Celoxis Améliore la gestion des équipes virtuelles pour un géant de l'apprentissage en ligne

À propos de SweetRush

SweetRush Inc. est une entreprise américaine de premier plan dans le domaine de l'apprentissage en ligne, qui excelle dans l'apprentissage en ligne personnalisé, les jeux, les applications mobiles et les programmes de formation. Fonctionnant de manière entièrement virtuelle, elle est constamment en tête des classements du secteur, remporte des prix d'innovation et maintient un taux de rotation proche de zéro grâce à sa forte culture d'équipe.

INDUSTRIE Apprentissage en ligne, Services professionnels
LOCATION Dans l'ensemble des États-Unis (virtuel)

Services professionnels

Apprentissage en ligne

Équipes virtuelles

Microsoft Project

Sur place

Le défi

En tant que société de services professionnels axée sur des projets sur mesure, SweetRush doit relever le défi de développer ses activités tout en maintenant la qualité, en satisfaisant les clients et en préservant les marges bénéficiaires. Chaque projet nécessitant un éventail diversifié de talents et de compétences, allant de la conception pédagogique au développement multimédia, il devient primordial de naviguer efficacement dans les méandres des projets à grande échelle.

Complexité de l'ordonnancement des projets

Les projets complexes de SweetRush exigent une planification précise de milliers de tâches interdépendantes nécessitant des compétences diverses. Une replanification rapide est essentielle pour atténuer les retards et les contraintes de ressources, en minimisant les effets d'entraînement.

Collaboration entre les équipes et les clients

Les projets d'apprentissage en ligne de SweetRush exigent une collaboration à distance étendue entre divers groupes de compétences. Les clients ont également besoin d'une interaction transparente pour le suivi des tâches, les approbations et les demandes de changement.

Fuites dans la facturation

SweetRush facture ses clients lorsqu'ils atteignent une étape importante. Cependant, l'absence d'un système de suivi efficace a entraîné des retards récurrents et des cas de facturation manqués, ce qui a entraîné une perte de revenus.

Sélection des projets

Le portefeuille de projets de SweetRush est guidé par des objectifs stratégiques ainsi que par la maximisation des profits, mais il dépend essentiellement de la disponibilité de ressources qualifiées. La gestion de ces ressources dans le cadre d'un volume et d'une échelle de projets élevés est un véritable défi.

Suivi précis des coûts

Le suivi précis des coûts de main-d'œuvre et des autres coûts, y compris les matériaux, les ressources et les frais généraux, dans les projets est essentiel pour que SweetRush maintienne les projets dans les marges bénéficiaires cibles.

Rapports exécutifs

La direction de SweetRush s'appuie sur des données précises et consolidées concernant les calendriers, les coûts, les marges et l'utilisation des ressources pour l'ensemble des projets et des portefeuilles afin de faciliter la prise de décision.

La lutte contre Microsoft Project et les feuilles de calcul

Bien que SweetRush dispose d'une base solide en matière de gestion de projet, elle a rencontré des difficultés importantes en utilisant Microsoft Project et des feuilles de calcul. Microsoft Project n'était pas assez flexible pour couvrir tous les domaines organisationnels, et l'utilisation de feuilles de calcul pour la planification et le suivi des ressources est devenue trop complexe avec l'expansion de l'équipe, qui est répartie sur tout le territoire. Il était également difficile de fournir aux cadres des rapports clairs et visuels sur l'état d'avancement des projets et les finances, et le coût élevé des licences Microsoft Project était devenu insoutenable.

En outre, les mises à jour et la distribution manuelles des plans de projet rendaient difficile la gestion efficace des projets dans leur environnement entièrement virtuel. SweetRush a donc opté pour Celoxis, un outil de gestion de projet centralisé qui répondait mieux à ses besoins.

Les rapports sont les meilleurs que j'aie vus et constituent sans aucun doute l'un des points forts de Celoxis. Celoxis est vraiment un outil puissant en matière de gestion de projet, et c'est un outil formidable pour planifier et organiser les efforts liés à un projet.

Michael Milshtein
Directeur de l'ingénierie et du développement, SweetRush Inc.

Ce qui a changé après Celoxis

Celoxis L'amélioration de la visibilité et de l'accessibilité des données relatives aux projets et l'amélioration de la communication entre les équipes virtuelles ont permis d'accroître l'efficacité et la transparence entre l'entreprise et ses clients. Tout au long de la période de croissance exponentielle de l'entreprise, Celoxis a permis de normaliser les processus, de réduire les coûts opérationnels à différents niveaux et de soutenir la croissance globale.

Rationalisation de l'ordonnancement des projets

SweetRush s'est adapté en douceur à Celoxis, gérant de grands projets sans effort. Celoxis La mise en œuvre de SweetRush, en suivant le modèle Microsoft Project , a facilité la transition pour les responsables. Les retards dans les tâches et les absences de ressources ont été facilement gérés, ce qui a permis d'ajuster rapidement les projets.

Amélioration de la collaboration

Celoxis a rationalisé les rapports sur l'état d'avancement du projet pour les cadres, tandis que les membres de l'équipe ont utilisé les discussions, le partage de fichiers et les @mentions pour une collaboration transparente. Les clients ont surveillé activement l'avancement du projet, suivi les demandes de changement et approuvé directement dans la plateforme.

Amélioration de la précision de la facturation

Grâce à Celoxis, SweetRush a pu remédier efficacement aux fuites de facturation. L'équipe des comptes a suivi les étapes de facturation à travers les projets dans un tableau de bord unifié. Une fois les factures envoyées, ils ont marqué les éléments comme étant terminés, rationalisant ainsi leur flux de travail.

Portefeuille de projets optimisé

En s'appuyant sur Celoxis' l'analyse de simulation, la planification de la capacité et les mesures personnalisées, SweetRush a sélectionné en toute confiance un portefeuille optimal aligné sur sa stratégie. Grâce à des prévisions précises, l'entreprise est assurée de disposer des ressources nécessaires avec les compétences adéquates en cas de besoin.

Augmentation des marges

SweetRush a vu ses marges s'améliorer grâce à Celoxis, car la fonctionnalité de gestion des temps et des dépenses de la plateforme a permis un suivi automatique des coûts de main-d'œuvre et autres. Cette approche proactive leur a permis d'identifier et de traiter les dépassements de coûts avant qu'ils ne se produisent.

Des rapports simplifiés et précis

Avec Celoxis, la production de rapports précis pour la direction et les clients est devenue rapide et pratique, libérant un temps précieux pour des tâches plus stratégiques. Les cadres ont gagné en confiance dans la prise de décision, tandis que les clients ont été satisfaits de la transparence et de l'efficacité.

Celoxis a permis à SweetRush de relever le défi de la montée en puissance en révolutionnant la gestion de projet, en favorisant une collaboration transparente et en fournissant des données exploitables.

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