- Entrez vos vacances
- Personnaliser les types de projets
- Ajouter des champs personnalisés
- Mettre en place des tableaux de bord
- Personnaliser les voies du Kanban
- Configurer le suivi du temps
- Ajouter des utilisateurs
- Ajouter des clients
A. Désactiver les fonctions indésirables
Lorsque vous désactivez des fonctionnalités que vous ne prévoyez pas d'utiliser, les boutons et menus associés ne sont pas affichés aux utilisateurs de votre compte, ce qui rend l'interface utilisateur plus facile à utiliser. Pour ce faire, rendez-vous sur Menu supérieur ▸ ▸ Administrateur. Ensuite, activez ou désactivez les fonctions comme indiqué ci-dessous. Dans l'image suivante, Dépenses et Contacts La fonctionnalité a été désactivée.
B. Configurer les paramètres du compte
Un certain nombre de paramètres de widgets d'organisation sont utilisés lors de l'affichage de divers widgets d'interface utilisateur comme les calendriers ou lors de l'affichage de rapports. Configurez les options mises en évidence dans l'image ci-dessous en naviguant vers Menu supérieur ▸ ▸ Administrateur ▸ Gestion de compte ▸ Informations de l’entreprise
C. Configurer les politiques de mots de passe
Vous pouvez configurer les paramètres de connexion en naviguant vers Menu supérieur ▸ ▸ Administrateur ▸ Gestion de compte ▸ Informations de l’entreprise puis en cliquant sur le bouton Règles de Mot de Passe onglet.
si vous utilisez l'identification unique, nous vous recommandons de vous familiariser d'abord avec le logiciel et d'activer ensuite la fonctionnalité d'identification unique.
D. Personnaliser les paramètres du projet
Vous pouvez personnaliser certains paramètres de base de la gestion de projet en allant sur Menu supérieur ▸ ▸ Administrateur ▸ Gestion de Projet ▸ Projet Options. Nous vous recommandons de laisser les paramètres tels quels si vous n'êtes pas sûr de vos besoins exacts.
E. Établir des calendriers de travail
Le logiciel a la capacité de planifier automatiquement les tâches en fonction des horaires de travail et des congés de l'employé, en plus d'autres paramètres comme les dépendances, les contraintes, etc. Il est donc important de définir correctement les horaires de travail.
Pour vous installer, rendez-vous sur Menu supérieur ▸ ▸ Administrateur ▸ Gestion de Projet ▸ Calendriers de travail. Si vos utilisateurs travaillent dans des équipes ou des fuseaux horaires différents, créez un calendrier pour chacun d'entre eux. Nommez-les de manière à ce qu'il soit facile de les identifier, par exemple "Demi-journée" ou "Bureau de Londres".
F. Entrez vos vacances
Celoxis planifiera les tâches en tenant compte des vacances. Les jours fériés peuvent être saisis pour chacun (par exemple, Noël), ou pour des calendriers de travail spécifiques (par exemple, le 4 juillet - uniquement pour les calendriers américains), ou pour un utilisateur spécifique (par exemple, Joe est en congé du 10 mars 2020 au 20 avril 2020).
Pour entrer dans les vacances, allez sur Menu supérieur ▸ ▸ Administrateur ▸ Gestion de Projet ▸ Calendriers de travail puis cliquez sur le bouton Exceptions onglet.
G. Personnaliser les types de projets
Les types de projets permettent de catégoriser les projets qui vous aident dans le filtrage et la rédaction de rapports. Vous pouvez également associer différents champs personnalisés à différents types de projets. Pour saisir vos types de projets, allez à Menu supérieur ▸ ▸ Administrateur ▸ Gestion de Projet ▸ Types de Projet.
H. Ajouter des champs personnalisés
Vous pouvez créer un certain nombre de champs personnalisés pour les projets, les tâches, les utilisateurs, les problèmes, les risques, etc. prend en Celoxis charge une variété de champs personnalisés comme le texte, la sélection unique, la sélection multiple et plus encore. Vous pouvez même créer des champs de formule.
