Base de connaissances

La facturation par étapes est le modèle de facturation commun aux entreprises dont les revenus sont générés par des projets. Ce type de facturation ne se produit généralement que lorsque certaines étapes du projet ont été atteintes. Le suivi des jalons à l'aide du diagramme de Gantt du projet permet de suivre les factures de facturation du projet tout aussi facilement que les jalons réels des produits livrables du projet.

Par ailleurs, en fonction de la structure des échéances de paiement de vos projets, vous pouvez facturer vos clients à des dates précises, quel que soit l'état d'avancement de votre projet. Cela aussi peut être réalisé en utilisant les techniques de facturation par étapes proposées dans ce manuel.

Alors que Celoxis n'offre pas la méthode prête à l'emploi pour la facturation par étapes, la flexibilité de Celoxis Les champs personnalisés vous permettront de suivre facilement vos cycles de facturation, une fois que les champs appropriés auront été définis. À la fin de ce manuel, vous apprendrez comment

• Utilisez les champs personnalisés pour définir les étapes de facturation
• Utiliser les rapports de facturation pour suivre la facturation des projets

Champs de facturation personnalisés

Dans ce scénario, l'envoi d'une facture au client devient l'une des tâches du plan de projet. À l'aide Celoxisde champs personnalisés, nous créerons plusieurs attributs supplémentaires qui vous permettront de définir un type de tâche particulier - une tâche de facturation. Vous pouvez créer des champs personnalisés sous Administration ▸ Gestion de compte ▸ Champs Personnalisés ▸ Ajouter ▸ type of field.

Champs personnalisés sur la page de l'administration

Bien que les besoins uniques de votre entreprise puissent nécessiter un ensemble différent de caractéristiques, voici l'ensemble de tâches le plus courant à prendre en considération :

1. Type de tâche

• Nom : Type de tâche
• Tapez : Drop Down à sélection unique
• Les options d'abandon :
• Facture
• Privilège financier requis pour visualiser : Oui
• Obligatoire ? Non
• Clé de la formule : task_type
• Attaché à : Tâche
• Rationnel : Vous pouvez éventuellement choisir d'effectuer d'autres types de tâches spéciales, c'est pourquoi le menu déroulant à sélection unique est recommandé.

Cela se fait dans la section Feuille de temps de la page Administration. Vous devez disposer des droits d'administration pour accéder à ces paramètres. Sélectionnez le modèle de facturation approprié pour affecter instantanément les paramètres de l'ensemble du système.

Modèle de facturation de l'entreprise

Dans le modèle basé sur l'utilisateur, des taux de facturation distincts seront ajoutés pour chaque utilisateur facturable dans le système. Les taux seront alors pris en compte dans les montants de facturation des projets, tant réels qu'estimés.

Pour fournir le taux de facturation par défaut d'un utilisateur, ouvrez les paramètres de l'utilisateur et entrez le montant horaire désiré dans le champ Facture de la section Taux par défaut ($/heure) de l'onglet De base

Taux de facturation de l'utilisateur

Pour chaque utilisateur dans le système, vous pouvez avoir un taux de facturation par défaut/société qui s'appliquera automatiquement à chaque projet. En même temps, vous pouvez modifier les tarifs pour un utilisateur donné sur un projet donné. Voir la section Autres scénarios et foire aux questions pour plus d'information à ce sujet.

Le montant de la facturation pour ce modèle est calculé en multipliant le nombre d'heures facturables entrées par chaque utilisateur dans la feuille de temps du projet, par le taux de facturation de l'utilisateur.

Pour fournir le taux de facturation par défaut pour le code de temps, naviguez jusqu'à la page Administration (vous devez avoir les privilèges d'administrateur) et suivez le lien Codes de temps dans la section Feuille de temps. Saisissez le montant du taux horaire souhaité dans la zone Facture. Notez que la zone Facture ne sera disponible que si le modèle de facturation de l'entreprise est défini sur Basé sur le code temporel.

Taux de facturation du code temporel

Configuration du type de facturation du projet

Celoxis vous offre la possibilité de spécifier un prix fixe ou un type de facturation horaire pour chaque projet.

Mise en place de la facturation pour les projets à prix fixe

Dans un type de facturation à prix fixe, les tâches que vous entreprenez et que vous facturez sont à un prix fixe prédéfini.

Pour définir le projet sur le type Prix fixe, naviguez jusqu'à la section Finances de l'onglet Avancé dans le dialogue Ajouter/Modifier un projet. Notez que les différents modèles de facturation ne sont disponibles que pour les projets clients. Pour les projets où le client n'est pas spécifié, le champ Modèle de facturation restera caché.

En sélectionnant l'option Prix fixe dans la liste déroulante Modèle de facturation, vous ouvrez la nouvelle zone Prix fixe, ce qui vous permet de saisir le montant que vous prévoyez de facturer.

Lorsque vous optez pour ce type, l'option " facturable " pour les dépenses et les entrées de temps dans le projet n'est pas cochée par défaut.

Type de facturation du projet

Comment fonctionnent les taux pour les projets horaires

Lorsque vous sélectionnez Horaire dans la liste déroulante Modèle de facturation, les montants de facturation sont calculés à partir des heures que les utilisateurs enregistrent dans leurs feuilles de temps. Le taux de facturation de chaque utilisateur est pris soit dans les paramètres de l'utilisateur, soit dans le code temporel, selon le modèle de facturation de la société.

Lorsque ce type de facturation est utilisé, l'option " Facturable " pour les dépenses et les entrées de temps dans le projet sera automatiquement cochée par défaut.

Suivi des montants facturés réels

Les taux de facturation étant définis, le montant facturable réel pour chaque tâche est calculé à l'aide de cette formule, qui prend en considération les factures de main-d'œuvre et d'articles :

Amount (Act, Billable) of a task = Hours (Act, Billable) × Bill rate + Approved and Billable expenses on the task

Le montant (Act, facturable) du projet est calculé à partir de la somme des montants des principales tâches du projet. Selon le modèle de facturation de l'org, les taux de facturation proviennent soit du taux de facturation de l'utilisateur, soit des codes de temps choisis dans la feuille de temps.

Colonne Time Code sur la feuille de temps

Dialogue sur les dépenses

Par exemple, si une ressource travaillant au taux facturé de 30 $/heure a déclaré 10 heures facturables pour une tâche et que le chef de projet approuve la dépense de matériel facturable de 1 000 $ pour la même tâche, le montant (loi, facturable) pour cette tâche sera calculé comme suit :

Amount (Act, Billable) = 10hrs × $30phr + $1000 = $1300.00

Celoxis fournit un autre indicateur utile qui saisit le montant facturable estimé pour tout l'effort de travail sur le projet. Le montant (Est, facturable) est calculé à l'aide d'une formule similaire, comme le produit de la somme du taux de facturation de l'utilisateur et des heures estimées sur cette tâche.

Le montant (Est, Facturable) du projet est calculé à partir de la somme des montants des principales tâches du projet.

Colonnes de facturation du projet indiquant les estimations et les chiffres réels

Notez que le Montant (Est, Facturable) est disponible et calculé uniquement lorsque le modèle de facturation basé sur l'utilisateur est utilisé. En outre, avec la facturation basée sur l'utilisateur, si le type de facturation du projet est Prix fixe, la facturation estimée pour le projet est égale au prix fixe défini et ne fournit donc pas de valeurs de facturation estimées au niveau de la tâche.

Pour la facturation basée sur le code temporel, la facturation estimée ne peut pas être calculée, la colonne Montant (Est, facturable) n'est donc pas disponible.

Celoxis vous permet également de suivre les saisies de temps et les dépenses qui ont été facturées. Le statut de la facture des postes pour une tâche donnée peut être consulté dans la boîte de dialogue Détails de la tâche.

Statut de facturation des dépenses

Au niveau de l'organisation, vous pouvez également créer un état inter-projets qui s'affiche par projet :

• Montant (dépense, facturé)
• Montant (temps, facturé)
• Heures (facturées)

Colonnes relatives au montant facturé

Rapports inter-projets des gestionnaires et des cadres

Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de rapports utiles et faciles à générer qui peuvent vous informer sur des paramètres de facturation importants. Chaque rapport peut être facilement configuré, groupé, ordonné ou transformé en un graphique visuel à votre goût.