Un certain nombre de champs personnalisés ont déjà été créés. Pour les modifier ou créer les vôtres, rendez-vous sur Menu supérieur ▸ ▸ Administrateur ▸ Gestion de compte ▸ Champs Personnalisés.
Vous pouvez joindre le même champ personnalisé à plusieurs types. Par exemple, les champs personnalisés suivants sont disponibles pour tous les types de projets, l'application personnalisée "Demande de projet" et les tâches. Pour changer, cliquez sur l'icône dans la liste comme indiqué ci-dessus.
J. Mettre en place des tableaux de bord
Avant d'ajouter des utilisateurs, vous devez leur préparer des tableaux de bord. Nous avons déjà créé quelques tableaux de bord pour les gestionnaires, les cadres et les membres de l'équipe. Pour les consulter et les modifier, rendez-vous sur Menu principal ▸ Rapports ▸ Tous les rapports.
Pour plus d'informations, consultez la section "Tableau de bord" dans le guide de démarrage pour les utilisateurs.
K. Personnaliser les pistes de Kanban
Si votre organisation utilise une vue de type Kanban pour le suivi des tâches, vous devez configurer vos voies si nécessaire. Nous fournissons les trois couloirs les plus courants : En retard, En cours et Fait..
Pour changer, allez à Menu supérieur ▸ ▸ Administrateur ▸ Custom Fields et cliquez sur icône en plus État du Kanban et modifiez les options en fonction de vos besoins.
L. Configurer le suivi du temps
Celoxis offre un module de suivi du temps complet, flexible et personnalisable. Sa mise en place est facile.
Codes de temps
Si vous faites de la facturation basée sur l'activité, ou si vous voulez classer les relevés d'heures, vous devez personnaliser cette liste en allant à Menu supérieur ▸ ▸ Administrateur ▸ Feuille horaire ▸ Codes de temps.
Modèle de facturation
Celoxis vous offre la possibilité de désactiver la facturation, ou d'utiliser un modèle de facturation basé sur l'activité où un taux horaire est défini pour une activité, ou un modèle par utilisateur où un taux horaire est défini pour un utilisateur. Pour changer, allez à Menu supérieur ▸ ▸ Administrateur ▸ Feuille horaire et choisissez l'option appropriée comme indiqué ci-dessous.
Feuille horaire Options
Cliquez sur Menu supérieur ▸ ▸ Administrateur ▸ Feuille horaire ▸ Feuille horaire Options pour personnaliser le suivi du temps en fonction de vos besoins. Il existe de nombreuses options utiles que vous devez connaître. Si vous n'êtes pas sûr, vous pouvez toujours les modifier ultérieurement.
M. Ajouter des utilisateurs
Celoxis vous permet de créer un utilisateur qui est "comme" un autre utilisateur - le nouvel utilisateur héritera des tableaux de bord, des préférences de notification, des privilèges de sécurité, etc.
Vous pouvez ajouter plusieurs utilisateurs en une seule fois en téléchargeant un fichier CSV. Pour en savoir plus.
Consulter la liste des utilisateurs
Aller à Menu principal ▸ Plus ▸ Utilisateurs
Connexion en tant qu'autre utilisateur
Pour vérifier ce qu'un utilisateur voit, vous pouvez vous connecter en tant qu'utilisateur rapidement. Allez sur Menu principal ▸ Plus ▸ Utilisateurs et cliquez sur Se connecter en tant que pour un utilisateur comme indiqué ci-dessous.
Revenir en arrière
Pour revenir en arrière, cliquez sur le bouton comme indiqué ci-dessous.
N. Clients
Les projets peuvent être associés à des clients. Vous pouvez, en option, donner aux clients un login et un tableau de bord afin qu'ils puissent accéder à l'état du projet et collaborer avec votre équipe par le biais du logiciel. Pour afficher ou ajouter des clients, rendez-vous sur Menu principal ▸ Plus ▸ Clients.