Dépenses facturables pour tous les projets

Rapport de facturation des projets croisés, y compris le montant facturé

Rapport de synthèse sur la facturation des projets croisés

Org mix de projets à l'heure et à prix fixe

Autres scénarios, et questions fréquemment posées

1. Que se passe-t-il si je change le modèle de facturation de l'entreprise ?

   C'est une étape importante qui peut avoir un impact sur les projets en cours ainsi que sur la colonne visible des rapports financiers. Veuillez consulter l'article Passage d'un modèle de facturation à un autre pour obtenir la liste complète des ramifications potentielles.

2. Pourquoi y a-t-il des options " Aucune " pour les modèles de facturation de l'entreprise et des projets ?

   Le modèle de facturation de l'entreprise doit être défini sur Aucun si votre entreprise n'effectue pas de facturation ou si, pour une raison quelconque, vous ne souhaitez pas suivre votre facturation dans Celoxis.
   Si vous définissez le type de facturation sur Aucun au niveau du projet, cela signifie qu'aucune facturation n'est effectuée pour ce projet particulier. Ceci est utile pour les projets internes, les preuves de concepts ou les initiatives pro bono.

3. Nous avons des taux de facturation différents pour certains projets. Comment puis-je y parvenir ?

   Vous pouvez spécifier les taux de facturation spécifiques au projet pour chaque utilisateur et pour chaque projet à l'aide de la fonction Plus >> Taux de facturation. Si le taux de facturation de l'utilisateur n'est pas spécifié pour le projet, il sera par défaut le taux défini dans le dialogue Modifier l'utilisateur.

4. Que se passe-t-il lorsqu'il y a un ajustement des taux de facturation aux utilisateurs ayant des projets en cours ?

   Le montant réel de la facture pour le travail déjà effectué sera calculé au taux précédent. Le montant de tous les travaux futurs sera calculé à l'aide du nouveau taux. Si vous avez des entrées sauvegardées et que le taux a changé avant que les entrées ne soient validées, le nouveau taux sera utilisé lors de la validation et de l'approbation des entrées.

5. Que se passe-t-il lorsqu'il y a un ajustement du taux de facturation aux codes temporels avec des projets en cours ?

   Comme pour les tarifs de facturation des utilisateurs, la facturation du travail déjà effectué sera calculée au tarif précédent. La facturation de tout travail futur (y compris toute saisie de temps sauvegardée) sera calculée à l'aide du nouveau taux.

6. Pourquoi certaines des entrées de temps et dépenses sont automatiquement marquées comme facturables, alors que d'autres ne le sont pas ?

   Chaque fois que de nouvelles entrées de temps ou dépenses sont ajoutées aux projets, elles peuvent être marquées comme facturables ou non facturables. Le modèle de facturation de projet détermine le comportement par défaut des cases à cocher facturables.
   

   • Modèle à prix fixe - facturable est décoché par défaut
   • Modèle horaire - la facturation est vérifiée par défaut
   
   Ce comportement par défaut prend en compte le fait qu'avec le modèle Horaire, les heures doivent être suivies afin de générer les bonnes factures clients, alors que dans le modèle Prix fixe, la facturation est basée sur le prix fixe mais n'est pas affectée par les efforts réels dépensés par les ressources du projet.

7. Mes projets sont des projets à prix fixe. Comment puis-je suivre les paiements d'étape ?

   Veuillez vous référer au guide détaillé sur la facturation basée sur les étapes.

8. Fournissez-vous une intégration avec un logiciel de comptabilité ?

   Oui, Celoxisa une intégration prête à l'emploi avec QuickBooks Online pour la gestion et l'enregistrement des factures. Voici le lien vers une courte vidéo.

Conclusion/points finaux

Comme pour tout type de données, la facturation dans Celoxis dépend de l'exactitude et de la rigueur des données fournies par les gestionnaires de projet, les administrateurs et les autres utilisateurs. Veuillez vous assurer de prendre le temps de discuter des paramètres de Celoxis avant que le système ne soit déployé dans l'organisation, pour arriver au modèle de facturation le plus optimal pour votre entreprise. De même, veuillez vous assurer que vos chefs de projet sont conscients des différences entre les modèles de facturation des projets et qu'ils utilisent le bon modèle pour chaque projet. Enfin, encouragez vos chefs de projet à garder un œil sur les utilisateurs et les taux de facturation des codes temporels, afin de garantir que les données de facturation exactes existent pour tous les projets du système.

Les champs de saisie et d'édition suivants existent dans la configuration prête à l'emploi de Celoxispour vous aider à répondre à vos besoins en matière de facturation quotidienne